Catering außer Haus kalkulieren

Kostenblöcke, Umsatzsteuer 2026 und Verträge für Außer-Haus-Events | Lesezeit: 16 Minuten

Ein Partyservice aus dem Ruhrgebiet gewinnt einen Auftrag über 120 Personen, Firmenjubiläum, Samstagabend. Angebotspreis 42 Euro pro Kopf, alles inklusive. Die Kalkulation stand in zehn Minuten: Wareneinsatz mal drei, fertig. Zwei Wochen später sitzt der Inhaber über der BWA und versteht die Welt nicht mehr. Voll ausgelastet, sauberer Umsatz, und trotzdem bleibt fast nichts hängen.

Der Grund steht nicht in der Speisenkalkulation. Er steht in allem, was zwischen der eigenen Küche und dem fremden Veranstaltungsort passiert: Transport, Aufbau, Fahrzeit, Rücktransport, Spülen um Mitternacht. Genau diese Blöcke rechnet fast niemand sauber, und genau dort verschwindet beim Catering außer Haus die Marge.

Seit dem 1. Januar 2026 kommt eine zweite Baustelle dazu. Für Speisen beim Catering gilt jetzt dauerhaft der ermäßigte Steuersatz, auch mit Servicepersonal. Wer seine Angebote noch mit der alten 19-Prozent-Logik schreibt, ist beim Bruttopreis unnötig teuer oder verschenkt Marge, ohne es zu merken.

Warum wird Catering außer Haus anders kalkuliert als das Geschäft im Haus?

Weil beim Catering außer Haus vier Kostenblöcke dazukommen, die im eigenen Haus längst bezahlt sind: die Fahrzeit des Personals, Transport und Logistik, mobiles Equipment und ein Risikopuffer für alles, was auf fremdem Gelände schiefgehen kann. Der Faktor, mit dem du im Restaurant kalkulierst, unterstellt eine Infrastruktur, die außer Haus schlicht nicht existiert.

Im Restaurant sind Gastraum, Küche, Spülstraße und Grundausstattung Fixkosten, die dein normaler Betrieb trägt. Beim Auswärtstermin baust du das alles noch einmal auf, an einem Ort, den du nicht kontrollierst. Wer sein Catering mit dem Restaurantfaktor bepreist, verkauft die Logistik gratis mit.

Welche vier Kostenblöcke fehlen in fast jeder Catering-Kalkulation?

Es fehlen fast immer dieselben vier: Personal inklusive Fahrzeit, Transport und Logistik, mobiles Equipment und ein Risikopuffer. Keiner davon steht in der klassischen Speisenkalkulation. Zusammen machen sie beim Catering außer Haus nach unserer Beratungspraxis 30 bis 45 Prozent des Netto-Verkaufspreises aus. Ohne sie ist jeder Angebotspreis geraten, nicht gerechnet.

Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2024 bis 2026. Die Spannen hängen stark von Entfernung, Eventdauer und Selbstversorgungsgrad des Veranstaltungsorts ab. Eine Location mit eigener Küche und Spülmöglichkeit senkt Equipment und Risikopuffer deutlich, ein Zelt auf der grünen Wiese treibt beide nach oben.

Warum frisst die Fahrzeit deine Personalkalkulation?

Weil Fahrzeit zum Veranstaltungsort in aller Regel bezahlte Arbeitszeit ist und bei kurzen Events die verkauften Stunden mehr als verdoppelt. Ein dreistündiges Abendessen steht im Angebot als drei Stunden Service. Tatsächlich bezahlst du pro Servicekraft sieben bis acht Stunden: beladen, hinfahren, aufbauen, servieren, abbauen, zurückfahren, ausladen, spülen.

Rechne das an einem Beispiel durch. Fünf Servicekräfte, drei Stunden Event, 45 Minuten Anfahrt pro Weg. Verkaufte Servicezeit: 15 Personenstunden. Tatsächlich zu bezahlende Zeit: rund 37 Personenstunden. Bei Vollkosten von 25 Euro pro Stunde sind das 925 Euro statt 375 Euro. Wer nur die 15 Stunden einpreist, verschenkt 550 Euro pro Event, und zwar allein im Service.

