BWA Gastronomie verstehen: Was deine Auswertung dir wirklich sagt und wo sie dich täuscht

BWA Gastronomie verstehen: Was deine Auswertung dir wirklich sagt und wo sie dich täuscht

BWA & Controlling | Lesezeit: 17 Minuten | Stand: September 2026

Der Zwölfte des Monats. Die Mail vom Steuerbüro kommt, im Anhang ein PDF mit vier Seiten Zahlen. Du öffnest es, scrollst zur letzten Zeile, siehst ein Plus, atmest durch, schließt es. Oder du siehst ein Minus, ärgerst dich, schließt es auch. Beides ist derselbe Fehler.

Die BWA ist das einzige Dokument, das dir jeden Monat sagt, ob dein Betrieb Geld verdient. Sie ist aber auch ein Dokument, das an mindestens fünf Stellen etwas anderes zeigt, als in deinem Betrieb passiert. Wer nur die letzte Zeile liest, steuert mit verbundenen Augen.

Dieser Artikel zeigt dir, wie eine BWA in der Gastronomie aufgebaut ist, welche Zeilen du wirklich lesen musst, welche Kennzahlen du daraus ziehst, an welchen fünf Stellen die Standard-BWA dich täuscht und wie du aus dem PDF vom Steuerberater in 15 Minuten im Monat ein Steuerungswerkzeug machst.

Was ist eine BWA in der Gastronomie?

Die BWA, ausgeschrieben betriebswirtschaftliche Auswertung, ist die monatliche Erfolgsrechnung deines Betriebs. Sie stellt die Nettoumsätze den Kosten gegenüber und zeigt als Ergebnis, ob der Monat Gewinn oder Verlust gebracht hat. Erstellt wird sie aus der laufenden Buchhaltung, in der Gastronomie meist vom Steuerberater auf Basis von DATEV.

Die häufigste Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, in DATEV als BWA-Form 01 bezeichnet. Sie listet von oben nach unten: Umsatzerlöse, Wareneinsatz, Rohertrag, die einzelnen Kostenarten, das Betriebsergebnis, dann das neutrale Ergebnis mit Zinsen und Steuern und ganz unten das vorläufige Ergebnis. Alle Werte stehen netto, also ohne Umsatzsteuer. Das ist der erste Punkt, an dem viele Gastronomen ins Straucheln kommen, weil die Kasse brutto zählt und die BWA netto.

Die BWA blickt zurück. Sie sagt dir, was im letzten Monat passiert ist, nicht, was am 28. auf dem Konto liegt. Für den Blick nach vorn brauchst du das Gegenstück, die Liquiditätsplanung in der Gastronomie. Beides zusammen ist Steuerung, jedes allein ist Buchhaltung.

Welche Zeilen der BWA musst du als Gastronom wirklich lesen?

Vier Zeilen entscheiden über deinen Monat: Umsatzerlöse, Wareneinsatz, Personalkosten und Betriebsergebnis. Alles andere ist Kontext. Wer diese vier Zeilen jeden Monat mit dem Vormonat und dem Vorjahresmonat vergleicht, sieht neun von zehn Problemen, bevor sie teuer werden. Die restlichen Zeilen liest du erst, wenn eine der vier aus dem Rahmen fällt.

Zeile in der BWAWas drinstecktWorauf du achtest
UmsatzerlöseNettoumsatz, idealerweise getrennt nach Speisen (7 Prozent) und Getränken (19 Prozent)Ist die Trennung vorhanden? Vergleich mit Vorjahresmonat
WareneinsatzWaren- und Getränkeeinkauf, korrekt nur mit gebuchter BestandsveränderungQuote zum Nettoumsatz, Speisen und Getränke getrennt
RohertragUmsatz minus WareneinsatzMuss alle anderen Kosten und dich selbst tragen
PersonalkostenLöhne, Gehälter, Arbeitgeberanteile, Pauschalen für Minijobs, Umlagen, BerufsgenossenschaftQuote zum Nettoumsatz, Verlauf über mehrere Monate
RaumkostenMiete oder Pacht, Nebenkosten, je nach Kontenrahmen auch EnergieFixblock, Nachzahlungen erkennen
AbschreibungenRechnerischer Werteverzehr deiner InvestitionenKein Geldabfluss in diesem Monat
Sonstige KostenVersicherungen, Werbung, Reparaturen, Beratung, GebührenSammelposten, im Detail nur in der Summen- und Saldenliste
BetriebsergebnisRohertrag minus alle betrieblichen KostenDie Zahl, die zählt, vor Zinsen und Steuern
Vorläufiges ErgebnisNach Zinsen, neutralen Erträgen und SteuernSteuerliche Sicht, für die Steuerung nachrangig

