Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: Was Pflicht ist, wie du sie einfach umsetzt und was bei Pausen und Ruhezeiten gilt

Mindestlohngesetz und Bundesarbeitsgericht, was genau erfasst werden muss, Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit, Minijobs und Jugendliche, Papier, App oder Kasse, Datenschutz und was bei einer Kontrolle zählt

„Wir schreiben das am Monatsende auf, das passt schon.“ In vielen Betrieben sieht die Arbeitszeiterfassung genau so aus: ein Ordner mit Zetteln, auf denen irgendwann Zeiten eingetragen werden, oft geschätzt, manchmal gar nicht. Das ist nicht nur ein Risiko bei der nächsten Kontrolle. Es ist auch verschenktes Wissen, denn wer nicht weiß, wann wer wie lange arbeitet, kann seinen Dienstplan nicht vernünftig planen.

Die Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie ist Pflicht, und das nicht erst seit gestern. Das Mindestlohngesetz verlangt sie für die Branche schon lange, und das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit grundsätzlich erfassen müssen. Dazu kommen Regeln für Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten, die in der Gastronomie mit ihren späten Schichten und langen Wochenenden besonders oft verletzt werden.

In diesem Beitrag zeigen wir, was bei der Arbeitszeiterfassung Pflicht ist, was genau erfasst werden muss, welche Regeln für Pausen und Ruhezeiten gelten, was bei Minijobbern und Jugendlichen zu beachten ist, welche Systeme es gibt, worauf du beim Datenschutz achten musst und was bei einer Kontrolle zählt. Dazu ein Fall aus unserer Gastronomieberatung, eine Fehlertabelle und der Stand zur geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes.

Ist Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?

Ja, Arbeitszeiterfassung ist in der Gastronomie Pflicht. Nach dem Mindestlohngesetz müssen im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe für Minijobber und alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, mit Ausnahmen bei höheren Gehältern. Außerdem hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber grundsätzlich ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen.

Die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz steht in § 17 MiLoG. Sie gilt für die Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, und dazu gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung leitet das Bundesarbeitsgericht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, konkret aus § 3 ArbSchG, nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Für die Gastronomie heißt das: Die Frage ist nicht, ob du erfasst, sondern wie.

Die Ausnahme für höhere Gehälter ist für die meisten Gastronomiebetriebe nur für wenige Beschäftigte relevant, etwa für den Küchenchef oder die Restaurantleitung mit einem entsprechend hohen festen Monatsgehalt. Für Aushilfen, Minijobber, Teilzeitkräfte und die meisten Vollzeitkräfte in Küche und Service gilt die Aufzeichnungspflicht in jedem Fall. Und nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist ohnehin für alle Beschäftigten eine Erfassung geboten.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Die genauen Schwellen für Ausnahmen klärst du mit deiner Lohnbuchhaltung.

Was genau muss erfasst werden?

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, sollten aber mit erfasst werden, damit nachweisbar ist, dass sie gemacht wurden. Zur Arbeitszeit gehören auch Vorbereitung und Nacharbeit, Wartezeit im Betrieb, Schulungen, Teambesprechungen und das Umziehen, wenn die Dienstkleidung im Betrieb angelegt werden muss. Die Aufzeichnung muss spätestens nach sieben Tagen erfolgen.

Gerade in der Gastronomie gibt es viele Zeiten, die gern vergessen werden. Die Servicekraft, die nach dem letzten Gast noch eine halbe Stunde eindeckt und abrechnet. Der Koch, der eine Viertelstunde früher kommt, um die Mise en place zu machen. Die Aushilfe, die am Abend „noch kurz wartet, ob noch was kommt“. Alle diese Zeiten sind Arbeitszeit, und wer sie nicht erfasst und bezahlt, riskiert einen Verstoß gegen den Mindestlohn.

Auch Probearbeit gehört dazu. Wer einen Bewerber einen Tag mitarbeiten lässt, sollte diese Zeit erfassen, denn bei einer Kontrolle ist ein Mensch in der Küche ohne Aufzeichnung schwer zu erklären. Was beim Probearbeiten sonst zu beachten ist, steht im Beitrag zu den Risiken des Probearbeitens. Und was der Mindestlohn 2027 für jede dieser Stunden bedeutet, im Beitrag zum Mindestlohn in der Gastronomie.

Welche Regeln gelten für Pausen?