Was das für deine Personalkosten insgesamt bedeutet, inklusive Arbeitgeberanteil und Prime Cost, rechnen wir im Artikel zu den Personalkosten in der Gastronomie vor. Die arbeitsrechtliche Ausgestaltung im Einzelfall, etwa Pauschalen oder Zuschläge für Fahrzeiten, gehört in die Hände eines Rechtsanwalts für Arbeitsrecht, nicht in eine Blogvorlage.

Was kosten Transport, Equipment und Kühlkette wirklich?

Der Transportblock kostet dich zweimal: einmal für Fahrzeug und Sprit, einmal für das Equipment, das Speisen sicher warm oder kalt an den Ort bringt und dort hält. In unserer Beispielrechnung für 100 Gäste sind das zusammen 7,30 Euro pro Gast, knapp zwölf Prozent des Netto-Verkaufspreises. Wer das Equipment als bereits bezahlt ansieht, rechnet sich die Marge schön.

Thermoboxen, Chafing Dishes mit Brennpaste, mobile Kühlung, Transportgeschirr und im Zweifel ein Zelt sind keine Einmalanschaffung, sondern eine laufende Position. Sie verschleißen, gehen zu Bruch und müssen anteilig auf jedes Event umgelegt werden. In die Kalkulation gehören deshalb Abschreibung, Reinigung und ein realistischer Bruchansatz als eigene Zeile.

Der teuerste Fehler in diesem Block ist unsichtbar, bis er passiert: die unterbrochene Kühlkette. Kalte Speisen bleiben durchgehend gekühlt, warme Speisen werden mit mindestens 65 Grad gehalten, vom Verlassen der Küche bis zur Ausgabe. Dein HACCP-Konzept gilt außer Haus genauso wie in der eigenen Küche. Ein einziger Fall verdorbener Ware auf einer Feier kostet dich nicht die Warenmenge, sondern den Ruf.

Wie verändert die Location deine Kalkulation?

Der Selbstversorgungsgrad des Veranstaltungsorts entscheidet über zwei deiner vier Kostenblöcke. Eine Location mit eigener Küche, Strom, Wasser und Spülmöglichkeit senkt Equipment und Personal spürbar. Eine Wiese ohne Anschluss zwingt dich, ein komplettes mobiles Restaurant mitzubringen. Nach unserer Erfahrung bewegt dieser Unterschied den Preis pro Gast um 8 bis 12 Euro.

Deshalb gehört vor jedes Angebot eine Location-Prüfung, am besten mit eigenen Augen und nicht nach Zuruf des Kunden. Drei Fragen entscheiden über den Aufschlag:

• Gibt es eine nutzbare Küche oder zumindest Strom und Wasser vor Ort? Wenn nicht, steigen Equipment- und Transportblock deutlich.
• Wie weit ist der Weg vom Fahrzeug zur Ausgabe? 50 Meter Tragestrecke über Kies kosten reale Personalzeit, die niemand einplant.
• Wer spült, und wo? Ohne Spülmöglichkeit fährt schmutziges Geschirr zurück und bindet am Folgetag Personal im Haus.

Leg dir dafür zwei Location-Kategorien an. Vollausgestattet, mit Abschlag auf Equipment und Personal. Und Selbstversorger, mit klarem Aufschlag. Wer beide Fälle zum selben Preis anbietet, verschenkt bei jeder schwierigen Location Geld und verliert die einfachen Aufträge an Mitbewerber, die dort sauberer rechnen.

Was kostet Catering außer Haus für 100 Personen?

Für ein Menü mit Service für 100 Gäste, drei Stunden vor Ort und rund 45 Minuten Anfahrt liegen die realistischen Selbstkosten bei rund 41 Euro pro Gast. Mit tragfähiger Marge ergibt das einen Verkaufspreis von etwa 62 Euro netto, Getränke nicht eingerechnet. Der Mal-drei-Ansatz auf 14 Euro Wareneinsatz hätte 42 Euro ergeben und damit fast nichts verdient.

Alle Werte sind Beispielzahlen, setze deine eigenen ein. Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2024 bis 2026.