Zwei Dinge fallen auf, wenn du deine eigene BWA neben diese Tabelle legst. Erstens: Stehen deine Umsatzerlöse in einer einzigen Zeile, ohne Trennung von Speisen und Getränken, kannst du keine der beiden Wareneinsatzquoten sauber rechnen und damit keine bewerten. Zweitens: Entspricht dein Wareneinsatz jeden Monat exakt dem Einkauf, wurde keine Bestandsveränderung gebucht. Dann ist die Zahl falsch. Wie falsch, kommt weiter unten.

Welche Kennzahlen liest du aus der BWA ab und welche Werte sind tragfähig?

Aus der BWA ziehst du fünf Kennzahlen: Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Prime Cost als Summe der beiden, Raumkostenquote und Umsatzrendite. Alle werden auf den Nettoumsatz bezogen. Tragfähig ist ein Betrieb, dessen Prime Cost unter 60 bis 65 Prozent liegt und dessen Wareneinsatz gesamt nicht dauerhaft über 28 Prozent steht.

KennzahlFormelRichtwert GastronomieHandeln ab
Wareneinsatz SpeisenWareneinsatz Speisen geteilt durch Nettoumsatz Speisen28 bis 32 Prozentüber 32 Prozent
Wareneinsatz GetränkeWareneinsatz Getränke geteilt durch Nettoumsatz Getränke18 bis 22 Prozentüber 22 Prozent
Wareneinsatz gesamtWareneinsatz gesamt geteilt durch Nettoumsatz25 bis 28 Prozent, Zielwert in Beratungsprojekten 25 bis 26ab 28 Prozent
PersonalkostenquotePersonalkosten geteilt durch NettoumsatzBetriebsabhängig, in vielen klassischen Restaurants laut DEHOGA über 40 Prozentwenn Prime Cost über 65 Prozent
Prime CostWareneinsatz plus Personalkosten, geteilt durch Nettoumsatzunter 60 bis 65 Prozentüber 65 Prozent
RaumkostenquoteMiete, Pacht und Nebenkosten geteilt durch NettoumsatzPacht nicht über 8 bis 10 Prozent des Umsatzesüber 10 Prozent
UmsatzrenditeBetriebsergebnis geteilt durch NettoumsatzPositiv, auch nach kalkulatorischem Unternehmerlohnunter null

Die Wareneinsatzquoten in dieser Tabelle sind die Werte, mit denen wir in Beratungsprojekten arbeiten: Speisen 28 bis 32, Getränke 18 bis 22, gesamt 25 bis 28 Prozent. Ab 28 Prozent gesamt besteht Handlungsbedarf, in Beratungsprojekten steuern wir auf 25 bis 26 Prozent. Diese Werte gelten für den klassischen Restaurantbetrieb. Ein Imbiss, eine Bar oder ein Hotelrestaurant mit Frühstücksgeschäft haben eine andere Struktur, aber dieselbe Logik.

Bei den Personalkosten gibt es keinen einzelnen Richtwert, der für alle passt. Der DEHOGA Bundesverband nennt für viele klassische Restaurants Personalkosten von über 40 Prozent des Umsatzes bei einem Wareneinsatz von über 30 Prozent. Das sind zusammen über 70 Prozent Prime Cost, und dann bleibt für Pacht, Energie, Versicherung, Abschreibung und dich selbst nicht mehr genug. Der DEHOGA-Zahlenspiegel für das vierte Quartal 2025 weist außerdem aus, dass die Arbeitskosten im Gastgewerbe gegenüber dem vierten Quartal 2019 um 39,6 Prozent gestiegen sind. Deshalb ist die Summe aus beiden Quoten die Zahl, die du im Blick behalten musst, nicht eine davon allein. Was die nächste Mindestlohnstufe von 14,60 Euro zum 1. Januar 2027 für deine Lohnsumme bedeutet, haben wir im Artikel zum Mindestlohn 2026 und 2027 in der Gastronomie durchgerechnet.

