Inventur in der Gastronomie: So zählst du zum Jahresende richtig und rettest deinen Wareneinsatz

Wer zählen muss, wie der Zähltag abläuft und warum eine geschätzte Kühlzelle dein Ergebnis verfälscht

31. Dezember, 23:40 Uhr. Die Silvestergäste sind beim Hauptgang, und irgendwer muss noch die Inventur machen. Also steht der Chef mit einem Zettel im Kühlhaus, schaut einmal über die Regale und schreibt eine Zahl auf. Rund 7.000 Euro, passt schon. In Wahrheit liegen dort Waren für 10.000 Euro. Diese drei Minuten kosten ihn auf dem Papier 3.000 Euro Gewinn.

Die Inventur ist der unbeliebteste Termin im Gastro-Jahr, und gleichzeitig der wichtigste für deine Zahlen. Sie ist die einzige Stelle, an der du den Wareneinsatz nicht schätzt, sondern zählst. Jede BWA im kommenden Jahr, jede Nachkalkulation und jede Preisentscheidung baut darauf auf. Wer sie im Vorbeigehen erledigt, rechnet das ganze nächste Jahr mit falschen Zahlen.

Druck dir die Checklisten aus diesem Beitrag aus, häng sie ins Büro und hak sie am Zähltag Schritt für Schritt ab. Dann wird aus der ungeliebten Pflicht eine Routine, die in zwei bis drei Stunden erledigt ist.

Wer muss in der Gastronomie eine Inventur machen?

Eine Inventur zum Jahresende muss jeder Betrieb machen, der bilanziert. Dazu gehören alle GmbHs und UGs und alle Einzelunternehmen oder Personengesellschaften, die über den Buchführungsgrenzen liegen. Kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind nicht verpflichtet. Sinnvoll ist eine Inventur trotzdem für jeden, der seinen Wareneinsatz kennen will.

Die Inventurpflicht ergibt sich für Kaufleute aus § 240 HGB, Vereinfachungen wie die Stichprobeninventur und die zeitlich verlegte Inventur regelt § 241 HGB. Wann ein Einzelunternehmen steuerlich buchführungspflichtig wird, steht in § 141 Abgabenordnung: Seit 2024 liegen die Grenzen bei 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Wer darüber liegt und vom Finanzamt dazu aufgefordert wird, muss bilanzieren und damit inventarisieren.

Auch wer nicht muss, sollte zählen. Ohne Inventur kennst du deinen echten Wareneinsatz nicht, du kennst nur deine Einkäufe. Und Einkäufe sind nicht Verbrauch: Wer im Dezember groß einkauft, weil der Großhändler ein Angebot hat, sieht in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung einen hohen Wareneinsatz, der in Wahrheit im Lager liegt. Wie Wareneinsatz und Einkauf in deiner BWA zusammenhängen, erklärt der Beitrag BWA in der Gastronomie verstehen.

Wann muss die Inventur stattfinden?

Die Stichtagsinventur zum 31. Dezember muss zeitnah stattfinden, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Alles, was zwischen Zähltag und Stichtag rein- oder rausgeht, wird rechnerisch fortgeschrieben. Für die Gastronomie heißt das: Du musst nicht in der Silvesternacht zählen. Der 2. oder 3. Januar ist meistens der bessere Tag.

Der 2. Januar hat drei Vorteile. Das Lager ist nach den Feiertagen am kleinsten, das Team ist nicht im Stress, und viele Betriebe haben ohnehin geschlossen oder ruhige Tage. Du zählst den Bestand am Morgen des 2. Januar und rechnest den Verbrauch vom 1. Januar zurück, so kommst du rechnerisch auf den Bestand zum 31. Dezember. Wie das im Detail dokumentiert wird, stimmst du einmal mit deinem Steuerberater ab, dann läuft es jedes Jahr gleich.

Warum entscheidet die Inventur über deinen Wareneinsatz?