Bei 42 Euro bleiben nach Selbstkosten 93 Cent pro Gast, bei 100 Gästen also 93 Euro für einen ganzen Samstag mit fünf Servicekräften und zwei Köchen. Bei 62 Euro sind es 2.093 Euro. Das ist die Lücke zwischen Beschäftigung und Verdienst. Wer diese Kette einmal sauber aufgesetzt hat, kalkuliert jedes weitere Angebot in wenigen Minuten.

Wie du den Deckungsbeitrag pro Gericht sauber ermittelst, statt mit einem pauschalen Faktor zu arbeiten, liest du in unserem Leitfaden zur Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie. Kommt ein Buffet statt eines Menüs ins Spiel, verschiebt sich die Rechnung bei Mengen und Personal, das zeigen wir beim Thema Buffet kalkulieren. Und bei Hochzeiten außer Haus greift für die Getränke die eigene Logik der Getränkepauschale für Hochzeiten.

Warum liegt die Wareneinsatzquote im Catering niedriger als im Restaurant?

Weil im Catering-Preis Leistungen stecken, die im Restaurant gar nicht anfallen. In unserem Beispiel liegt der Wareneinsatz bei 14 von 62 Euro, also bei knapp 23 Prozent. Im Restaurant sehen wir bei Speisen typischerweise 28 bis 32 Prozent. Die niedrigere Quote heißt nicht, dass dein Catering zu teuer ist, sie ist die Folge von Personal, Logistik und Equipment im Preis.

Für die Praxis heißt das: Miss dein Catering nicht an der Wareneinsatzquote deines Restaurants. Liegt dein Catering-Wareneinsatz auf Restaurantniveau, also bei 28 Prozent oder darüber, ist das ein Warnsignal. Dann ist entweder die Ware zu teuer eingekauft oder, viel häufiger, der Logistikanteil im Preis zu klein. Prüf im Catering deshalb den Deckungsbeitrag pro Event, nicht nur die Prozentzahl.

Wie du Wareneinsatz, Gemeinkosten und Zuschlagssätze sauber auseinanderhältst, steht ausführlich in Rettungsanker Gastronomie, Band 1: Die Kostenseite, dem Band über die Frage, wo dein Geld hingeht.

Welche Umsatzsteuer gilt seit 2026 für Catering außer Haus?

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Rahmen von Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, und zwar auch beim Catering mit Servicepersonal. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Die alte Abgrenzung, nach der Catering mit Service als sonstige Leistung voll besteuert wurde, ist für den Speisenanteil damit weggefallen.

Die Grundlage ist die Neufassung von § 12 Abs. 2 UStG durch das Steueränderungsgesetz 2025. Wie die Finanzverwaltung das umsetzt, hat das Bundesministerium der Finanzen im Schreiben vom 22. Dezember 2025 geregelt. Für Pauschalpreise mit Speisen und Getränken, etwa ein Hochzeitspaket, lässt die Verwaltung eine Vereinfachung zu: 30 Prozent des Pauschalpreises gelten als Getränkeanteil mit 19 Prozent, 70 Prozent als Speisenanteil mit 7 Prozent.

Für unser Beispiel heißt das: 62 Euro netto werden zu 66,34 Euro brutto. Mit 19 Prozent, wie bis Ende 2025 bei Catering mit Service üblich, wären es 73,78 Euro gewesen. Die 7,44 Euro Differenz pro Gast kannst du an den Kunden weitergeben oder als Marge behalten. Wichtig ist nur, dass du dich bewusst entscheidest, statt die alte Vorlage weiterlaufen zu lassen.

Offen bleibt die Abgrenzung bei Zusatzleistungen, die mit der Verpflegung nichts zu tun haben: Zeltmiete, Mobiliarverleih, DJ, Dekoration. Werden sie als eigene Leistung vereinbart, können sie dem Regelsteuersatz unterliegen. Wie du dein konkretes Angebot aufteilst, klärst du mit einem zugelassenen Steuerberater, bevor du das erste Angebot nach neuer Logik verschickst.

Was musst du bei Rechnungen an Firmenkunden beachten?

Firmenkunden sind beim Catering oft der lukrativste Teil des Geschäfts, und für sie gelten bei der Rechnung eigene Regeln. Seit 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle. Für Firmen-Caterings betrifft dich das direkt.

