Feiern und Veranstaltungen in der Gastronomie: Wie du sie richtig kalkulierst, sicher verhandelst und schwache Monate damit füllst

Pauschale, Getränkepauschale und Mindestumsatz Schritt für Schritt gerechnet, Vertrag mit Anzahlung und Stornostaffel, Ablaufplan vom Erstgespräch bis zur Nachkalkulation, Personal pro Gast, eigene Event-Formate und Marketing für Feiern

„Wir sind jedes Wochenende ausgebucht.“ Ein Satz, den viele Wirte mit Saal stolz sagen, und der trotzdem nichts darüber verrät, ob sich die Feiern rechnen. Denn ein voller Saal ist noch kein Gewinn. Die Pauschale, die seit fünf Jahren nicht angepasst wurde, die Getränkepauschale ohne Zeitgrenze, die kleine Geburtstagsrunde, die den großen Saal blockiert, die Absage drei Tage vorher ohne Anzahlung: Das alles steht in keiner Reservierungsliste, aber in der BWA.

Feiern und Veranstaltungen in der Gastronomie gehören zu den stärksten Hebeln für den Umsatz, wenn sie richtig kalkuliert und vertraglich sauber aufgesetzt sind. An einem einzigen Abend wird oft mehr umgesetzt als an mehreren normalen Tagen, mit planbarem Einkauf und planbarem Personal. Und mit eigenen Formaten lassen sich genau die Wochen füllen, in denen sonst wenig los ist. Dafür braucht es aber Zahlen statt Bauchgefühl.

In diesem Beitrag rechnen wir eine Feier Schritt für Schritt durch, vergleichen Pauschale, Getränkepauschale, Mindestumsatz und Raummiete, zeigen, was in einen Vertrag gehört, liefern einen Ablaufplan vom Erstgespräch bis zur Nachkalkulation, Praxiswerte für das Personal, eigene Event-Formate für schwache Monate und Gastronomie Marketing für Feiern. Alles aus unserer Gastronomieberatung, mit einem Fall aus der Praxis.

Welche Veranstaltungen lohnen sich für einen Gastronomiebetrieb?

Für einen Gastronomiebetrieb lohnen sich zwei Arten von Veranstaltungen: Feiern, die Gäste bei dir buchen, etwa Hochzeiten, Geburtstage, Firmen- und Weihnachtsfeiern, Vereinsabende, Taufen oder Trauerfeiern, und eigene Formate, die du selbst anbietest, etwa Themenabende, Proben mit Menü, Kochkurse oder Live-Musik. Gebuchte Feiern bringen planbaren Umsatz, eigene Formate füllen gezielt schwache Zeiten. Ein guter Betrieb braucht beides.

Die beiden Arten folgen unterschiedlichen Regeln. Bei gebuchten Feiern entscheidet der Gastgeber über Termin, Personenzahl und Ablauf, und deine Aufgabe ist, das so zu kalkulieren und vertraglich zu regeln, dass jede Feier etwas bringt. Bei eigenen Formaten entscheidest du selbst, wann sie stattfinden und was sie kosten, musst aber selbst für die Gäste sorgen. Viele Betriebe verlassen sich nur auf das Erste und verschenken das Zweite.

Dazu kommen Veranstaltungen für Unternehmen, also Tagungen, Seminare und Workshops. Sie folgen wieder eigenen Regeln, mit Tagespauschalen, Technik und Pausenversorgung. Wie das Tagungsgeschäft funktioniert, steht ausführlich im Beitrag zu den Tagungsräumen in der Gastronomie. In diesem Beitrag geht es um Feiern und eigene Events.

Wie kalkulierst du eine Feier Schritt für Schritt?

