Der Mindestumsatz pro Tag ist der Nettoumsatz, ab dem dein Restaurant an diesem Tag keinen Verlust mehr macht. Du rechnest ihn so: Fixkosten pro Tag plus geplantes Personal plus Energie, geteilt durch (1 minus variable Kostenquote). In unserem Musterbetrieb mit Frühstück, Mittagstisch, Abendservice, Bar, Veranstaltungsraum, Lieferdiensten und Catering sind das an einem Donnerstag rund 4.400 Euro netto. Derselbe Betrieb ohne Steuerung braucht rund 5.700 Euro. Gut geführt ist der Tag nach dem Mittagsgeschäft im Plus, nicht erst um Mitternacht.
Die meisten Wirte kennen ihren Umsatz vom Vortag auf den Euro genau. Fragst du sie, wie viel sie heute einnehmen müssen, damit am Abend nichts fehlt, wird es still. Das erleben wir in der Gastronomieberatung fast jede Woche. Und genau diese eine Zahl entscheidet, ob du am Montag zwei Servicekräfte einplanst oder drei, ob sich die Öffnung am Nachmittag lohnt und ob Lieferando dir Geld bringt oder nur Arbeit.
Deshalb haben wir für diesen Beitrag einen ganzen Restaurant-Tag nachgebaut. Nicht als Tabelle, sondern als Simulation, die oben auf dieser Seite zur aktuellen Uhrzeit läuft. Du siehst, wie um 05:30 Uhr die Reinigungskraft das Licht anmacht und der Tag im Minus startet, wie der Mittagstisch Geld bringt, wie die Leerzeit am Nachmittag wieder frisst und wann die Bar nach Mitternacht abrechnet. Darunter steht die Rechnung, mit der du den Mindestumsatz für deinen eigenen Betrieb bestimmst.
Inhalt
- Wie sieht ein Tag im Restaurant in Euro aus?
- Wie berechne ich den Mindestumsatz pro Tag?
- Warum laufen die Kosten auch nachts weiter?
- Ab welcher Uhrzeit ist ein Restaurant im Plus?
- Warum ist Umsatz noch kein Geld?
- Wie viel Personal trägt welcher Umsatz?
- Was kostet die Leerzeit am Nachmittag?
- Was ändern Lieferdienste, Takeaway und Catering?
- Warum reicht ein einzelner Tag nicht?
- Praxisfall: Wenn das stärkste Geschäft das Geld frisst
- Welche Fehler treiben den Mindestumsatz nach oben?
- Wie senkst du deinen Mindestumsatz pro Tag?
- Häufige Fragen
Wie sieht ein Tag im Restaurant in Euro aus?
Ein Restaurant-Tag beginnt nicht mit dem ersten Gast, sondern mit den ersten Kosten. Pacht, Leasing, Versicherungen und Kühlung laufen rund um die Uhr. Ab 05:30 Uhr kommt Personal dazu, ab 07:00 Uhr der Einkauf, und Geld kommt erst, wenn der erste Bon bezahlt ist. Die Simulation zeigt genau diesen Verlauf, Minute für Minute.
Bleib ein paar Minuten auf der Seite und schau der Simulation oben zu. Sie läuft zur aktuellen Uhrzeit. Mit „Gestern im Zeitraffer“ spielst du den Vortag im 15-Minuten-Takt ab, über die Wochentage springst du zu einem Montag oder einem Samstag. Der Schalter rechts stellt denselben Tag mit denselben Gästen einmal gesteuert und einmal nach Bauchgefühl dar. Im Bon-Drucker siehst du jede Bestellung, jede Schicht, jede Lieferung und jede Reservierungsanfrage.
Alle Zahlen in der Simulation sind Musterwerte. Sie stammen nicht aus einem echten Betrieb, sondern aus einem Modell, das wir an der Kostenstruktur ausgerichtet haben, die wir in der Restaurantberatung immer wieder sehen. Die wichtigsten Annahmen stehen weiter unten offen in der Rechnung.
Wie berechne ich den Mindestumsatz pro Tag?
Du nimmst alle Kosten, die an diesem Tag sicher anfallen, also Fixkosten, geplantes Personal und Grundlast beim Strom, und teilst sie durch den Anteil, der dir von jedem Euro Umsatz übrig bleibt. Übrig bleibt, was nach Wareneinsatz, Provisionen, Kartengebühren und sonstigen variablen Kosten noch da ist. Das Ergebnis ist der Nettoumsatz, ab dem der Tag kein Geld mehr kostet.