Prime Cost in 30 Sekunden

Nimm Wareneinsatz und Personalkosten aus der BWA, addiere sie und teile die Summe durch den Nettoumsatz. Liegt das Ergebnis über 65 Prozent, kann dein Betrieb strukturell keinen Gewinn erwirtschaften, unabhängig davon, wie viele Gäste kommen. Liegt es unter 60 Prozent, hast du Spielraum. Dazwischen liegt die Zone, in der jede Preisrunde und jeder Dienstplan entscheidet.

Wo täuscht die BWA? Die fünf Stellen, an denen die Zahlen nicht stimmen

Die Standard-BWA täuscht Gastronomen an fünf Stellen: beim Wareneinsatz ohne Inventur, beim fehlenden Unternehmerlohn, bei Abschreibungen, bei nicht abgegrenzten Jahreskosten und bei allem, was Geld kostet, aber kein Aufwand ist. Keine dieser Stellen ist ein Fehler des Steuerberaters. Es ist das Ergebnis einer Auswertung, die für das Finanzamt gebaut wurde, nicht für den Wirt.

1. Der Wareneinsatz ist in Wahrheit der Wareneinkauf

Ohne monatliche Inventur bucht die Buchhaltung jeden Einkauf als Wareneinsatz. Dann steht in der BWA nicht, was du verbraucht hast, sondern was du bestellt hast. Ein großer Einkauf vor dem Weihnachtsgeschäft macht den November schlecht und den Dezember gut, ohne dass sich im Betrieb etwas geändert hat. Die richtige Formel ist einfach: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Die Pflicht zur Inventur regelt § 240 HGB zum Ende des Geschäftsjahres, für die monatliche Steuerung reicht das nicht. Wer seinen Wareneinsatz steuern will, braucht mindestens eine Monatsinventur der wertvollen Warengruppen: Fleisch, Fisch, Wein, Spirituosen.

Beobachtung aus der Beratungspraxis: In BWAs inhabergeführter Restaurants in Brandenburg und Berlin, die wir in der Betriebsanalyse über zwei bis drei Jahre lesen, schwankt die Wareneinsatzquote von Monat zu Monat oft um zehn Prozentpunkte und mehr, obwohl Karte und Gästezahl stabil sind. Das ist fast nie der Betrieb. Das ist die fehlende Inventur. Sobald monatlich gezählt wird, glättet sich die Kurve, und erst dann sieht man, ob die Quote wirklich bei 26 oder bei 33 Prozent liegt.

2. Dein eigener Lohn steht nicht drin

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erscheint der Unternehmerlohn nicht in der BWA, weil Entnahmen kein Aufwand sind. Das Betriebsergebnis sieht dann positiv aus, obwohl du 70 Stunden die Woche für ein Ergebnis arbeitest, das nach Abzug deines Lebensunterhalts negativ wäre. Bei einer GmbH steht das Geschäftsführergehalt in den Personalkosten, dort ist das Bild ehrlich. Rechne bei Einzelunternehmen deshalb immer einen kalkulatorischen Unternehmerlohn gegen, mindestens in Höhe dessen, was du einem angestellten Betriebsleiter zahlen müsstest. Was danach realistisch übrig bleibt, haben wir im Artikel Wie viel verdient ein Gastronom in der Praxis aufgeschlüsselt.

3. Abschreibungen sind kein Geld, das du diesen Monat ausgibst

Die neue Kühlung für 12.000 Euro hast du im März bezahlt. In der BWA taucht sie über zehn Jahre mit 100 Euro im Monat auf. Im März sieht die BWA also deutlich besser aus als dein Konto, und in jedem der folgenden 119 Monate schlechter. Das ist korrekt gebucht und trotzdem irreführend, wenn du die BWA wie einen Kontoauszug liest. Umgekehrt gilt: Tilgungen für Kredite tauchen in der BWA gar nicht auf, nur die Zinsen. Ein Betrieb mit hoher Tilgung kann in der BWA Gewinn zeigen und trotzdem jeden Monat Geld verlieren. Genau dieses Problem löst nur die Liquiditätsplanung, nicht die BWA.