Eine Feier kalkulierst du in fünf Schritten: Nettoumsatz aus Menü- und Getränkepauschale berechnen, Wareneinsatz der Speisen abziehen, Getränkeeinkauf nach realistischem Verbrauch abziehen, alle Personalstunden von der Vorbereitung bis zum letzten Aufräumen abziehen und Nebenkosten wie Deko, Wäsche und Energie abziehen. Was übrig bleibt, muss Raum- und Fixkosten decken und Gewinn bringen. Diese Kalkulation in der Gastronomie ist für Feiern die wichtigste Rechnung überhaupt.

Modellrechnung mit Annahmen: Menüpauschale 49 € brutto (Speisen 7 % USt), Getränkepauschale 39 € brutto für sechs Stunden (19 % USt), Personalkosten je Stunde inklusive Arbeitgeberanteil: Service 22 €, Küche 24 €, Spülküche 21 € (Mindestlohn 14,60 € ab 2027 plus Arbeitgeberanteile und Ausfallzeiten). Service 9 Stunden, Küche 10, Spülküche 8.

Die Modellrechnung zeigt das zentrale Problem: Bei einer Hochzeit mit 80 Gästen bleiben rund 2.022 Euro oder 25,28 Euro je Gast vor Raum- und Fixkosten. Bei 25 Gästen im gleichen Saal, mit derselben Pauschale pro Person, bleiben nur 289 Euro oder 11,56 Euro je Gast. Der Grund sind die Personalkosten: Auch für eine kleine Gruppe braucht es Küche, Service und Spülküche für einen ganzen Abend, und diese Stunden lassen sich nicht beliebig verkleinern.

Gerade bei einer Existenzgründung mit Saal rechnen wir diese Zahlen in der Gründungsberatung vor der ersten Buchung durch, denn wer mit falschen Pauschalen startet, korrigiert sie später nur mühsam. Daraus folgen drei Regeln. Erstens: Jede Pauschale braucht eine Mindestpersonenzahl oder einen Mindestumsatz für den Raum. Zweitens: Personalstunden werden bis zum letzten Aufräumen gerechnet, nicht nur bis zum Dessert. Drittens: Wareneinsatz und Getränkeverbrauch werden nach jeder größeren Feier nachkalkuliert, denn nur so wird die nächste Kalkulation genauer. Der Wareneinsatz der Speisen liegt in der Modellrechnung bei 30 Prozent, im Bereich unserer Beratungsprojekte von 28 bis 32 Prozent für Speisen.

Auch für die Hotelberatung gilt diese Rechnung, denn Bankett und Feiern sind in vielen Hotels der Teil des F&B-Umsatzes mit dem größten Hebel. Auch der Mindestlohn spielt hier hinein. Er steigt im Januar 2027 auf 14,60 Euro, und mit ihm die Kosten jeder Stunde im Service und in der Spülküche. Pauschalen, die für 2027 verkauft werden, sollten deshalb mit den Personalkosten von 2027 kalkuliert sein, nicht mit denen von heute. Was das genau bedeutet, steht im Beitrag zum Mindestlohn in der Gastronomie, wie die Deckungsbeitragsrechnung grundsätzlich funktioniert, im Beitrag zur Deckungsbeitragskalkulation.

Modellrechnung mit Annahmen, netto. Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent Umsatzsteuer.

Pauschale, Mindestumsatz oder Raummiete?

Die meisten Betriebe kombinieren zwei Bausteine: eine Menü- oder Buffetpauschale pro Person und eine Getränkepauschale oder Getränke nach Verbrauch, abgesichert durch einen Mindestumsatz oder eine Raummiete für kleine Gruppen. Der Mindestumsatz ist für Gäste meist angenehmer, weil das Geld in Essen und Getränke fließt. Die Raummiete ist einfacher, wird aber oft als Zusatzkosten empfunden. Entscheidend ist, dass beides vorher klar kommuniziert wird.