Die Formel
Mindestumsatz pro Tag (netto) = (Fixkosten pro Tag + Personal pro Tag + Energie pro Tag) ÷ (1 minus variable Kostenquote)
Variable Kostenquote: Wareneinsatz plus Plattformprovisionen plus Kartengebühren plus sonstige umsatzabhängige Kosten (Verpackung, Servietten, Kerzen, Reinigungsmittel), jeweils in Prozent vom Nettoumsatz.
Das Personal steht bewusst oben im Zähler und nicht bei den variablen Kosten. Sobald der Dienstplan für den Tag steht, ist das Personal für diesen Tag so gut wie fix. Die Schicht kostet, ob Gäste kommen oder nicht. Variabel wird sie nur, wenn du jemanden früher nach Hause schickst, und genau das ist einer der stärksten Hebel, dazu gleich mehr.
Rechenbeispiel: ein Donnerstag im Musterbetrieb
Unser Musterbetrieb hat Frühstück, Mittagstisch, Abendservice, eine Bar mit kleiner Karte bis nach Mitternacht, einen Veranstaltungsraum, Takeaway, drei Lieferplattformen und Catering. Am Donnerstag läuft im Raum eine Firmenfeier mit 24 Personen. Die Annahmen:
- Fixkosten 15.850 Euro im Monat, darin 6.000 Euro Pacht, also 528 Euro pro Tag (Pacht, Nebenkosten, Leasing, Versicherungen, Steuerberater, Marketing, Instandhaltung und so weiter)
- Personalkosten je Stunde inklusive Arbeitgeberanteil und Ausfallzeiten: Küche 24 Euro, Service 22 Euro, Spülküche 21 Euro
- Der Inhaber arbeitet neun Stunden am Tag mit und zählt als kalkulatorischer Unternehmerlohn im Personal
- Wareneinsatz Speisen 30 Prozent, Getränke 20 Prozent (gesteuert) und 36 und 24 Prozent (ohne Rezepturen)
- Plattformprovision 30 Prozent, Kartengebühr 0,9 Prozent, sonstige variable Kosten 4 Prozent vom Nettoumsatz
- Strom 30 Cent je Kilowattstunde netto
| Posten pro Tag | Gesteuert | Bauchgefühl |
|---|---|---|
| Fixkosten | 528 € | 528 € |
| Personal laut Dienstplan | 2.186 € (98 Std.) | 2.598 € (117 Std.) |
| Energie | 165 € | 199 € |
| Kosten, die sicher anfallen | 2.879 € | 3.325 € |
| Variable Kostenquote | 34,1 % | 41,3 % |
| Mindestumsatz netto | rund 4.400 € | rund 5.700 € |
Rechnung für die gesteuerte Variante: 2.879 Euro geteilt durch 0,659 ergibt 4.369 Euro. Brutto, also inklusive Umsatzsteuer, muss die Kasse an diesem Tag rund 4.800 Euro zeigen. Tatsächlich macht der Musterbetrieb an diesem Donnerstag 5.932 Euro netto und landet bei einem Tagesergebnis von 1.032 Euro. Derselbe Tag nach Bauchgefühl, mit denselben Gästen, bringt 5.523 Euro netto und einen Verlust von 85 Euro.
Mindestumsatz pro Tag im Vergleich (netto)
Rund 1.300 Euro Unterschied pro Tag. Nicht weil mehr Gäste kommen, sondern weil weniger Geld auf dem Weg verloren geht.
Für ein kleineres Restaurant ohne Bar und Veranstaltungsraum sieht die Zahl natürlich anders aus. In unserem Beitrag was ein Restaurant wirklich kostet rechnen wir den Break-even für einen Gründungsbetrieb pro Monat durch: Bei 35.300 Euro Fixkosten liegt er bei rund 48.400 Euro Monatsumsatz. Auf 26 Öffnungstage verteilt sind das rund 1.860 Euro pro Tag. Die Formel bleibt dieselbe, nur die Eingaben ändern sich.
Warum laufen die Kosten auch nachts weiter?
Fixkosten kennen keine Öffnungszeiten. Die Pacht wird für den ganzen Monat fällig, nicht für die Stunden, in denen Gäste da sind. Im Musterbetrieb laufen 22,01 Euro pro Stunde auf, rund 37 Cent pro Minute, Tag und Nacht. Dazu kommt die Grundlast beim Strom, weil Kühlhaus, Kühlschränke und Lüftung nie ganz aus sind.