Für Pausen gilt: Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pflicht, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause kann in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden, und niemand darf länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause arbeiten. Die Pause muss im Voraus feststehen und tatsächlich gemacht werden. Eine Pause, in der man auf Abruf bereitsteht, ist keine Pause.

Die Regeln stehen in § 4 ArbZG. In der Praxis ist die Pause in der Gastronomie oft das Erste, was im vollen Service wegfällt, und das Letzte, was in der Zeiterfassung auftaucht. Viele Betriebe ziehen Pausen pauschal ab, ohne dass sie tatsächlich gemacht wurden. Das ist doppelt problematisch: Der Mitarbeiter bekommt weniger Lohn, als ihm zusteht, und der Betrieb verstößt gegen das Arbeitszeitgesetz.

Besser ist es, Pausen fest in den Dienstplan einzuplanen, zum Beispiel vor dem Abendservice, und sie in der Zeiterfassung tatsächlich zu buchen. Wer im vollen Service keine Pause machen kann, braucht eine andere Schichtplanung, nicht eine pauschale Buchung. Und eine gemeinsame Personalmahlzeit vor dem Service ist nicht nur gut fürs Team, sondern auch eine planbare Pause.

Was gilt für Ruhezeit und Höchstarbeitszeit?

Zwischen zwei Schichten müssen grundsätzlich elf Stunden Ruhezeit liegen. Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe darf sie auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine längere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden betragen, bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn im Durchschnitt acht Stunden eingehalten werden.

Die Ruhezeit steht in § 5 ArbZG, die Höchstarbeitszeit in § 3 ArbZG. Der klassische Verstoß in der Gastronomie ist die Kombination aus Schließdienst und Frühdienst: Wer um Mitternacht abschließt und um acht Uhr wieder zum Frühstück eingeteilt ist, hat nur acht Stunden Ruhezeit. Das ist auch mit der Ausnahme für das Gastgewerbe nicht erlaubt. Eine Zeiterfassung, die mit dem Dienstplan verbunden ist, zeigt solche Lücken automatisch an.

Bei der Höchstarbeitszeit hilft eine saubere Erfassung ebenfalls. Lange Tage bis zu zehn Stunden sind erlaubt, wenn sie in ruhigeren Wochen ausgeglichen werden. Ohne Zeiterfassung weiß aber niemand, ob der Ausgleich tatsächlich passiert. Wer regelmäßig zehn Stunden und mehr arbeitet, ohne dass es ausgeglichen wird, verstößt gegen das Gesetz, und meist auch gegen die Gesundheit seiner Mitarbeiter. Wie du den Dienstplan nach Bedarf und Gesetz planst, zeigt der Beitrag zum Dienstplan in der Gastronomie.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Tarifverträge können abweichende Regeln enthalten.

Was gilt für Minijobber und Jugendliche?

Für Minijobber ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit immer Pflicht, und sie ist zugleich das wichtigste Werkzeug, um die Minijob-Grenze einzuhalten: Ab 2027 dürfen Minijobber bei 14,60 Euro Stundenlohn höchstens 43,35 Stunden im Monat arbeiten. Für Jugendliche unter 18 gelten zusätzlich die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes, etwa kürzere Arbeitszeiten, längere Pausen und längere Ruhezeiten.

Bei Minijobbern zeigt eine digitale Zeiterfassung rechtzeitig, wenn jemand an seine Grenze kommt, etwa im Weihnachtsgeschäft oder in der Saison. Dann kannst du gegensteuern, bevor die Grenze überschritten ist und die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig wird. Was bei Minijobs 2027 gilt, steht ausführlich im Beitrag zu den Minijobs in der Gastronomie 2027.

Bei Jugendlichen, etwa Azubis im ersten Lehrjahr oder Schülern als Aushilfe, gelten engere Grenzen: höchstens acht Stunden am Tag, längere Pausen, eine Ruhezeit von zwölf Stunden und Einschränkungen bei Nachtarbeit. Für das Gaststättengewerbe gibt es Ausnahmen, Jugendliche über 16 Jahre dürfen zum Beispiel länger am Abend arbeiten als in anderen Branchen. Prüf die Regeln genau, bevor du Jugendliche im Spätdienst einsetzt. Mehr zur Ausbildung im Beitrag Ausbildung in der Gastronomie.

Welche Systeme gibt es?