Die Inventur entscheidet über den Wareneinsatz, weil sie die einzige Größe in der Rechnung ist, die du selbst ermittelst. Wareneinsatz ist Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Einkäufe stehen auf Rechnungen, der Anfangsbestand ist die Inventur vom Vorjahr. Der Endbestand ist deine Zählung. Ist er zu niedrig, ist dein Wareneinsatz zu hoch und dein Gewinn zu niedrig.

Ein Rechenbeispiel: Ein Restaurant macht 400.000 Euro Speisenumsatz netto, hat einen Anfangsbestand von 8.000 Euro und kauft im Jahr für 120.000 Euro Speisenware ein. Wird der Endbestand sauber mit 10.000 Euro gezählt, liegt der Wareneinsatz bei 118.000 Euro, also 29,5 Prozent. Wird das Kühlhaus nur geschätzt und mit 7.000 Euro angesetzt, steigt der Wareneinsatz auf 121.000 Euro und die Quote auf 30,3 Prozent.

0,8 Prozentpunkte klingen nach wenig. Aber diese 3.000 Euro fehlen im Ergebnis, sie verschieben deine Kalkulation und tauchen im nächsten Jahr als zu hoher Anfangsbestand wieder auf. Wer jedes Jahr anders schätzt, hat am Ende eine Zeitreihe, aus der niemand mehr etwas lesen kann, weder du noch dein Steuerberater noch ein Prüfer. Wie ein Prüfer über den Wareneinsatz nachkalkuliert und warum eine ungenaue Inventur dort zum Problem wird, steht im Beitrag zur Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Wie bereitest du den Zähltag vor?

Den Zähltag bereitest du vor, indem du das Lager in Zonen einteilst, für jede Zone eine Zählliste mit Artikel, Einheit und Einkaufspreis anlegst, Zweierteams festlegst und den Wareneingang für den Zähltag stoppst. Gut vorbereitet dauert die Inventur eines mittleren Restaurants zwei bis drei Stunden, schlecht vorbereitet einen ganzen Tag.

Der letzte Punkt spart dir am Zähltag viel Diskussion. Was verdorben ist, wird nicht mitgezählt, sondern dokumentiert entsorgt. Diese Liste ist gleichzeitig dein Beleg dafür, warum dein Wareneinsatz so ist, wie er ist. Wie du Verderb und Abfall das ganze Jahr über systematisch erfasst, zeigt der Beitrag Lebensmittelabfälle reduzieren.

Wie läuft der Zähltag Schritt für Schritt ab?

Am Zähltag gehst du Zone für Zone vor, immer im Uhrzeigersinn und Regal für Regal von oben nach unten. Gezählt wird in der Einheit, in der eingekauft wird, nicht in Portionen. Angebrochene Gebinde werden gewogen oder in festen Schritten geschätzt. Am Ende jeder Zone unterschreiben beide Zähler die Liste, erst dann geht es weiter.

• Zone für Zone, Regal für Regal. Wer kreuz und quer zählt, zählt doppelt oder vergisst etwas.
• Einkaufseinheit statt Portion. Kilo, Liter, Karton, Flasche. Portionen lassen sich später nicht mit Rechnungen abgleichen.
• Angebrochenes wiegen. Ein angestochenes Fass wiegt man brutto und zieht das Leergewicht ab. Ein Liter Bier wiegt rund ein Kilogramm.
• Selbst Hergestelltes extra erfassen. Fonds, Saucen, vorbereitete Komponenten gehören mit ihren Herstellungskosten dazu.
• Unterschrift pro Zone. Zwei Namen, Uhrzeit, fertig. Das macht die Zählung nachvollziehbar.