Viele rechnen ihre Fixkosten auf die Öffnungsstunden um und wundern sich dann, warum die Rechnung am Monatsende nicht aufgeht. Zwischen Bar-Schluss und Reinigung, also etwa von 01:30 bis 05:30 Uhr, ist niemand im Haus. Trotzdem kosten diese vier Stunden im Musterbetrieb rund 95 Euro. An einem Ruhetag läuft die volle Tagesrate von 528 Euro, ohne dass ein einziger Bon gedruckt wird. Wer zwei Ruhetage pro Woche hat, muss diese Kosten an den fünf Öffnungstagen mitverdienen.
| Fixkosten im Musterbetrieb | pro Monat | pro Tag |
|---|---|---|
| Pacht | 6.000 € | 200 € |
| Nebenkosten ohne Strom | 1.600 € | 53 € |
| Leasing Küchentechnik | 1.250 € | 42 € |
| Werbung und Marketing | 1.200 € | 40 € |
| Steuerberater und Lohnbuchhaltung | 1.150 € | 38 € |
| Instandhaltung, Wäsche, Versicherungen, Zinsen, Software, GEMA, Telefon, Sonstiges | 4.650 € | 155 € |
| Summe | 15.850 € | 528 € |
Der Unternehmerlohn steht in dieser Liste nicht. Er gehört ins Personal, weil der Inhaber mitarbeitet. Wer sich selbst nicht als Kosten rechnet, hat auf dem Papier einen Gewinn, der in Wahrheit sein Gehalt ist. Wie viel bei einem Gastronomen nach allem wirklich übrig bleibt, zeigen wir im Beitrag Wie viel verdient ein Gastronom?
Ab welcher Uhrzeit ist ein Restaurant im Plus?
Ein gesteuertes Restaurant mit Frühstück und Mittagstisch ist an einem normalen Tag nach dem Mittagsgeschäft im Plus, im Musterbetrieb gegen 14:30 Uhr. Danach drücken Leerzeit und das Hochfahren für den Abend das Ergebnis, bis die Abendbons bezahlt werden. Ohne Steuerung schafft es derselbe Tag gar nicht ins Plus.
Wichtig ist, was dabei gezählt wird. Wir rechnen nur bezahlte Bons als Umsatz. Ein besetzter Tisch ist Prognose, kein Geld. Deshalb sinkt die Kurve um 20 Uhr, obwohl der Laden voll ist: Die Gäste sitzen, die Küche arbeitet, das Personal läuft, aber bezahlt wird erst eine bis zwei Stunden später. Die Simulation zeigt dir beides getrennt, das Ergebnis aus bezahlten Bons und die Prognose mit allen offenen Tischen.
Tagesergebnis im Verlauf, Donnerstag im Musterbetrieb
Grün: gesteuert. Rot: Bauchgefühl. Balken links von der Mitte bedeuten Minus.
Der Unterschied entsteht nicht an einer Stelle, sondern an jeder Uhrzeit ein bisschen. Morgens kostet die zweite Frühstückskraft Geld, obwohl nur zwei Tische besetzt sind. Mittags fehlt der Espresso nach dem Essen, weil niemand fragt. Nachmittags steht eine Servicekraft in der Leerzeit an der Theke. Abends gehen Portionen ohne Grammangabe raus. Jede dieser Stellen ist klein. Zusammen sind sie 1.117 Euro an einem einzigen Donnerstag.
Warum ist Umsatz noch kein Geld?
Weil vom Bruttoumsatz in der Kasse noch Umsatzsteuer, Trinkgeld, Plattformprovisionen und offene Rechnungen abgehen, bevor überhaupt eine Kostenzeile beginnt. Im Musterbetrieb kassiert der Donnerstag 6.565 Euro brutto. Davon gehören 633 Euro dem Finanzamt und 301 Euro Trinkgeld dem Team. 307 Euro sind noch gar nicht auf dem Konto.
Die Umsatzsteuer ist der Klassiker. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, auch außer Haus, Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 UStG). Wer brutto denkt, überschätzt seinen Umsatz bei einem Betrieb mit starkem Getränkeanteil schnell um 10 Prozent und mehr. Rechne deshalb jede Kennzahl netto.
Das Trinkgeld ist kein Umsatz. Es läuft bei Kartenzahlung über deine Kasse und dein Konto, gehört aber dem Team. Wer es im Kopf zum Tagesumsatz zählt, hat am Monatsende ein Loch, das er sich nicht erklären kann.
Dann gibt es Umsatz, der verdient, aber noch nicht bezahlt ist. Lieferando, Wolt und Uber Eats zahlen in Intervallen aus, nicht am selben Abend. Die Trauerfeier, die du am Samstag beliefert hast, wird mit 14 Tagen Zahlungsziel abgerechnet. Für das Ergebnis zählt das als Umsatz, für deine Liquidität nicht. Wer die Pacht am Monatsersten zahlen muss, braucht das Geld auf dem Konto und nicht in einer Forderung.