Für die Arbeitszeiterfassung gibt es fünf Wege: Papier und Stundenzettel, eine Tabelle am Computer, eine App auf dem Smartphone, ein Terminal am Personaleingang und eine Zeiterfassung, die im Kassensystem integriert ist. Papier ist derzeit noch erlaubt, aber fehleranfällig. Für die meisten Betriebe ist eine digitale Lösung mit Verbindung zum Dienstplan und Export für die Lohnbuchhaltung am sinnvollsten.

Bei der Auswahl helfen vier Fragen. Ist das System so einfach, dass auch die Aushilfe am Samstagabend es ohne Erklärung bedient? Ist es mit dem Dienstplan verbunden, damit Abweichungen sichtbar werden? Gibt es einen Export für die Lohnbuchhaltung, damit niemand abtippen muss? Und ist es datenschutzkonform, gerade wenn private Handys genutzt werden? Ein System, das an einer dieser Fragen scheitert, wird im Alltag nicht genutzt.

Eine Zeiterfassung im Kassensystem hat einen besonderen Vorteil: Arbeitszeit und Umsatz liegen in einem System, und du siehst sofort, wie viel Umsatz pro Arbeitsstunde entsteht. Manche Kassensysteme bieten dafür ein eigenes Modul an, das wie eine digitale Stempeluhr funktioniert. Welche Kriterien bei der Kasse sonst wichtig sind, steht im Beitrag zum Kassensystem in der Gastronomie.

Wie gehst du mit Überstunden um?

Mit Überstunden gehst du am besten über ein Arbeitszeitkonto um: Jede Stunde über dem vereinbarten Soll wird erfasst und entweder in ruhigeren Zeiten durch Freizeit ausgeglichen oder ausgezahlt, je nachdem, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt ist. Wichtig ist, dass Überstunden nachvollziehbar sind, dass sie nicht unbemerkt verfallen und dass die gesetzlichen Höchstgrenzen auch mit Überstunden eingehalten werden.

Ein Arbeitszeitkonto passt gut zur Gastronomie, weil es Spitzen im Sommer oder im Weihnachtsgeschäft mit ruhigeren Wochen im Januar ausgleicht. Damit es funktioniert, braucht es klare Regeln: Wie viele Plus- und Minusstunden sind erlaubt, bis wann müssen sie ausgeglichen sein, und was passiert beim Ausscheiden? Ohne Zeiterfassung ist ein Arbeitszeitkonto nicht mehr als eine Vermutung, mit Zeiterfassung ist es ein faires Werkzeug für beide Seiten.

Bei Minijobbern ist Vorsicht geboten, denn ausgezahlte Überstunden zählen zum Verdienst und können die Minijob-Grenze sprengen. Und auch bei Vollzeitkräften gilt: Überstunden müssen mindestens mit dem Mindestlohn bezahlt oder ausgeglichen werden. Pauschale Abgeltungsklauseln im Arbeitsvertrag sind rechtlich nur eingeschränkt wirksam. Was im Arbeitsvertrag stehen sollte, klärst du am besten mit deiner Lohnbuchhaltung oder einem Fachanwalt.

Wie führst du die Zeiterfassung im Team ein?

Die Zeiterfassung führst du im Team am besten in fünf Schritten ein: erklären, warum sie kommt, ein einfaches System wählen, Regeln für Kommen, Gehen und Pausen schriftlich festhalten, alle Mitarbeiter einmal persönlich einweisen und in den ersten Wochen die Daten gemeinsam anschauen. Wer die Zeiterfassung als Kontrolle verkauft, erntet Widerstand. Wer sie als Fairness erklärt, gewinnt das Team.

• Erklären. Zeiterfassung schützt die Mitarbeiter, weil jede Stunde bezahlt oder ausgeglichen wird.
• Einfach halten. Ein System, das jeder in zwei Sekunden bedienen kann.
• Regeln festhalten. Wer meldet sich wann an, was gilt bei Pausen, wer korrigiert Fehler?
• Einweisen. Jeder Mitarbeiter einmal persönlich, auch Aushilfen und Minijobber.
• Gemeinsam auswerten. In den ersten Wochen schauen, wo es hakt, und nachjustieren.