Ein Beispiel für einen Mindestumsatz: Der Saal kann an einem Samstagabend nur einmal vergeben werden. Wenn eine Hochzeit mit 80 Gästen dort rund 2.000 Euro vor Fixkosten bringt, sollte eine kleine Gruppe, die denselben Saal blockiert, nicht nur ein Sechstel davon bringen. Ein Mindestumsatz, etwa so hoch, dass auch die kleine Gruppe einen angemessenen Beitrag leistet, löst das. Alternativ bekommt die kleine Gruppe ein Angebot für einen kleineren Raum oder einen ruhigeren Wochentag.

Bei der Menüpauschale lohnt sich ein Blick auf die Struktur. Eine einzige Pauschale für alles ist einfach, aber unflexibel. Besser sind zwei oder drei Stufen, etwa ein klassisches Menü, ein gehobenes Menü und ein Buffet, jeweils mit klarer Leistung. So kann der Gast nach Budget wählen, und du verdienst bei der höheren Stufe mehr, statt nur einen Durchschnittspreis zu bekommen. Wie Buffets kalkuliert werden, zeigt der Beitrag Buffet kalkulieren.

Wie gestaltest du eine Getränkepauschale, die sich rechnet?

Eine Getränkepauschale rechnet sich, wenn sie klare Grenzen hat: welche Getränke enthalten sind, für wie viele Stunden sie gilt und was jede weitere Stunde kostet. Bewährt hat sich eine Pauschale mit Bier, Wein, alkoholfreien Getränken und Kaffee, ohne Spirituosen und Cocktails, für eine feste Stundenzahl ab Empfang. Kalkuliert wird mit einem realistischen Verbrauch pro Gast, und nach jeder Feier wird geprüft, ob die Annahme gestimmt hat.

Die offene Getränkepauschale ohne Zeitgrenze ist der teuerste Fehler bei Feiern. Ab Mitternacht wird oft nicht mehr Wein, sondern Schnaps getrunken, und jede Stunde kostet Personal, ohne dass zusätzlicher Umsatz entsteht. Eine klare Endzeit mit einem Preis für jede weitere Stunde ist für den Gastgeber nachvollziehbar und schützt dich. Wer Spirituosen und Cocktails anbieten will, macht das über eine eigene Bar nach Verbrauch oder eine Zusatzpauschale.

Für die Kalkulation der Getränkepauschale brauchst du eigene Erfahrungswerte, denn der Verbrauch hängt stark vom Anlass ab. Eine Trauerfeier am Nachmittag sieht anders aus als eine Hochzeit bis in die Nacht oder eine Firmenfeier. Notiere nach jeder Feier, wie viel getrunken wurde, getrennt nach Getränkegruppen. Nach einem Jahr hast du verlässliche Werte für jeden Anlass. Wie Wein und Bier richtig kalkuliert werden, zeigen die Beiträge zur Weinkarte und zur Bierkarte.

Was gehört in den Vertrag?

In den Vertrag für eine Feier gehören mindestens acht Punkte: die verbindliche Personenzahl mit Stichtag, eine Anzahlung, eine gestaffelte Stornoregel, Mindestumsatz oder Raummiete, Endzeit und Kosten für die Verlängerung, Regeln für Fremdleistungen wie Torte, DJ oder Deko, Haftung für Deko und Schäden und die Abfrage von Allergien und Sonderwünschen bis zu einem festen Termin. Ein klarer Vertrag schützt beide Seiten und erspart Diskussionen am Abend.

Bei der Stornoregel ist Sorgfalt nötig, und in unserer Restaurantberatung ist sie einer der Punkte, die am häufigsten fehlen oder fehlerhaft formuliert sind. Bei Verträgen mit Privatkunden, die du mit vorformulierten Bedingungen schließt, müssen pauschale Stornogebühren angemessen sein und dem Gast ausdrücklich den Nachweis erlauben, dass dir ein geringerer Schaden entstanden ist. Das regelt § 309 Nr. 5 BGB. Ersparte Aufwendungen, etwa Ware, die nicht eingekauft wurde, oder Personal, das nicht eingesetzt wurde, müssen berücksichtigt werden. Eine Staffel, die mit näher rückendem Termin steigt, ist üblich und nachvollziehbar.