Einkauf ist nicht gleich Wareneinsatz
Die Getränkelieferung am Dienstag über rund 1.000 Euro ist Liquidität, die rausgeht. Wareneinsatz wird daraus erst, wenn das Bier verkauft ist. Wer den Einkauf eines Tages gegen den Umsatz dieses Tages rechnet, bekommt an Liefertagen ein Horrorergebnis und an den anderen Tagen ein Traumergebnis. Beides stimmt nicht. Den echten Wareneinsatz bekommst du nur über Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand, also über eine saubere Inventur.
Wie viel Personal trägt welcher Umsatz?
Die beste Kennzahl dafür ist der Nettoumsatz je geleisteter Personalstunde, Inhaber eingerechnet. Im gesteuerten Musterbetrieb sind es am Donnerstag 60 Euro, nach Bauchgefühl 47 Euro. Bei 22 bis 24 Euro Stundenkosten entscheidet diese Zahl allein, ob der Tag trägt. Sie ist unabhängig von der Betriebsgröße und deshalb auch zwischen Standorten vergleichbar.
Die Personalkosten je Stunde sind 2026 gestiegen und steigen 2027 weiter. Der gesetzliche Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro (Mindestlohngesetz). Mit Arbeitgeberanteil, Urlaub und Krankheit rechnen wir in Beratungsprojekten für 2027 mit 24 Euro je Stunde in der Küche, 22 Euro im Service und 21 Euro in der Spülküche. Was das für deinen Dienstplan bedeutet, haben wir im Beitrag Mindestlohn in der Gastronomie und bei den Minijobs 2027 ausgerechnet.
Der eigentliche Hebel ist aber nicht der Stundensatz, sondern die Stunde selbst. Im gesteuerten Szenario der Simulation siehst du im Bon-Drucker Meldungen wie diese: „Früher Feierabend: Service Frühstück 2, nur 2 Gäste im Haus, die Stunde spart 22,00 Euro.“ Das ist keine Sparwut, sondern Handwerk. Der Dienstplan wird nach der Umsatzprognose gemacht, und wer nicht gebraucht wird, geht. Dafür brauchst du zwei Dinge: eine Prognose je Zeitfenster und eine saubere Arbeitszeiterfassung, die zeigt, wo die Stunden wirklich hingehen.
Der Inhaber zählt mit. Immer.
Wenn du selbst zehn Stunden am Tag im Laden stehst und dir kein Gehalt rechnest, sieht deine Personalquote gut aus und dein Mindestumsatz niedrig. Beides ist falsch. Im Musterbetrieb steht der Inhaber mit neun Stunden am Tag im Dienstplan, kalkulatorisch mit 5.500 Euro im Monat. Ohne diesen Posten würde der Mindestumsatz um rund 280 Euro pro Tag sinken, nur auf dem Papier.
Wie du die Personalkosten als Ganzes in den Griff bekommst, steht im Beitrag zu den Personalkosten in der Gastronomie. Und wer seine Lohnabrechnung abgeben will: Über unsere Lohnbuchhaltung kostet die Abrechnung 20 Euro pro Mitarbeiter und Monat, inklusive An-, Ab- und Ummeldung. Mit Optimal Lohn sinken die Lohnnebenkosten im Schnitt um rund 300 Euro pro Mitarbeiter und Monat, wenn die Voraussetzungen passen.
Was kostet die Leerzeit am Nachmittag?
Im Musterbetrieb kostet jede Stunde zwischen Mittag und Abend rund 74 Euro, auch wenn kaum ein Gast da ist: 46 Euro Personal, 6,30 Euro Strom und 22,01 Euro Fixkosten. Bei drei Stunden Leerzeit sind das gut 220 Euro am Tag, die das Abendgeschäft zusätzlich verdienen muss, bevor es selbst Geld bringt.
Die Leerzeit lässt sich nicht wegzaubern, aber sie lässt sich gestalten. Drei Fragen helfen: Wer muss in dieser Zeit wirklich da sein? Was kann in dieser Zeit vorbereitet werden, damit der Abend schneller läuft? Und gibt es ein Angebot, das genau diese Stunden füllt, zum Beispiel Kaffee und Kuchen, ein Business-Lunch bis 15 Uhr oder Abholung für das Abendessen? Ein gezieltes Gastronomie Marketing für die schwachen Stunden bringt meistens mehr als eine weitere Aktion am Samstag, an dem du ohnehin voll bist.
Und dann gibt es die Energie. Im Bauchgefühl-Szenario laufen Kombidämpfer, Fritteuse und Wärmebrücken einfach durch, weil niemand sie ausschaltet. Das sind im Modell rund 34 Euro am Tag mehr, über einen Monat rund 1.000 Euro. Wie du das ohne neue Technik senkst, steht im Beitrag Wie können Restaurants Energie sparen?