4. Jahresrechnungen kippen einzelne Monate

Versicherung im Januar, GEMA im Februar, Energie-Nachzahlung im April, Steuerberatergebühr für den Jahresabschluss im Juni. Ohne Abgrenzung landen diese Beträge voll in dem Monat, in dem die Rechnung gebucht wird. Der Januar sieht dann aus wie ein Katastrophenmonat, obwohl er normal lief. Frag dein Steuerbüro, ob Jahresbeträge monatlich abgegrenzt werden können. Wenn nicht, führe eine eigene Liste mit den zwölf größten Jahresrechnungen und teile sie gedanklich durch zwölf, bevor du einen Monat bewertest.

5. Die Umsatzsteuer und der Vorjahresvergleich

Die BWA rechnet netto, deine Kasse brutto. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent nach § 12 Abs. 2 UStG, für Getränke bleiben es 19 Prozent. Das hat eine Folge, die im Vorjahresvergleich fast jeder übersieht: Bei unveränderten Bruttopreisen ist dein Nettoumsatz bei Speisen gegenüber 2025 rechnerisch um rund 11 Prozent gestiegen, weil aus 100 Euro brutto jetzt 93,46 Euro netto werden statt 84,03 Euro. Deine Wareneinsatzquote bei Speisen sinkt dadurch auf dem Papier, ohne dass in der Küche ein Gramm weniger verbraucht wurde.

Wer 2026 mit 2025 vergleicht und sich über die bessere Quote freut, vergleicht zwei verschiedene Steuerwelten. Für die Steuerung heißt das: Vergleiche Mengen, Gästezahlen und Bruttopreise, nicht nur Nettoquoten. Die steuerliche Behandlung einzelner Positionen, etwa Milchmischgetränke, Kombiangebote oder Verpackungen, klärst du mit einem zugelassenen Steuerberater.

Wie machst du aus der Standard-BWA eine Gastro-BWA?

Mit sechs Eingriffen, von denen keiner Geld kostet, aber jeder ein Gespräch mit deinem Steuerbüro braucht: getrennte Erlöskonten für Speisen und Getränke, getrennte Wareneinsatzkonten, monatliche Bestandsbuchung, kalkulatorischer Unternehmerlohn, Abgrenzung der Jahreskosten und ein fester Liefertermin für die BWA bis zum 15. des Folgemonats.

  • Erlöse trennen. Speisen zu 7 Prozent, Getränke zu 19 Prozent, Sonstiges wie Veranstaltungen, Pfand und Gutscheine jeweils getrennt. Der DATEV-Kontenrahmen für das Gastgewerbe, SKR 70, bringt diese Konten mit, im SKR 03 richtet dein Steuerbüro sie als Unterkonten ein. Aufwand: einmalig eine Stunde.
  • Wareneinsatz trennen. Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bier, Wein, Spirituosen jeweils auf ein eigenes Konto. Nur so siehst du, ob die Quote in der Küche oder an der Bar kippt.
  • Bestandsveränderung monatlich buchen. Du zählst am Monatsletzten die wertvollen Warengruppen, meldest den Bestand ans Steuerbüro, das bucht die Veränderung. Eine Stunde im Monat für die Zahl, die deinen Betrieb am stärksten steuert. Wie eine digitale Warenwirtschaft in der Gastronomie diese Stunde auf Minuten verkürzt, haben wir separat beschrieben, ausführlich auch im Buch Der Digitale Wirt.
  • Kalkulatorischen Unternehmerlohn ansetzen. Eine eigene Zeile unterhalb des Betriebsergebnisses, in Höhe eines angestellten Betriebsleiters. Nicht buchen, nur rechnen. Erst das Ergebnis darunter ist dein echter Gewinn.
  • Jahreskosten abgrenzen. Versicherungen, Beiträge, Jahresabschluss, GEMA und Nachzahlungen monatlich verteilen. Viele Steuerbüros machen das auf Anfrage, wenige von sich aus.
  • Liefertermin festlegen. Eine BWA, die am 25. kommt, steuert nichts mehr. Vereinbare den 10. bis 15. des Folgemonats und liefere im Gegenzug deine Belege bis zum 5. Das ist ein Tausch, keine Bitte.