Die verbindliche Personenzahl ist der zweite wichtige Punkt. Bewährt hat sich ein Stichtag etwa sieben Tage vor der Feier, ab dem mindestens nach der gemeldeten Zahl abgerechnet wird. So kannst du Ware bestellen, Personal planen und den Tischplan festlegen, ohne auf eigenes Risiko zu viel einzukaufen. Kommen mehr Gäste, wird nach tatsächlicher Zahl abgerechnet. Auch No-Shows bei normalen Reservierungen folgen dieser Logik, mehr dazu im Beitrag zu No-Shows in der Gastronomie.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Lass deine Vertragsvorlage im Zweifel von einem Anwalt prüfen.

Wie sieht ein guter Ablaufplan aus?

Ein guter Ablaufplan begleitet eine Feier in acht Schritten: schnelle Antwort auf die Anfrage, Erstgespräch mit Besichtigung, schriftliches Angebot, Vertrag mit Anzahlung, Detailplanung, finale Planung sieben Tage vorher, Briefing am Tag selbst und Nachbereitung mit Abrechnung und Nachkalkulation. Wer jeden Schritt festlegt, vergisst nichts, und das Team weiß an jedem Punkt, was zu tun ist.

Der Ablaufplan für den Tag selbst ist ein eigenes Dokument, das am Pass und am Tresen hängt: wann der Empfang beginnt, wann welcher Gang kommt, wann die Reden sind, wann die Torte angeschnitten wird, wann die Band spielt, wer welche Aufgabe hat. Er wird im Briefing vor der Feier mit dem ganzen Team durchgegangen. Die meisten Pannen bei Feiern entstehen nicht durch Pech, sondern durch fehlende Absprachen, etwa wenn die Torte hereinrollt, während in der Küche gerade der Hauptgang angerichtet wird.

Die Antwortzeit auf Anfragen wird oft unterschätzt. Wer eine Feier plant, fragt meist bei mehreren Betrieben gleichzeitig an, und wer zuerst antwortet, hat oft den Vorteil. Eine Antwort innerhalb von 24 Stunden, mit einem persönlichen Rückrufangebot und einer ersten Preisindikation, ist ein echtes Verkaufsargument. Wie ein gutes Angebot aufgebaut ist, zeigt auch die Angebotsvorlage im Beitrag zu den Tagungsräumen.

Wie viel Personal brauchst du?

Als Praxiswert aus unserer Gastronomieberatung brauchst du bei einem Menü am Platz eine Servicekraft für 12 bis 15 Gäste, bei Buffet mit Getränkeservice am Tisch eine für 20 bis 25 Gäste und beim Stehempfang eine für 25 bis 30 Gäste. Dazu kommen Bar, Küche und Spülküche. Die Werte hängen von Menü, Raum und Erfahrung des Teams ab. Wichtig ist, alle Stunden bis zum letzten Aufräumen einzuplanen.

Die Spülküche ist bei Feiern der Engpass, an den am wenigsten gedacht wird, das sehen wir in der Restaurantberatung genauso wie in der Hotelberatung bei großen Bankettabteilungen. Bei 80 Gästen mit vier Gängen, Empfang, Kaffee und Dessert fallen schnell mehrere hundert Teller, Gläser und Besteckteile an, die meist erst nach Mitternacht fertig gespült sind. Diese Stunden gehören in die Kalkulation. Genauso das Eindecken am Vortag und das Abbauen nach der Feier, beides sind Personalstunden, die nicht im Service-Ablauf stehen.