Was ändern Lieferdienste, Takeaway und Catering?
Lieferdienste bringen Umsatz in Zeiten, in denen der Gastraum leer ist, kosten aber im Modell 30 Prozent Provision. Takeaway bringt Umsatz ohne Platz am Tisch, kostet aber Verpackung. Catering bringt große Bons und plant sich gut, bindet aber Küchenstunden und wird oft erst Wochen später bezahlt. Alle drei senken den Mindestumsatz nur, wenn sie richtig kalkuliert sind.
Beim Lieferdienst ist die Rechnung brutal einfach. Von einer Bestellung über 31,70 Euro brutto bleiben nach 30 Prozent Provision 22,19 Euro. Davon gehen noch Umsatzsteuer, Wareneinsatz und Verpackung ab. Wer die gleichen Preise wie im Restaurant nimmt, verdient an der Lieferung meist nichts. Deshalb haben die meisten Betriebe auf den Plattformen höhere Preise, und das ist richtig so.
Lieferdienst-Bestellungen gehören in die Kasse
Wir sehen es in Beratungsprojekten regelmäßig: Die Bestellung kommt über das Tablet der Plattform, der Lieferschein wird ausgedruckt und in die Tüte gelegt, in der Kasse taucht der Vorgang nie auf. Dann passen Kassenbericht, Plattform-Abrechnung und Wareneinsatz nicht mehr zusammen. Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 AO). Am saubersten läuft es über eine Schnittstelle, die jede Plattformbestellung als eigenen Vorgang ins Kassensystem bucht. Was du dazu wissen musst, steht im Beitrag zur Belegpflicht bei Lieferdiensten. Für die steuerliche Bewertung deines Einzelfalls ist ein zugelassener Steuerberater zuständig.
Catering ist das Gegenteil vom Lieferdienst: wenige, große Aufträge. Im Musterbetrieb beliefert die Küche am Samstag eine Trauerfeier mit 20 Personen, mit Soljanka, Schnittchen, Kuchen und Kaffee und mit Servicekraft vor Ort. Das sind rund 680 Euro Umsatz für einen Vormittag Produktion. Damit sich das rechnet, muss der Preis pro Person die Küchenstunden, den Fahrer und das Fahrzeug tragen. Wie du das sauber kalkulierst, zeigen wir im Beitrag Catering außer Haus kalkulieren.
Und dann sind da die Reste vom Abend. Im gesteuerten Szenario gehen sie als Überraschungstüte über Too Good To Go raus und bringen noch ein paar Euro, im Bauchgefühl-Szenario landen sie für 55 bis 95 Euro in der Tonne. Die vier Stellen, an denen Lebensmittel im Betrieb verloren gehen, findest du im Beitrag Lebensmittelabfälle reduzieren.
Warum reicht ein einzelner Tag nicht?
Weil Wochentage völlig unterschiedlich laufen. Im Musterbetrieb ist der Montag auch gesteuert leicht im Minus, der Samstag bringt fast 2.000 Euro. Entscheidend ist, was am Ende der Woche und des Monats unten steht. Ein einzelner Tag ist eine Momentaufnahme, erst die Linie über Wochen zeigt, wohin der Betrieb läuft.
| Eine Woche im Musterbetrieb | Gesteuert | Bauchgefühl |
|---|---|---|
| Nettoumsatz | 38.533 € | 34.791 € |
| Wareneinsatz | 26,9 % | 32,6 % |
| Personal inklusive Inhaber | 37,9 % | 50,5 % |
| Raumkosten | 4,6 % | 5,1 % |
| Energie | 3,0 % | 4,0 % |
| Ergebnis der Woche | rund 5.700 € | rund 2.600 € Minus |
Die Quoten in dieser Tabelle sind Kontrollwerte, keine Ziele. Ein Betrieb mit hohem Wareneinsatz kann mehr verdienen als einer mit niedrigem, wenn der Deckungsbeitrag in Euro stimmt. Ein Rinderfilet mit 40 Prozent Wareneinsatz bringt rund 20 Euro Deckungsbeitrag, eine Pasta mit 20 Prozent rund 11 Euro. Verkauft wird das Filet trotzdem lieber. Wie du das auf deine Karte überträgst, steht im Beitrag zur Deckungsbeitragskalkulation.
Genau diese Linie liest du in deiner BWA. Die meisten Wirte schauen nur, ob unten eine schwarze Zahl steht, und heften ab. Wie du die fünf entscheidenden Zeilen liest, erklären wir im Beitrag BWA in der Gastronomie verstehen. Welche Kennzahlen du darüber hinaus wöchentlich im Blick haben solltest, steht dort ebenfalls.