Für die Kalkulation heißt das: Plane den Aufwand für saubere B2B-Rechnungen ein, mit getrennt ausgewiesenem Speisen- und Getränkeanteil. Welche Formate es gibt, was die Umstellung kostet und wie du prüfst, ob du über der Umsatzgrenze liegst, zeigen wir im Artikel zur E-Rechnung in der Gastronomie. Die Rechtsgrundlage ist § 14 UStG.

Wie sicherst du dich gegen Ausfall und Storno ab?

Gegen Ausfall schützen dich vier Bausteine im Vertrag: eine garantierte Personenzahl, eine Anzahlung, eine gestaffelte Stornoregelung und bei Außenevents eine Schlechtwetter-Klausel. Ein blockierter Samstag in der Saison lässt sich kaum nachverkaufen. Deshalb muss das Ausfallrisiko finanziell dort landen, wo es entsteht, nämlich beim Besteller.

• Garantierte Personenzahl mit Nachmeldefrist bis sieben Tage vor dem Event. Die garantierte Zahl wird berechnet, auch wenn weniger Gäste erscheinen.
• Anzahlung von 30 bis 50 Prozent bei Auftragsbestätigung, Restzahlung nach vereinbarter Frist.
• Stornostaffel: Je näher am Termin, desto höher der einbehaltene Anteil, weil Ware und Personal längst disponiert sind.
• Schlechtwetter- und Locationklausel bei Außenevents, die regelt, wer Zelt, Verlegung oder Absage trägt.

Die konkreten Formulierungen, besonders bei Storno- und Anzahlungsklauseln, gehören vor die Augen eines Rechtsanwalts. Eine unwirksame Klausel ist im Streitfall wertlos, egal wie gut sie gemeint war.

Wann lohnt sich Catering außer Haus überhaupt?

Catering außer Haus lohnt sich, wenn es Auslastungslücken deines Kernbetriebs füllt, einen Mindestbestellwert erreicht und nach Kostenblöcken statt nach Bauchgefühl kalkuliert ist. Es lohnt sich nicht als Gefälligkeit für den Stammgast, dessen 20-Personen-Feier dich einen halben Betriebstag kostet und kaum Deckungsbeitrag bringt.

Drei Bedingungen entscheiden. Erstens ein Mindestbestellwert, unter dem du grundsätzlich ablehnst, weil Fahrzeit und Aufbau unabhängig von der Gästezahl anfallen. Zweitens eine ehrliche Prüfung, ob das Event dein Kerngeschäft schwächt: Wer am Samstagabend das halbe Team zum Catering schickt, darf das eigene Restaurant nicht gegen die Wand fahren. Drittens die Kalkulation nach Kostenblöcken, ohne die jeder Auftrag ein Blindflug bleibt.

Die Nachfrage ist da. Allein private Feiern liefern sie konstant: 2025 wurden laut Statistischem Bundesamt 348.813 Ehen geschlossen, dazu kommen Firmenevents, Jubiläen und Tagungen. Wer außer Haus sauber kalkuliert, hat einen planbaren Zusatzumsatz, der vorab bezahlt wird. Wer es aus dem Bauch macht, arbeitet für andere.

Diese Angebots- und Kalkulationslogik bauen wir in unserer Gastronomieberatung mit jedem Catering-Betrieb individuell auf, von der Kostenblock-Vorlage bis zum Mindestbestellwert. Und weil Fahrzeit und Zuschläge schnell zur Lohnfalle werden, richten wir auf Wunsch die passende Lohnbuchhaltung für die Gastronomie gleich mit ein.

Du willst solche Rechnungen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Häufige Fragen zum Catering außer Haus

Was kostet Catering außer Haus pro Person für den Anbieter?

Für ein Menü mit Service, drei Stunden vor Ort und rund 45 Minuten Anfahrt liegen die Selbstkosten realistisch bei rund 41 Euro pro Gast. Der Verkaufspreis mit tragfähiger Marge liegt bei etwa 62 Euro netto, mit 7 Prozent Umsatzsteuer auf die Speisen bei 66,34 Euro brutto, Getränke nicht eingerechnet. Fingerfood ohne Service liegt darunter, ein Menü mit Küchencrew vor Ort deutlich darüber. Entscheidend sind deine eigenen Zahlen, nicht fremde Durchschnittspreise aus dem Netz.