Für die Personalplanung helfen klare Regeln: Wer arbeitet bei Feiern, wie wird der Dienstplan rechtzeitig erstellt, wie werden Ruhezeiten nach einer langen Nacht eingehalten? Gerade die Ruhezeit ist kritisch, wenn am nächsten Morgen Frühstück oder Brunch ansteht. Wie das rechtlich und praktisch funktioniert, steht in den Beiträgen zum Dienstplan und zur Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie.

Wie gehst du mit Allergien und Sonderwünschen um?

Allergien und Sonderwünsche fragst du bei Feiern schriftlich bis zu einem festen Termin vor der Feier ab, am besten zusammen mit der finalen Personenzahl. Im Tischplan werden die Gäste mit besonderen Wünschen markiert, die Küche bereitet die Teller gesondert vor, und der Service weiß genau, wer was bekommt. So wird aus einer möglichen Panne am Abend ein Moment, in dem sich der Gast besonders ernst genommen fühlt.

Bei Feiern sind heute fast immer Gäste mit Allergien, Unverträglichkeiten oder vegetarischen und veganen Wünschen dabei. Wer das erst am Abend erfährt, muss improvisieren, und Improvisation in der Küche einer großen Feier geht schnell schief. Ein einfaches Formular für den Gastgeber, in das er die Wünsche seiner Gäste einträgt, löst das. Bei Buffets helfen klare Schilder mit den Allergenen, ohne dass jeder Gast fragen muss. Wie gute pflanzliche Gerichte aussehen, die auch bei Feiern funktionieren, zeigt der Beitrag zu vegetarischen und veganen Gerichten.

Wie füllst du schwache Monate mit eigenen Events?

Schwache Monate füllst du mit eigenen Formaten, die nicht auf Anfragen warten: Themenabende, Wein- oder Bierproben mit Menü, Kochkurse, Live-Musik, Brunch oder feste Stammtische. Plane sie für die Wochen, die erfahrungsgemäß schwach sind, oft Januar, Februar und der Spätsommer, kalkuliere einen Ticketpreis inklusive Menü und Getränkebegleitung und bewirb sie früh. Eigene Events bringen nicht nur Umsatz, sondern auch neue Gäste.

Der Vorteil eigener Formate ist die Planbarkeit. Du bestimmst den Termin, das Menü, die Gästezahl und den Preis. Mit Vorverkauf weißt du vorher, wie viele kommen, und kannst Ware und Personal genau planen. Ein Ticket mit fester Leistung, etwa vier Gänge mit Weinbegleitung, ist für Gäste attraktiv und für dich gut kalkulierbar. Wer das Format regelmäßig wiederholt, baut eine Stammkundschaft auf, die sich schon auf den nächsten Termin freut.

Bei öffentlichen Veranstaltungen mit Musik denk an die GEMA. Bei geschlossenen privaten Feiern mit persönlich verbundenen Gästen fällt in der Regel nichts an, bei öffentlichen Events, an denen jeder teilnehmen kann, schon. Und für Proben mit Menü helfen die Beiträge zur Weinkarte und zur Bierkarte, in denen wir Probierformate durchrechnen. Wie du deine Liquidität über das Jahr planst, damit schwache Monate nicht zum Engpass werden, zeigt der Beitrag zur Liquiditätsplanung.

Wie vermarktest du Feiern und Events?

Feiern und Events vermarktest du am besten dort, wo Gäste suchen: mit einer eigenen Seite für Feiern auf deiner Website, auf der Räume, Kapazitäten, Beispielmenüs, ein Preisrahmen und ein Anfrageformular stehen, mit einem vollständigen Google-Profil, mit Social Media für eigene Events und mit deinen Stammgästen, die du direkt einlädst. Gastronomie Marketing für Feiern heißt vor allem: gefunden werden, wenn jemand sucht, und schnell antworten, wenn er fragt.