Vorjahresvergleich und Planwert

Lass dir die BWA immer mit Vorjahresmonat und kumulierten Jahreswerten ausgeben, DATEV kann das standardmäßig. Ein einzelner Monat ist eine Momentaufnahme, der Vergleich ist die Information. Noch stärker wird es mit einem Planwert daneben: die Umsätze und Kostenquoten, die du dir für das Jahr vorgenommen hast. Dann liest du nicht mehr, was war, sondern wie weit du vom Ziel entfernt bist.

Wie liest du deine BWA in 15 Minuten im Monat?

In sechs Fragen, immer in derselben Reihenfolge: Stimmt der Umsatz gegen die Kasse, wo steht die Wareneinsatzquote, wo die Personalkostenquote, wie hoch ist der Prime Cost, gibt es einen Ausreißer in den sonstigen Kosten und wie sieht das Ergebnis nach Unternehmerlohn aus. Wer diese Routine zwölfmal im Jahr durchzieht, kennt seinen Betrieb besser als die meisten Berater.

  • Frage 1, Umsatz. Nettoumsatz der BWA gegen den Netto-Kassenbericht des Monats. Weicht es um mehr als zwei Prozent ab, fehlen Belege oder Erlöse wurden falsch zugeordnet.
  • Frage 2, Wareneinsatz. Quote gesamt und getrennt. Über 28 Prozent gesamt: Speisekarte, Portionsgrößen, Schwund und Einkauf prüfen. Springt die Quote um mehr als drei Punkte zum Vormonat, fehlt fast immer die Bestandsbuchung.
  • Frage 3, Personalkosten. Quote und absolute Summe gegen den Vormonat. Steigt die Summe, ohne dass der Umsatz steigt, liegt es am Dienstplan, an Krankheit oder an Überstunden. Der Dienstplan in der Gastronomie ist der einzige Hebel, der diese Zeile im laufenden Monat bewegt.
  • Frage 4, Prime Cost. Beide Quoten addieren. Über 65 Prozent: sofort handeln. 60 bis 65 Prozent: Preise und Karte prüfen. Unter 60 Prozent: weiter so.
  • Frage 5, Ausreißer. Jede sonstige Kostenzeile, die gegenüber dem Vorjahresmonat um mehr als 20 Prozent abweicht, bekommt einen Blick in die Summen- und Saldenliste. Dort steht der einzelne Beleg.
  • Frage 6, Ergebnis nach Unternehmerlohn. Betriebsergebnis minus dein kalkulatorischer Lohn minus die monatliche Tilgung. Erst diese Zahl sagt dir, ob der Monat gut war.

Diese Routine ersetzt keine Kalkulation. Ob deine Preise stimmen, entscheidet sich auf der Karte, und dafür ist die Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie das Werkzeug. Die BWA sagt dir nur, ob das Ergebnis der Kalkulation im Betrieb angekommen ist.

Beispiel aus der Praxis (illustrativ): Landgasthof in Oberbayern

Ausgangssituation: Landgasthof mit 90 Innenplätzen und Biergarten, Familienbetrieb in zweiter Generation, rund 720.000 Euro Nettoumsatz im Jahr. Die BWA kam am 20. des Folgemonats, wies je nach Monat eine Wareneinsatzquote zwischen 22 und 36 Prozent aus und ein positives Betriebsergebnis von rund 3.000 Euro im Monat. Der Inhaber war zufrieden.

Problem: Es gab keine monatliche Inventur, Speisen und Getränke liefen auf einem gemeinsamen Erlöskonto, der Unternehmerlohn stand nirgends. Nach Einführung der Monatsinventur lag die reale Wareneinsatzquote stabil bei 31 Prozent, nicht bei den 27, die der Jahresdurchschnitt vorgetäuscht hatte. Nach Abzug eines kalkulatorischen Unternehmerlohns von 4.500 Euro und der monatlichen Tilgung von 1.800 Euro war das Ergebnis negativ.