Warum reicht Wareneinsatz mal drei beim Catering nicht?

Weil der Mal-drei-Faktor eine Infrastruktur unterstellt, die außer Haus nicht existiert. Im Restaurant trägt dein Tagesgeschäft Küche, Gastraum und Spülstraße. Außer Haus bezahlst du zusätzlich Fahrzeit, Transport, mobiles Equipment und einen Risikopuffer. Diese vier Blöcke machen zusammen 30 bis 45 Prozent des Netto-Verkaufspreises aus. Bei 14 Euro Wareneinsatz ergibt mal drei 42 Euro, und davon bleiben nach Selbstkosten 93 Cent pro Gast.

Muss ich die Fahrzeit meiner Servicekräfte bezahlen?

Wege- und Fahrzeit zu einem auswärtigen Einsatzort ist in aller Regel vergütungspflichtige Arbeitszeit. Ein dreistündiges Event bedeutet pro Servicekraft schnell sieben bis acht bezahlte Stunden, weil Beladen, Anfahrt, Aufbau, Abbau, Rückfahrt und Spülen dazugehören. Bei fünf Servicekräften sind das rund 37 statt 15 Stunden. Die arbeitsrechtliche Ausgestaltung im Einzelfall klärst du mit einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.

Gilt beim Catering mit Personal seit 2026 der ermäßigte Steuersatz?

Für die Speisen ja. Seit dem 1. Januar 2026 unterliegen Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent, mit Ausnahme der Getränke, die bei 19 Prozent bleiben. Das gilt auch, wenn du Servicepersonal stellst. Bei Pauschalpreisen mit Getränken akzeptiert die Finanzverwaltung eine Aufteilung von 30 Prozent Getränke und 70 Prozent Speisen. Zusatzleistungen wie Zeltmiete oder Deko klärst du mit einem zugelassenen Steuerberater.

Wie viel Personal brauche ich für ein Catering mit 100 Gästen?

Als Richtwert plant man für ein Menü mit Tellerservice eine Servicekraft je 20 bis 25 Gäste, für ein Buffet eine je 30 bis 40 Gäste, dazu Küchen- und Aufbaukräfte. Für 100 Gäste am Tellerservice sind das vier bis fünf Servicekräfte plus zwei Köche vor Ort. Kalkuliere alle in Einsatzstunden von Abfahrt bis Rückkehr, sonst fehlt die Fahrzeit in der Rechnung.

Was ist ein Mindestbestellwert beim Catering?

Der Mindestbestellwert ist die Umsatzuntergrenze, ab der du einen Auftrag überhaupt annimmst. Er ist nötig, weil Fahrzeit, Transport und Aufbau bei jedem Event anfallen, egal ob 20 oder 100 Gäste kommen. Ohne Mindestbestellwert subventionierst du kleine Aufträge mit dem Deckungsbeitrag der großen. Er orientiert sich an den Selbstkosten für Anfahrt, Aufbau und ein Mindestteam plus Zielmarge.

Wie hoch sollte die Anzahlung beim Catering sein?

Eine Anzahlung von 30 bis 50 Prozent bei Auftragsbestätigung hat sich in der Praxis bewährt, weil ein blockierter Termin in der Saison kaum nachzuverkaufen ist. Die Restzahlung wird nach vereinbarter Frist fällig, die garantierte Personenzahl mit Nachmeldefrist bildet die Abrechnungsbasis. Stornoklauseln und Anzahlungsregeln lässt du von einem Rechtsanwalt prüfen, damit sie im Streitfall wirksam sind.

Welche Wareneinsatzquote ist beim Catering normal?

Beim Catering mit Service liegt die Wareneinsatzquote deutlich unter der im Restaurant, weil Personal, Logistik und Equipment im Preis stecken. In unserer Beispielrechnung sind es knapp 23 Prozent. Im Restaurant sehen wir bei Speisen typischerweise 28 bis 32 Prozent. Liegt dein Catering auf Restaurantniveau, also bei 28 Prozent oder darüber, fehlt meist der Logistikanteil im Preis.