Praxisfall: Wenn das stärkste Geschäft das Geld frisst
Der umsatzstärkste Bereich ist oft nicht der ertragsstärkste. In einem Café, das wir in der Gastronomieberatung begleitet haben, machte das Frühstück fast die Hälfte des Umsatzes und war trotzdem der Bereich, der das meiste Geld verbrannt hat. Gefunden haben wir das nur, weil wir Umsatz, Wareneinsatz und Personal getrennt nach Tageszeit gemessen haben.
Beispiel aus der Praxis (illustrativ)
Betriebstyp und Region: Café mit 54 Plätzen in einer westdeutschen Universitätsstadt, Frühstück, Kaffee und Kuchen, kleiner Mittag.
Ausgangslage: 390.000 Euro Nettoumsatz im Jahr, Ergebnis vor Unternehmerlohn 51.300 Euro. Die Inhaberin hatte das Gefühl, zu viel zu arbeiten für das, was hinten rauskommt. Auf die Frage, was das Frühstück bringt, kam: „Viel. Das ist unser stärkstes Geschäft.“
Was die Messung zeigte: Drei Wochen lang haben wir Umsatz, Wareneinsatz und Personalstunden getrennt nach Frühstück, Kaffee und Kuchen und Mittag erfasst. Das Frühstück machte 46 Prozent des Umsatzes, hatte aber einen Wareneinsatz von 41,2 Prozent, weil am Ende jedes Vormittags Ware vom Buffet in die Tonne ging. Dazu brauchte es pro Euro Umsatz mehr als doppelt so viele Personalstunden wie das Kaffeegeschäft. Die Kasse buchte alles in einer Warengruppe, die BWA kannte nur eine Zeile Wareneinsatz. Die Zahlen waren immer da, nur nie getrennt.
Was sie verändert hat: Buffet ersetzt durch sieben feste, kalkulierte Frühstücksteller mit definierten Portionsgewichten. Frühstück bis 11:30 Uhr statt bis 14 Uhr, danach eine kleine Mittagskarte aus vorhandener Ware. Ein Heißgetränk fest in jeden Teller, weil Kaffee den besten Deckungsbeitrag im Haus hat. Und ein günstigerer Preis vor 9 Uhr, damit sich die Spitze zwischen 9:30 und 11 Uhr entzerrt.
Ergebnis: Wareneinsatz im Frühstück von 41,2 auf 30,8 Prozent. Gesamt von 31,2 auf 26,9 Prozent, Personalkosten von 36,4 auf 33,8 Prozent. Der Umsatz stieg nur leicht auf 405.000 Euro, das Ergebnis vor Unternehmerlohn auf 76.000 Euro. Fast 25.000 Euro mehr im Jahr, ohne einen zusätzlichen Gast.
Aus mehreren Fällen zusammengesetzt und anonymisiert. Name und Ort wurden aus Datenschutzgründen nicht genannt. Der geschilderte Fall basiert auf echten Beratungssituationen der Gastro Piraten.
Übertragen auf den Mindestumsatz heißt das: Das Café brauchte vorher an jedem Tag mehr Umsatz, um dasselbe Ergebnis zu erreichen, weil der größte Bereich die variable Kostenquote nach oben gezogen hat. Mit der neuen Struktur sank der Mindestumsatz, ohne dass sich an der Zahl der Gäste etwas geändert hat. Das ist der Punkt, den die Simulation sichtbar macht.
Welche Fehler treiben den Mindestumsatz nach oben?
In der Restaurantberatung sehen wir immer wieder dieselben Fehler: einen Dienstplan ohne Umsatzprognose, Portionen ohne Rezeptur, vergessener Unternehmerlohn, Lieferdienste zu Restaurantpreisen und eine BWA, in der alles in einer Warengruppe steht. Jeder dieser Fehler erhöht entweder die Tageskosten oder die variable Quote, und damit steigt der Umsatz, den du jeden Tag brauchst.