Der häufigste Fehler am Zähltag ist nicht das Verzählen, sondern das Vergessen. Die Weinflaschen im Keller des Nachbarhauses, die Kiste Spargelgläser im Saal, die zwei Fässer, die der Getränkelieferant noch nicht abgeholt hat. Frag vor dem Zählen im Team, wo überall Ware liegt. Die Antwort überrascht fast jedes Mal. Und denk an die Bar: Angebrochene Spirituosen, Sirupe und Garnituren werden gern übersehen, weil sie nicht im Lager stehen. Gerade dort liegen aber oft einige hundert Euro Warenwert, verteilt auf viele kleine Flaschen. Eine eigene Zone „Bar“ mit fester Reihenfolge der Regale löst das Problem in wenigen Minuten.

Im Getränkelager entscheidet sich die Qualität der ganzen Inventur oft an den angebrochenen Fässern. Wer da nur „ungefähr halb voll“ notiert, verschenkt Genauigkeit genau dort, wo bei Bier ohnehin der Schankverlust lauert. Wie du Schankverlust misst und warum das Wiegen von Fässern sich lohnt, zeigt der Beitrag zum Bierpreis in der Gastronomie.

Wie bewertest du die gezählte Ware?

Gezählte Ware bewertest du grundsätzlich mit dem Einkaufspreis netto, also ohne Umsatzsteuer. Verdorbene oder beschädigte Ware setzt du niedriger oder gar nicht an. Selbst hergestellte Vorräte bewertest du mit ihren Herstellungskosten, also dem anteiligen Wareneinsatz. Die genaue Bewertung im Einzelfall stimmst du mit deinem Steuerberater ab.

In der Praxis heißt das: Leg die Zähllisten neben die letzten Einkaufsrechnungen. Wer eine Warenwirtschaft führt, hat die Einkaufspreise ohnehin im System und muss nur noch die Mengen eintragen. Das spart am Abend nach dem Zähltag leicht zwei Stunden Abtippen und Nachschlagen. Wer mit Papier arbeitet, braucht für die Bewertung meistens länger als für das Zählen. Genau hier liegt der stärkste Grund, die Inventur zu digitalisieren. Wie das mit einer Warenwirtschaft funktioniert, steht im Beitrag zur Warenwirtschaft in der Gastronomie. Bei der Auswahl passender Systeme begleiten wir Betriebe im Bereich Digitalisierung.

Welche Fehler passieren bei der Inventur am häufigsten?

Die häufigsten Fehler bei der Inventur in der Gastronomie sind Schätzen statt Zählen, Zählen in Portionen statt in Einkaufseinheiten, Bewerten mit Bruttopreisen, vergessene Lagerorte und fehlendes Leergut. Jeder dieser Fehler verschiebt den Wareneinsatz, und die meisten fallen erst auf, wenn die BWA im Frühjahr nicht zum Gefühl passt.

Der Fehler mit den Bruttopreisen ist tückischer, als er aussieht. Wer Getränke mit Preisen inklusive Umsatzsteuer bewertet, setzt den Bestand um 19 Prozent zu hoch an. Bei einem Getränkelager im Wert von 8.000 Euro sind das rund 1.300 Euro, die im Ergebnis zu viel stehen und im Folgejahr fehlen. Nimm deshalb immer die Nettobeträge von der Lieferantenrechnung, nie Preislisten oder Kassenpreise.

Was machst du nach der Inventur mit den Zahlen?

Nach der Inventur rechnest du deinen echten Wareneinsatz für das Jahr aus, getrennt nach Speisen und Getränken, und vergleichst ihn mit deinem Ziel. Liegt die Speisen-Quote über 28 Prozent, besteht nach unserer Erfahrung Handlungsbedarf. Dann schaust du dir Rezepturen, Portionen, Verderb und Preise an, und zwar jetzt, im ruhigen Januar, nicht erst im Sommer.

Der Januar ist der beste Monat für diese Arbeit, und zwar aus einem einfachen Grund. Die Zahlen sind frisch, das Geschäft ist ruhig, und jede Korrektur wirkt das ganze Jahr. Wie du aus dem Wareneinsatz die richtigen Verkaufspreise ableitest, zeigt die Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie. Wer seine gesamte Kostenseite systematisch durchgehen will, vom Wareneinsatz über Personal bis zu den Gemeinkosten, findet den kompletten Aufbau in Rettungsanker Gastronomie, Band 1: Die Kostenseite.