Eine Regel, die sich in vielen Betrieben bewährt: Wer nicht angemeldet ist, arbeitet nicht. Das klingt streng, ist aber fair für alle und erspart viele Diskussionen. Korrekturen, etwa wenn jemand vergessen hat, sich abzumelden, sollten nur von einer verantwortlichen Person vorgenommen und nachvollziehbar dokumentiert werden. So bleibt die Erfassung verlässlich, auch bei einer Kontrolle.

Was gilt beim Datenschutz?

Beim Datenschutz gilt: Die Erfassung der Arbeitszeit ist zulässig, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Erfasst werden sollten aber nur die Daten, die dafür nötig sind, also wer, wann, wie lange. Biometrische Verfahren wie Fingerabdruck sind datenschutzrechtlich heikel, eine Ortung per GPS ist für die normale Zeiterfassung in der Regel nicht erforderlich. Die Mitarbeiter müssen informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden.

Wenn Mitarbeiter ihre privaten Smartphones für die Zeiterfassung nutzen sollen, braucht es eine klare Regelung. Niemand kann dazu verpflichtet werden, eine App auf sein privates Handy zu laden. Bietet deshalb immer eine Alternative an, etwa ein Terminal oder ein Tablet am Personaleingang. Und achte darauf, dass der Anbieter die Daten sicher speichert und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet.

In Betrieben mit Betriebsrat hat dieser bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht. In der Gastronomie ist das eher selten, in größeren Hotels und Systembetrieben aber durchaus der Fall. Dort sollte die Einführung gemeinsam vorbereitet werden.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Bei der Einführung eines Systems mit Datenschutzfragen im Zweifel beraten lassen.

Was bringt die Reform des Arbeitszeitgesetzes?

Die Reform des Arbeitszeitgesetzes ist geplant, aber nach aktuellem Stand nicht beschlossen. Diskutiert werden vor allem eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit und eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung, mit Übergangsfristen und Erleichterungen für kleine Betriebe. Für die Gastronomie bedeutet das: Wer jetzt auf eine digitale Erfassung umsteigt, ist für jede Variante der Reform vorbereitet.

Die Debatte um mehr Flexibilität bei der Arbeitszeit wird in der Gastronomie mit großem Interesse verfolgt, weil Spitzenzeiten am Wochenende und in der Saison mit der starren Tagesgrenze schwer zu vereinbaren sind. Was die Reform für die Branche bedeuten könnte und warum sie an der Gastronomie vorbeigehen könnte, beschreibt der Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform. Was 2027 sonst ansteht, steht im Beitrag Was ändert sich 2027 für die Gastronomie.

Unabhängig von der Reform gilt: Die Pflicht zur Aufzeichnung besteht schon heute. Wer abwartet, bis eine elektronische Erfassung vorgeschrieben ist, verschenkt die Vorteile, die eine gute Zeiterfassung schon jetzt bringt, und riskiert bis dahin Bußgelder für lückenhafte Zettel.

Was zählt bei einer Kontrolle?

Bei einer Kontrolle durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit zählen vor allem vollständige Aufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer, die zu den Lohnabrechnungen passen, die Sofortmeldung neuer Mitarbeiter und mitgeführte Ausweise der Beschäftigten. Fehlende oder widersprüchliche Aufzeichnungen sind das häufigste Problem. Bußgelder für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können bis 30.000 Euro betragen, bei Mindestlohnverstößen deutlich mehr.

Die Kontrolleure vergleichen die erfassten Zeiten mit den Lohnabrechnungen und dem, was sie vor Ort sehen. Steht ein Minijobber mit 43 Stunden in der Abrechnung, aber 60 Stunden im Dienstplan, fällt das auf. Steht jemand in der Küche, der weder angemeldet noch erfasst ist, ebenfalls. Eine digitale Zeiterfassung mit Export in die Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass alles zusammenpasst, weil die Zahlen aus derselben Quelle kommen.

Für den Ernstfall hilft eine einfache Vorbereitung: Leg fest, wer im Betrieb die Kontrolleure empfängt, wo die Aufzeichnungen und Abrechnungen zu finden sind und wen man anruft, etwa die Lohnbuchhaltung. Und erinnere dein Team daran, den Ausweis bei der Arbeit dabeizuhaben. Wie die Lohnabrechnung zur Zeiterfassung passt, steht auf unserer Seite zur Lohnbuchhaltung.

Was bringt eine gute Zeiterfassung über die Pflicht hinaus?