Maßnahme: Umstellung auf getrennte Erlös- und Wareneinsatzkonten, Monatsinventur für Fleisch, Wild, Wein und Spirituosen, BWA-Termin auf den 12. des Folgemonats, Vorjahresvergleich als Standardausgabe. Danach Speisekartenanalyse mit Anpassung von elf Preisen und ein Dienstplan, der aus dem Umsatz je Stunde abgeleitet wurde statt aus Gewohnheit.

Ergebnis: Nach sechs Monaten lag der Wareneinsatz bei 27 Prozent, die Personalkostenquote fiel von 40 auf 36 Prozent, der Prime Cost damit von 71 auf 63 Prozent. Das Ergebnis nach Unternehmerlohn und Tilgung war zum ersten Mal seit Jahren positiv. Der Umsatz hatte sich in dieser Zeit kaum verändert.

Name und Ort wurden aus Datenschutzgründen anonymisiert. Der geschilderte Fall basiert auf einer echten Beratungssituation der Gastro Piraten.

Was bringt dir die BWA im Bankgespräch und bei der Betriebsprüfung?

Zwei Dinge: Glaubwürdigkeit und Vorbereitung. Banken verlangen für jeden Kredit die letzten BWAs samt Summen- und Saldenliste und lesen genau die Quoten, die oben in der Tabelle stehen. Ein Betriebsprüfer liest dieselbe BWA mit anderem Blick und sucht nach Wareneinsatzquoten, die nicht zum Umsatz passen.

Für die Bank zählt, dass die Zahlen konsistent sind: ein Umsatz, der zur Kasse passt, ein Wareneinsatz mit Bestandsveränderung, ein Ergebnis, das auch nach Unternehmerlohn positiv bleibt. Wer eine KfW-Finanzierung anstrebt, braucht genau diese Aufbereitung, und zwar über mindestens zwei Jahre, nicht für einen guten Monat.

Für die Betriebsprüfung gilt die umgekehrte Logik. Ein Wareneinsatz, der über Jahre bei 22 Prozent liegt, während vergleichbare Betriebe bei 28 stehen, führt zu der Frage, wo der Umsatz zu den eingekauften Waren geblieben ist. Die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums enthält die Rohgewinnaufschläge, mit denen Prüfer Gastronomiebetriebe verproben. Ob dein Betrieb prüfungssicher gebucht ist, beurteilt ein zugelassener Steuerberater, nicht ein Berater und nicht dieser Artikel. Was wir beisteuern, ist der betriebswirtschaftliche Blick: Eine BWA, die mit Inventur, getrennten Erlösen und sauberer Kasse gebaut ist, hält beiden Lesern stand, der Bank und dem Prüfer.

Über den Autor

René Kaplick hat Gastronomie nicht studiert. Er ist darin aufgewachsen. Mit zehn Jahren hat er die ersten Gäste bedient, neben seinen Eltern, im Familienbetrieb. Was folgte: Kochausbildung, Stationen in der Sternegastronomie (u. a. First Floor Berlin, Michelin-Stern), Handelsfachwirt, über 5.600 beratene Betriebe im DACH-Raum seit 2010, mehrere tausend BWA-Analysen über jeweils mehrere Jahre. Die Gastro Piraten sind KfW- und BAFA-akkreditiert, DATEV-Partner und Partnerbetrieb des DEHOGA Berlin seit 2018.

Mehr über René Kaplick und das Team der Gastro Piraten auf unserer Über-uns-Seite.

Wie ehrlich ist deine BWA?

Wir lesen deine BWA und die Summen- und Saldenliste der letzten zwei Jahre, rechnen Inventur, Unternehmerlohn und Abgrenzung gegen und zeigen dir, wo deine Zahlen dir etwas anderes erzählen als dein Betrieb. Mit deinen echten Zahlen, ohne Softwareverkauf.

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Häufige Fragen zur BWA in der Gastronomie

Was ist eine BWA in der Gastronomie?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist die monatliche Erfolgsrechnung deines Betriebs. Sie stellt Nettoumsätze und Kosten gegenüber und zeigt, ob der Monat Gewinn oder Verlust gebracht hat. Erstellt wird sie aus der laufenden Buchhaltung, meist vom Steuerberater in DATEV. Sie blickt zurück auf den abgeschlossenen Monat und ist damit das Frühwarnsystem, während die Liquiditätsplanung nach vorn blickt.