Immer mehr Menschen suchen ihren Ort für eine Feier im Netz oder fragen einen KI-Assistenten: „Wo kann ich in der Nähe eine Hochzeit mit 80 Gästen feiern?“ Gefunden wird, wessen Website diese Frage beantwortet, mit Raumgrößen, Kapazitäten, Ausstattung und einem Preisrahmen, als lesbarer Text und nicht nur als PDF. Wie du in KI-Suchmaschinen sichtbar wirst, zeigt der Beitrag KI in der Gastronomie, wie du das Google-Profil aufbaust, der Beitrag zum Google-Unternehmensprofil.

Für eigene Events ist Social Media das stärkste Werkzeug. Ein kurzes Video vom letzten Themenabend, ein Foto vom Menü, ein Countdown bis zum Vorverkauf: Das kostet wenig und bringt Gäste. Dazu ein Newsletter oder eine kleine Liste mit Stammgästen, die zuerst erfahren, wann der nächste Termin ist. Wie du Instagram mit wenig Zeit bespielst, steht im Beitrag Instagram für Gastronomen.

Warum ist die Nachkalkulation so wichtig?

Die Nachkalkulation ist so wichtig, weil sie zeigt, ob eine Feier wirklich etwas gebracht hat und wo die Annahmen falsch waren. Nach jeder größeren Feier vergleichst du Plan und Ist: tatsächlicher Wareneinsatz, tatsächlicher Getränkeverbrauch, tatsächliche Personalstunden und tatsächlicher Umsatz. Nach einem Jahr hast du Erfahrungswerte für jeden Anlass, und jede neue Pauschale wird genauer kalkuliert.

Viele Betriebe kalkulieren eine Pauschale einmal und verwenden sie dann jahrelang, während Einkaufspreise, Löhne und Energie steigen. Eine Nachkalkulation zeigt, ab wann eine Pauschale nicht mehr trägt. Sie zeigt auch, welche Anlässe sich besonders lohnen und welche nicht, etwa dass Firmenfeiern am Freitag besser verdienen als Geburtstage am Sonntagnachmittag. Diese Erkenntnisse helfen bei der Entscheidung, welche Anfragen du annimmst und welche du anders anbietest.

Ein erfahrener Berater für Gastronomie erkennt in solchen Zahlen meist schnell, wo eine Pauschale kippt. Die Nachkalkulation muss aber nicht kompliziert sein. Eine einfache Tabelle mit Anlass, Gästezahl, Umsatz, Wareneinsatz, Getränken und Personalstunden reicht. Wer eine Kasse mit sauberer Artikelpflege und eine digitale Zeiterfassung hat, bekommt die meisten Zahlen ohne Aufwand. Mehr dazu im Beitrag zum Kassensystem in der Gastronomie. Und wie die Feiern sich in deinen Monatszahlen niederschlagen, zeigt die BWA-Analyse.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis zeigt sich bei vielen Betrieben mit Saal dasselbe Bild: volle Wochenenden, aber zu wenig Ertrag. Die Ursachen sind fast immer dieselben, nämlich alte Pauschalen, offene Getränkepauschalen, kleine Gruppen im großen Saal und Verträge ohne Anzahlung und Stornoregel. Mit Mindestumsatz, klaren Getränkeregeln, einem sauberen Vertrag und eigenen Formaten für schwache Monate ändert sich das deutlich. Ein Fall aus unserer Gastronomieberatung zeigt das.

Der Fall zeigt, dass mehr Feiern nicht die Lösung sind, sondern bessere Feiern. Ein Betrieb, der weiß, welche Feier was bringt, kann gezielt verkaufen, Preise begründen und Anfragen so steuern, dass der Saal an den richtigen Tagen mit den richtigen Gruppen belegt ist. Und eigene Formate machen ihn unabhängiger von Anfragen, die in schwachen Monaten ohnehin ausbleiben.

Welche Fehler kosten am meisten?