| Fehler | Was passiert | Was du tust |
|---|---|---|
| Jeden Tag dieselbe Besetzung | Montag und Samstag kosten gleich viel Personal, bringen aber halb so viel Umsatz | Dienstplan nach Prognose je Wochentag und Zeitfenster, flexible Schichten mit Option auf früheres Ende |
| Portion nach Augenmaß | Der Wareneinsatz steigt um mehrere Prozentpunkte, unbemerkt | Rezepturen mit Grammangaben, Waage in der Küche, Foto als Vorlage |
| Unternehmerlohn vergessen | Der Mindestumsatz wirkt niedriger, als er ist | Eigene Stunden mit kalkulatorischem Lohn in die Personalkosten |
| Lieferdienst zu Restaurantpreisen | 30 Prozent Provision fressen den Deckungsbeitrag | Eigene Preise je Plattform, Bestellung per Schnittstelle in die Kasse |
| Gruppen ohne Anzahlung | No-Show: Tisch blockiert, Mise en place abgeschrieben, Personal eingeplant | Anzahlung ab 10 Personen, schriftlich bestätigt |
| Anfragen bleiben liegen | Der Gast von der Website bucht nach drei Stunden woanders | Jede Anfrage innerhalb einer Stunde beantworten, egal über welchen Kanal |
| Eine Warengruppe für alles | Du siehst nicht, welcher Bereich Geld verdient und welcher verbrennt | Erlöse und Einkauf nach Warengruppen buchen, Umsätze nach Tageszeit trennen |
Wie senkst du deinen Mindestumsatz pro Tag?
Du hast zwei Stellschrauben: Die Kosten, die jeden Tag sicher anfallen, und die variable Quote, die von jedem Euro abgeht. Personal nach Prognose, Rezepturen mit Grammangabe, eigene Preise für Lieferdienste, gezielter Verkauf und eine BWA, die nach Warengruppen gebucht ist, senken beides. Der Mindestumsatz sinkt, ohne dass ein Gast mehr kommen muss.
1. Rechne deinen Mindestumsatz für jeden Wochentag. Nimm die Formel von oben und rechne sie für Montag bis Sonntag getrennt, mit dem Personal, das du an diesem Tag wirklich einplanst. Häng die Zahl in die Küche. Wer weiß, dass am Dienstag 3.550 Euro netto nötig sind, plant anders als jemand, der „mal schauen“ sagt.
2. Plane Personal nach Zeitfenster, nicht nach Gewohnheit. Lege fest, ab wie vielen Gästen im Haus eine zweite oder dritte Kraft nötig ist, und vereinbare flexible Schichtenden. Eine Stunde weniger pro Tag spart bei 22 Euro Stundenkosten rund 670 Euro im Monat.
3. Kalkuliere jedes Gericht mit Rezeptur. Ohne Grammangabe ist jede Kalkulation in der Gastronomie Wunschdenken. Wie du Speisen kalkulieren und die Getränke sauber durchrechnen kannst, zeigen wir Schritt für Schritt. Mit unserem DB-Rechner auf der Seite Kalkulation Gastronomie rechnest du jedes Gericht in wenigen Minuten nach.
4. Verkaufe aktiv. Im Musterbetrieb liegt ein Teil des Unterschieds schlicht daran, dass im gesteuerten Szenario nach Dessert, zweitem Getränk und Wein gefragt wird. Getränke haben den besten Deckungsbeitrag im Haus. Wie du den Getränkeumsatz steigern und die Karte nach Deckungsbeitrag ordnen kannst, steht im Beitrag zum Menu Engineering. Den Speisekarten-Check machen wir übrigens kostenlos, frag ihn einfach über das Kontaktformular an. Weitere Hebel auf der Ertragsseite findest du unter Gewinn steigern in der Gastronomie.
5. Lass deine Zahlen von außen prüfen. Ein externer Berater für Gastronomie sieht in deinen Zahlen, was du nach Jahren im Betrieb nicht mehr siehst. In über 90 Prozent der Daten, die wir bei der BWA-Analyse prüfen, finden wir teils massive Fehler. Meistens sind es falsch zugeordnete Konten, fehlende Warengruppen oder ein Wareneinsatz, der in Wahrheit ein Wareneinkauf ist. Mit solchen Zahlen lässt sich kein Mindestumsatz berechnen. Unsere BWA-Analyse prüft BWA und Summen- und Saldenliste der letzten drei Jahre bis zum aktuellen Stand, kostet 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer und ist in etwa sieben Werktagen fertig. Die Übergabe läuft im Video-Call, danach bekommst du die Auswertung als PDF, die du mit deinem Steuerberater durchgehen kannst.
Für Gründer: Mindestumsatz vor dem ersten Tag
Bei einer Existenzgründung in der Gastronomie ist der Mindestumsatz pro Tag die wichtigste Zahl im Businessplan, wichtiger als der Umsatz, den du dir erhoffst. Rechne ihn für jeden Wochentag, bevor du den Pachtvertrag unterschreibst, und prüfe, ob dein Standort diese Gästezahl realistisch hergibt. In unserer Gründungsberatung ist das immer der erste Rechenschritt, noch vor dem Konzept. Mehr zur Existenzgründung in der Gastronomie und zur Unternehmensberatung Gastronomie besprechen wir gern im Erstgespräch.