Eine gute Zeiterfassung bringt über die Pflicht hinaus vor allem Wissen: Du siehst, wann wie viele Leute arbeiten, wo Überstunden entstehen, wie viel Umsatz pro Arbeitsstunde erzielt wird und ob der Dienstplan zur Nachfrage passt. Damit wird sie zur Grundlage für bessere Dienstpläne, niedrigere Personalkosten und ein faireres Miteinander im Team, weil jede Stunde nachvollziehbar ist.

Personalkosten sind neben dem Wareneinsatz der größte Kostenblock in der Gastronomie. Wer nicht weiß, wofür die Stunden verwendet werden, kann sie nicht steuern. Mit einer sauberen Zeiterfassung lässt sich zum Beispiel erkennen, dass der Mittagsservice an drei Tagen pro Woche überbesetzt ist oder dass die Küche am Freitag regelmäßig eine Stunde länger braucht, weil die Vorbereitung nicht reicht. Wie du Personalkosten im Griff behältst, zeigt der Beitrag zu den Personalkosten in der Gastronomie.

Und für das Team bringt sie Fairness. Wer mehr arbeitet, bekommt das nachweisbar bezahlt oder ausgeglichen. Überstunden verschwinden nicht mehr im Nebel, und Diskussionen am Monatsende werden seltener. Gerade in Zeiten, in denen gute Mitarbeiter schwer zu finden sind, ist das ein echter Vorteil. Ein Betrieb, der sauber erfasst und fair abrechnet, ist ein besserer Arbeitgeber. Wie du ein Arbeitszeitmodell attraktiver machst, zeigt auch der Beitrag zur 4-Tage-Woche im Gastgewerbe.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis fallen Lücken in der Zeiterfassung meist erst bei einer Kontrolle auf, und dann ist es teuer. Wer auf eine digitale Erfassung umstellt, die mit Dienstplan und Lohnbuchhaltung verbunden ist, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern sieht plötzlich, wo im Dienstplan Stunden verloren gehen. Ein Fall aus unserer Gastronomieberatung zeigt, wie das aussehen kann.

Der Fall zeigt, warum wir in der Gastronomieberatung Zeiterfassung nie nur als Pflicht behandeln. Sie ist die Datengrundlage für den Dienstplan, und der Dienstplan ist einer der stärksten Hebel für die Personalkosten. Wer beides verbindet, spart Geld und Ärger, und hat bei der nächsten Kontrolle nichts zu befürchten.

Welche Fehler sind am teuersten?

Am teuersten sind bei der Arbeitszeiterfassung diese Fehler: Zettel, die erst am Monatsende ausgefüllt werden, pauschal abgezogene Pausen, vergessene Rüst- und Wartezeiten, Probearbeit ohne Erfassung, ungeprüfte Ruhezeiten zwischen Schließ- und Frühdienst und Aufzeichnungen, die vor Ablauf der zwei Jahre weggeworfen werden. Fast alle lassen sich mit einer digitalen Erfassung und einem guten Dienstplan vermeiden.

Der häufigste Fehler ist der pauschale Pausenabzug. Er wirkt harmlos, weil er die Abrechnung vereinfacht, ist aber gleich in zwei Richtungen falsch: Wenn die Pause nicht gemacht wurde, fehlt dem Mitarbeiter bezahlte Arbeitszeit, und der Betrieb hat gegen die Pausenregeln verstoßen. Bei einer Kontrolle, in der Mitarbeiter befragt werden, fällt das schnell auf.

Was bringt eine Gastronomieberatung bei der Zeiterfassung?

Eine Gastronomieberatung bringt bei der Zeiterfassung vor allem eine Lösung, die im Alltag funktioniert: Wir prüfen, welches System zu deinem Betrieb passt, richten es mit Dienstplan und Lohnbuchhaltung ein, legen Regeln für Pausen, Ruhezeiten und Minijobs fest, schulen das Team und nutzen die Daten, um deinen Dienstplan und deine Personalkosten zu verbessern. Wir sind eine Unternehmensberatung für Gastronomie und Hotellerie mit eigener Lohnbuchhaltung.

Die Gastro Piraten arbeiten seit 2010 als Gastronomieberatung und Hotelberatung im DACH-Raum und haben über 5.600 Betriebe begleitet. Weil wir beraten und gleichzeitig die Lohnbuchhaltung für viele Gastronomiebetriebe machen, sehen wir jeden Monat, wo Zeiterfassung und Abrechnung auseinanderlaufen. In der Gastronomieberatung bringen wir beides zusammen, damit Stunden, Lohn und Dienstplan zueinander passen.