Am meisten kosten bei Feiern diese Fehler: Pauschalen ohne Mindestpersonenzahl oder Mindestumsatz, Getränkepauschalen ohne Grenzen, fehlende verbindliche Personenzahl, keine Anzahlung und keine Stornoregel, vergessene Personalstunden in Spülküche und beim Aufräumen und eine fehlende Nachkalkulation. Fast alle lassen sich mit einer sauberen Vorlage für Angebot und Vertrag und einer einfachen Tabelle nach jeder Feier beheben.

Wann lohnt sich ein Gastronomieberater für das Veranstaltungsgeschäft?

Ein Gastronomieberater für das Veranstaltungsgeschäft lohnt sich vor allem, wenn der Saal voll ist und trotzdem zu wenig übrig bleibt, wenn Pauschalen seit Jahren nicht angepasst wurden, wenn es keinen sauberen Vertrag gibt oder wenn schwache Monate jedes Jahr zum Problem werden. Ein Berater für Gastronomie rechnet die letzten Feiern nach, zeigt, welche Anlässe sich lohnen, und baut mit dir Pauschalen, Vertrag und eigene Formate neu auf.

Die Gastro Piraten arbeiten seit 2010 als Gastronomieberatung, Restaurantberatung und Hotelberatung im DACH-Raum und haben über 5.600 Betriebe begleitet, viele davon mit Saal, Festsaal oder Eventbereich. In der Gastronomieberatung gehört das Veranstaltungsgeschäft zu den Bereichen, in denen sich mit wenigen Änderungen viel bewegen lässt, weil jede einzelne Feier einen großen Umsatz bringt und kleine Kalkulationsfehler sich entsprechend groß auswirken.

Für die Existenzgründung in der Gastronomie gilt: Wer einen Betrieb mit Saal übernimmt oder neu eröffnet, sollte das Veranstaltungsgeschäft von Anfang an mitplanen, mit Pauschalen, Vertragsvorlage und Personalkonzept. In unserer Gründungsberatung gehört das zum Businessplan, denn Feiern sind oft ein wesentlicher Teil des geplanten Umsatzes. Was eine Eröffnung insgesamt kostet, zeigt der Beitrag Restaurant eröffnen: Kosten. Für Hotels mit Bankettbereich und größere Häuser begleiten wir das Veranstaltungsgeschäft als Unternehmensberatung Gastronomie in der Unternehmensberatung.

Wie unterstützen wir dich?

Wir unterstützen dich, indem wir deine letzten Feiern nachkalkulieren, Pauschalen für Menü und Getränke neu aufbauen, Mindestumsatz und Regeln für kleine Gruppen festlegen, eine Vertragsvorlage mit Anzahlung, Personenzahl und Stornostaffel erarbeiten, einen Ablaufplan und eine Personalplanung entwickeln, eigene Formate für schwache Monate konzipieren und das Gastronomie Marketing für Feiern und Events aufsetzen. So wird aus einem vollen Saal ein Saal, der verdient.

• Gastronomieberatung. Kalkulation, Pauschalen und Verträge über unsere Gastronomieberatung.
• Unternehmensberatung. Bankett, Hotel und größere Häuser über unsere Unternehmensberatung.
• Marketing. Feiern-Seite, Google-Profil und Events über unseren Bereich Marketing.
• Zahlen. Wie sich das Veranstaltungsgeschäft in deinen Zahlen zeigt, zeigt die BWA-Analyse.

Du willst solche Themen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen und Hoteliers im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Ein voller Saal ist schön. Ein Saal, bei dem du vorher weißt, was er bringt, ist besser.

Häufige Fragen zu Feiern und Veranstaltungen in der Gastronomie

Wie kalkuliere ich eine Feier in der Gastronomie?

Du rechnest den Nettoumsatz aus Menü- und Getränkepauschale und ziehst Wareneinsatz, Getränkeeinkauf, alle Personalstunden bis zum Aufräumen und Nebenkosten wie Deko, Wäsche und Energie ab. Was übrig bleibt, muss Raum- und Fixkosten decken. In unserer Modellrechnung bleiben bei einer Hochzeit mit 80 Gästen rund 25,28 Euro je Gast, bei 25 Gästen im gleichen Saal nur 11,56 Euro je Gast. Deshalb brauchen kleine Gruppen einen Mindestumsatz oder ein eigenes Angebot.