Wer hier schreibt
René Kaplick ist in der Gastronomie aufgewachsen und hat mit zehn Jahren die ersten Gäste bedient. Danach Kochausbildung, Sternegastronomie im First Floor Berlin, später Handelsfachwirt. Seit 2010 hat er mit den Gastro Piraten über 5.600 Betriebe beraten, seit 2018 sind die Gastro Piraten Kooperationspartner des DEHOGA Berlin. Er rechnet solche Tage als Gastronomieberater nicht am Schreibtisch, sondern mit den Wirten am Tisch. Mehr über René Kaplick und das Team
Zum Weiterlesen: Wo dein Geld hingeht
Im ersten Band meiner Reihe gehe ich jede Kostenzeile eines Gastronomiebetriebs durch, von der Pacht bis zur Lastschrift, die seit zwei Jahren still weiterläuft. Mit den Ergebnisstufen, nach denen auch die Simulation in diesem Beitrag rechnet.
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Häufige Fragen zum Mindestumsatz pro Tag
Wie viel Umsatz braucht ein Restaurant pro Tag?
So viel, dass Fixkosten, geplantes Personal und Energie nach Abzug der variablen Kosten gedeckt sind. Die Formel lautet: (Fixkosten pro Tag + Personal pro Tag + Energie pro Tag) ÷ (1 minus variable Kostenquote). Ein großer Betrieb mit Bar und Veranstaltungsraum braucht im Musterbeispiel rund 4.400 Euro netto, ein kleines Restaurant oft unter 2.000 Euro.
Ab wann macht ein Restaurant am Tag Gewinn?
Ein gut gesteuerter Betrieb mit Frühstück und Mittagstisch ist an einem normalen Tag nach dem Mittagsgeschäft im Plus. Ein reines Abendrestaurant erreicht die Gewinnzone erst, wenn die Abendbons bezahlt sind. Entscheidend ist, dass das Personal zum Umsatz jedes Zeitfensters passt.
Wie berechne ich den Break-even in der Gastronomie?
Du teilst die Kosten, die sicher anfallen, durch den Anteil vom Umsatz, der nach variablen Kosten übrig bleibt. Pro Monat nimmst du alle Fixkosten und das Personal des Monats, pro Tag die Tagesanteile. Variable Kosten sind Wareneinsatz, Provisionen, Kartengebühren und Verbrauchsmaterial.
Gehört das Personal zu den Fixkosten oder zu den variablen Kosten?
Für die Tagesrechnung zu den Kosten, die sicher anfallen, weil der Dienstplan steht. Variabel wird Personal nur, wenn du Schichten nach tatsächlicher Auslastung verkürzt. Über den Monat gesehen ist Personal ein sprungfixer Kostenblock, den du über den Dienstplan steuerst.
Muss ich meinen eigenen Lohn in den Mindestumsatz einrechnen?
Ja. Wenn du im Betrieb mitarbeitest, gehört ein kalkulatorischer Unternehmerlohn in die Personalkosten. Ohne ihn wirkt der Mindestumsatz niedriger, als er ist, und der scheinbare Gewinn ist in Wahrheit dein Gehalt.
Rechne ich den Mindestumsatz brutto oder netto?
Immer netto. Die Umsatzsteuer, 7 Prozent auf Speisen und 19 Prozent auf Getränke, gehört dem Finanzamt, das Trinkgeld dem Team. Für den Blick in die Kasse kannst du den Nettowert anschließend in einen Bruttowert umrechnen.
Lohnen sich Lieferdienste für mein Restaurant?
Nur mit eigenen Preisen und sauberer Kalkulation. Bei rund 30 Prozent Provision bleibt bei Restaurantpreisen meist kein Deckungsbeitrag übrig. Lieferdienste lohnen sich vor allem in Zeiten, in denen Küche und Personal ohnehin da sind und der Gastraum leer ist.
Was kostet es, die Zahlen meines Restaurants prüfen zu lassen?
Die BWA-Analyse der Gastro Piraten kostet 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer. Geprüft werden BWA und Summen- und Saldenliste der letzten drei Jahre, die Auswertung dauert etwa sieben Werktage und wird im Video-Call übergeben. Das Erstgespräch mit einem unserer Gastronomieberater vorher ist kostenlos.
Dein Restaurant verdient nicht dann Geld, wenn es voll ist, sondern wenn der Umsatz jeder Stunde die Kosten dieser Stunde trägt. Rechne deinen Mindestumsatz, und du weißt jeden Morgen, wofür du heute aufschließt.
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