Für Gründer gehört die Zeiterfassung von Anfang an in die Planung. Bei der Existenzgründung in der Gastronomie ist es viel einfacher, ab dem ersten Tag sauber zu erfassen, als später ein eingespieltes Team von Zetteln auf ein System umzustellen. In unserer Gründungsberatung planen wir das mit Kasse, Dienstplan und Lohnbuchhaltung gemeinsam. Größere Vorhaben begleiten wir in der Unternehmensberatung.

Wie unterstützen wir dich?

Wir unterstützen dich, indem wir deine aktuelle Zeiterfassung prüfen, ein passendes System auswählen und einrichten, es mit Dienstplan und Lohnbuchhaltung verbinden, Regeln für Pausen, Ruhezeiten, Minijobs und Jugendliche festlegen, dein Team schulen und die Daten nutzen, um Dienstplan und Personalkosten zu verbessern. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Lohnbuchhaltung, damit alles aus einer Hand kommt.

• Lohnbuchhaltung. Abrechnung mit Zeiterfassung, Minijobs, Zuschlägen und Tarif über unsere Lohnbuchhaltung.
• Gastronomieberatung. System, Dienstplan und Personalkosten über unsere Gastronomieberatung.
• Digitalisierung. Zeiterfassung, Kasse und digitale Abläufe im Bereich Digitalisierung.
• Zahlen. Wie sich deine Personalkosten entwickeln, zeigt die BWA-Analyse.

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Zeiterfassung ist keine Bürokratie für den Zoll. Sie ist die ehrlichste Antwort auf die Frage, wofür du jeden Monat dein Personal bezahlst.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie

Ist Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?

Ja. Die Gastronomie gehört zu den Branchen, in denen nach dem Mindestlohngesetz für Minijobber und alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden müssen, mit Ausnahmen bei höheren Gehältern. Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Was muss bei der Arbeitszeiterfassung aufgezeichnet werden?

Aufgezeichnet werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, sollten aber erfasst werden, damit klar ist, dass sie tatsächlich gemacht wurden. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Darf ich die Arbeitszeit noch auf Papier erfassen?

Nach aktuellem Stand ist die Form der Erfassung nicht vorgeschrieben, Papier ist also grundsätzlich noch erlaubt. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist im Rahmen der Reform des Arbeitszeitgesetzes geplant, aber noch nicht beschlossen. Papier ist allerdings fehleranfällig und bei Kontrollen schwerer nachzuweisen, deshalb lohnt sich eine digitale Lösung fast immer.

Welche Pausen gelten in der Gastronomie?

Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause kann in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Niemand darf länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause arbeiten. Die Pause muss im Voraus feststehen und tatsächlich gemacht werden.

Wie lange muss die Ruhezeit zwischen zwei Schichten sein?

Grundsätzlich elf Stunden. Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe darf die Ruhezeit auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch eine Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Wer nachts schließt und morgens öffnet, verstößt schnell dagegen.

Was droht bei fehlender Arbeitszeiterfassung?

Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden. Werden dabei Verstöße gegen den Mindestlohn festgestellt, drohen deutlich höhere Bußgelder und Nachzahlungen. Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, die Gastronomie gehört zu den Branchen mit besonderen Pflichten.

Muss ich auch die Arbeitszeit von Minijobbern erfassen?

Ja, bei Minijobbern ist die Aufzeichnung immer Pflicht, unabhängig von der Branche. Sie ist außerdem wichtig, um die Minijob-Grenze im Blick zu behalten: Ab 2027 dürfen Minijobber bei 14,60 Euro Stundenlohn höchstens 43,35 Stunden im Monat arbeiten. Eine saubere Zeiterfassung zeigt rechtzeitig, wenn jemand an die Grenze kommt.

Welches System ist für die Zeiterfassung in der Gastronomie am besten?

Das hängt von Größe und Ablauf ab. Für die meisten Betriebe ist eine digitale Lösung am sinnvollsten, etwa eine App, ein Terminal am Personaleingang oder eine Zeiterfassung, die im Kassensystem integriert ist. Wichtig sind eine einfache Bedienung, eine Verbindung zum Dienstplan, ein Export für die Lohnbuchhaltung und eine datenschutzkonforme Umsetzung.