Eine Inventur bringt dir nur dann etwas, wenn die Zahl auch richtig in der Buchhaltung landet. Wenn du eine Buchhaltung willst, die den Bestand zum Jahresende sauber übernimmt und dir monatlich einen Wareneinsatz liefert, auf den du dich verlassen kannst, schau dir unsere Buchhaltung für die Gastronomie an.

Wann hilft dir eine Gastronomieberatung bei Inventur und Wareneinsatz?

Eine Gastronomieberatung hilft dir, wenn deine Inventur zwar stattfindet, dein Wareneinsatz aber trotzdem nicht zu deinem Gefühl passt. Wir legen Inventur, Einkauf, Kassendaten und Rezepturen nebeneinander und finden heraus, wo die Lücke entsteht: im Einkauf, im Verderb, in den Portionen oder im Preis.

Seit 2010 arbeiten wir als Gastroberatung mit über 5.600 Betrieben, und der Wareneinsatz ist dabei fast immer eines der ersten Themen. Wenn du mit einem Gastronomieberater über deine Zahlen sprechen willst, ist unsere Unternehmensberatung für die Gastronomie der richtige Einstieg.

Du willst solche Themen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Drei Minuten Schätzen im Kühlhaus kosten 3.000 Euro auf dem Papier. Drei Stunden Zählen am 2. Januar kosten nichts.

Häufige Fragen zur Inventur in der Gastronomie

Muss ich in der Gastronomie eine Inventur machen?

Wer bilanziert, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres eine Inventur machen. Das betrifft alle GmbHs und UGs sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die über den Buchführungsgrenzen der Abgabenordnung liegen. Wer als kleiner Betrieb per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss keine Inventur machen. Ob du bilanzierst, sagt dir dein Steuerberater.

Wann muss die Inventur zum Jahresende stattfinden?

Die Stichtagsinventur muss zeitnah zum Bilanzstichtag stattfinden, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31. Dezember. Zugänge und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag werden dann rechnerisch berücksichtigt. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine vor- oder nachverlegte Inventur möglich.

Mit welchem Wert werden Waren in der Inventur angesetzt?

Grundsätzlich mit dem Einkaufspreis netto, also ohne Umsatzsteuer. Ist Ware verdorben, beschädigt oder nicht mehr verwendbar, wird sie mit einem niedrigeren Wert oder gar nicht angesetzt. Selbst hergestellte Vorräte wie Fonds oder vorbereitete Saucen setzt man mit ihren Herstellungskosten an. Die Bewertung im Einzelfall stimmst du mit deinem Steuerberater ab.

Wie zähle ich angebrochene Flaschen und Fässer?

Angebrochene Fässer wiegst du: Bruttogewicht minus Leergewicht ergibt ungefähr die Restmenge in Litern. Bei angebrochenen Spirituosen schätzt du in Zehntelschritten oder wiegst ebenfalls, wenn du die Leergewichte kennst. Wichtig ist, dass du jedes Jahr gleich vorgehst und die Methode notierst.

Was passiert, wenn die Inventur falsch ist?

Ein zu niedriger Endbestand erhöht den Wareneinsatz und senkt den Gewinn im laufenden Jahr, im Folgejahr dreht sich der Effekt um. Steuerlich ist das kein Spiel, sondern ein Fehler. Bei einer Betriebsprüfung ist eine nicht nachvollziehbare Inventur ein klassischer Ansatzpunkt für Schätzungen.

Lohnt sich eine monatliche Inventur?

Für Betriebe, die ihren Wareneinsatz wirklich steuern wollen, ja. Eine vollständige Inventur jeden Monat ist zu aufwendig, aber eine Kurzinventur der zwanzig teuersten Artikel dauert eine halbe Stunde. Damit siehst du jeden Monat, ob dein Wareneinsatz in der BWA echt ist oder nur eine Schätzung.