Wie oft und wann sollte ich als Gastronom eine BWA bekommen?

Monatlich, spätestens bis zum 15. des Folgemonats. Eine BWA, die am 25. kommt, steuert nichts mehr, weil der nächste Monat dann fast vorbei ist. Vereinbare mit deinem Steuerbüro einen festen Liefertermin und liefere im Gegenzug deine Belege bis zum 5. Lass dir die BWA immer mit Vorjahresmonat und kumulierten Jahreswerten ausgeben, das ist in DATEV eine Standardeinstellung.

Welche Wareneinsatzquote ist in der BWA normal?

Für den klassischen Restaurantbetrieb gelten Speisen 28 bis 32 Prozent, Getränke 18 bis 22 Prozent und gesamt 25 bis 28 Prozent des Nettoumsatzes. Ab 28 Prozent gesamt besteht Handlungsbedarf, in Beratungsprojekten steuern wir auf 25 bis 26 Prozent. Die Quote ist nur belastbar, wenn die monatliche Bestandsveränderung gebucht wurde. Ohne Inventur zeigt die BWA den Einkauf, nicht den Verbrauch.

Warum stimmt der Wareneinsatz in meiner BWA nicht?

Weil ohne Inventur jeder Einkauf sofort als Wareneinsatz gebucht wird. Ein großer Einkauf vor dem Weihnachtsgeschäft belastet dann den November, obwohl die Ware erst im Dezember verkauft wird. Die richtige Formel lautet Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Zähle am Monatsletzten mindestens Fleisch, Fisch, Wein und Spirituosen und melde die Bestände ans Steuerbüro. Sobald das läuft, glättet sich die Quote und zeigt den echten Verbrauch.

Was ist Prime Cost und wie lese ich ihn aus der BWA ab?

Prime Cost ist die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten, bezogen auf den Nettoumsatz. Beide Zeilen stehen direkt in der BWA, du addierst sie und teilst durch die Umsatzerlöse. Liegt der Wert über 65 Prozent, kann der Betrieb strukturell keinen Gewinn erwirtschaften, unter 60 Prozent hast du Spielraum. Es ist die wichtigste Steuerungszahl der Gastronomie, weil sie die beiden größten Kostenblöcke zusammen betrachtet.

Warum zeigt meine BWA Gewinn, obwohl kein Geld auf dem Konto ist?

Weil die BWA Aufwand zeigt, nicht Zahlungen. Kredittilgungen tauchen in der BWA nicht auf, nur die Zinsen. Investitionen erscheinen nur als kleine monatliche Abschreibung, obwohl du sie sofort bezahlt hast. Die vereinnahmte Umsatzsteuer liegt auf dem Konto, gehört aber dem Finanzamt. Und bei Einzelunternehmen fehlen deine Privatentnahmen komplett. Für diese Fragen brauchst du eine Liquiditätsplanung, nicht die BWA.

Muss der Unternehmerlohn in der BWA stehen?

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften steht er nicht drin, weil Entnahmen buchhalterisch kein Aufwand sind. Bei einer GmbH ist das Geschäftsführergehalt Teil der Personalkosten. Für die Steuerung rechnest du bei Einzelunternehmen immer einen kalkulatorischen Unternehmerlohn gegen, in Höhe dessen, was ein angestellter Betriebsleiter kosten würde. Erst das Ergebnis darunter ist dein echter Gewinn.

Was ist der Unterschied zwischen BWA und Summen- und Saldenliste?

Die BWA verdichtet die Konten zu wenigen Zeilen wie Wareneinsatz, Personalkosten oder sonstige Kosten. Die Summen- und Saldenliste zeigt jedes einzelne Konto mit Monats- und Jahressummen. Die BWA liest du, um Abweichungen zu erkennen. Die Summen- und Saldenliste liest du, um die Ursache zu finden, etwa den einzelnen Beleg hinter einem Kostensprung. Banken und Berater wollen immer beides sehen.

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