Was ist eine sinnvolle Getränkepauschale?

Eine sinnvolle Getränkepauschale hat klare Grenzen: welche Getränke enthalten sind, meist Bier, Wein, alkoholfreie Getränke und Kaffee ohne Spirituosen und Cocktails, für wie viele Stunden sie gilt und was jede weitere Stunde kostet. Kalkuliere sie mit einem realistischen Verbrauch pro Gast und prüfe nach jeder Feier, ob die Annahme gestimmt hat.

Mindestumsatz oder Raummiete, was ist besser?

Ein Mindestumsatz ist für Gäste meist angenehmer, weil das Geld in Essen und Getränke fließt statt in eine Miete. Er schützt den Betrieb, wenn kleine Gruppen einen großen Raum blockieren. Eine Raummiete ist einfacher, wird aber oft als Zusatzkosten empfunden. Wichtig ist bei beiden, dass sie vor der Buchung klar kommuniziert werden. Steuerliche Fragen zur Raummiete klärst du mit deiner Steuerberatung.

Welche Stornogebühren darf ich bei Feiern verlangen?

Du kannst im Vertrag eine gestaffelte Stornoregel vereinbaren, die mit näher rückendem Termin steigt. Bei Verträgen mit Privatkunden müssen pauschale Stornogebühren in vorformulierten Bedingungen angemessen sein und dem Gast den Nachweis erlauben, dass dir ein geringerer Schaden entstanden ist. Ersparte Aufwendungen wie nicht eingekaufte Ware müssen berücksichtigt werden. Lass deine Vertragsvorlage im Zweifel juristisch prüfen.

Wie viel Personal brauche ich für eine Feier?

Als Praxiswert aus unserer Beratung: Bei einem Menü am Platz eine Servicekraft für 12 bis 15 Gäste, bei Buffet mit Getränkeservice eine für 20 bis 25 Gäste, beim Stehempfang eine für 25 bis 30 Gäste. Dazu kommen Bar, Küche und Spülküche. Plane die Stunden bis zum letzten Aufräumen ein, denn sie werden in der Kalkulation am häufigsten vergessen.

Wann muss die endgültige Personenzahl feststehen?

Bewährt hat sich eine verbindliche Zahl etwa sieben Tage vor der Feier, abgerechnet wird dann mindestens diese Zahl. So kannst du Ware bestellen, Personal planen und Tischplan festlegen. Kommen weniger Gäste, bleibt die Abrechnung nach der gemeldeten Zahl, kommen mehr, wird nach tatsächlicher Zahl abgerechnet.

Wie fülle ich schwache Monate mit Veranstaltungen?

Mit eigenen Formaten, die nicht auf Anfragen warten: Themenabende, Wein- oder Bierproben mit Menü, Kochkurse, Live-Musik, Brunch oder feste Stammtische. Plane sie für die Wochen, die erfahrungsgemäß schwach sind, oft Januar, Februar und der Spätsommer, kalkuliere einen Ticketpreis inklusive Menü und bewirb sie früh über Website, Google-Profil, Social Media und deine Stammgäste.

Fällt bei privaten Feiern GEMA an?

Bei geschlossenen privaten Feiern, zu denen nur persönlich miteinander verbundene Gäste eingeladen sind, gilt die Musik in der Regel nicht als öffentlich, dann fallen meist keine GEMA-Gebühren an. Bei öffentlichen Veranstaltungen, etwa einem Themenabend mit Live-Musik, an dem jeder teilnehmen kann, schon. Kläre im Zweifel vorher mit der GEMA, ob eine Meldung nötig ist.