BWA-Analyse für die Gastronomie: Drei Jahre Zahlen, alle Schwachstellen, klare Handlungsschritte

Was in deiner BWA steht, was sie verschweigt, welche Fehler wir in fast jeder Buchhaltung finden und wie unsere BWA-Analyse abläuft

Viele Gastronomen lesen ihre BWA wie den Wetterbericht von gestern: Man sieht, dass es geregnet hat, aber nicht, wann man den Schirm hätte aufspannen sollen. Jeden Monat kommt ein Bericht vom Steuerbüro, voller Zahlen, und am Ende bleibt die Frage, was man jetzt eigentlich anders machen soll.

Die BWA kann viel mehr, wenn sie richtig gebucht und richtig gelesen wird. Sie kann zeigen, welche Warengruppe Geld verdient und welche es verliert, wo sich seit Jahren ein Fehler durch die Buchhaltung zieht und wo ein Betriebsprüfer zuerst hinschauen würde. Genau das machen wir in unserer BWA-Analyse: Wir nehmen die Zahlen der letzten drei Jahre bis zum aktuellen Monat, prüfen sie Konto für Konto und sagen dir in klaren Worten, was zu tun ist.

Auf dieser Seite erfährst du, was in einer BWA steht, warum die Standard-BWA für die Gastronomie oft zu grob ist, wie tief deine Konten gehen sollten, welche Fehler wir in fast jeder Buchhaltung finden und wie die BWA-Analyse abläuft. Du kannst vieles davon selbst prüfen. Und wenn du lieber jemanden draufschauen lassen willst, der das seit 2010 macht, weißt du am Ende, wie das geht.

Was ist eine BWA-Analyse?

Eine BWA-Analyse ist eine Prüfung deiner betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Summen- und Saldenlisten über mehrere Jahre. Sie klärt, ob richtig und tief genug gebucht wurde, rechnet die wichtigen Kennzahlen aus, vergleicht die Entwicklung über die Zeit und zeigt Schwachstellen, Fehlbuchungen und Risiken. Am Ende stehen konkrete Handlungsschritte, nicht nur Zahlen.

Der Unterschied zum monatlichen Lesen der BWA ist der Abstand. Wer jeden Monat seine BWA anschaut, sieht den Monat. Wer drei Jahre nebeneinanderlegt, sieht die Richtung. Und wer zusätzlich die Summen- und Saldenliste öffnet, sieht, was hinter jeder Zeile steckt: welches Konto, welcher Betrag, welche Buchung. Dort finden sich die Dinge, die in der zusammengefassten BWA verschwinden.

Wie du deine BWA im Alltag in 15 Minuten im Monat liest, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben: BWA in der Gastronomie verstehen. Diese Seite geht einen Schritt weiter. Sie zeigt, was bei einer gründlichen Prüfung über mehrere Jahre herauskommt und warum sich das lohnt.

Was steht in einer BWA?

In einer BWA stehen die Umsatzerlöse, der Material- und Wareneinkauf, der daraus folgende Rohertrag, die Kosten nach Kostenarten wie Personal, Raum, Versicherungen, Abschreibungen und sonstige Kosten sowie das Betriebsergebnis. Jede Zeile wird in Euro und in Prozent der Gesamtleistung gezeigt, meist für den Monat, kumuliert seit Jahresbeginn und im Vergleich zum Vorjahr.

So liest du die Muster-BWA von oben nach unten:

• Umsatzerlöse und Gesamtleistung. Alles, was der Betrieb im Monat netto verkauft hat. In einer guten Gastro-BWA siehst du hier mindestens Speisen, Getränke und Sonstiges getrennt.
• Material- und Wareneinkauf. Was im Monat an Lebensmitteln und Getränken eingekauft wurde. Ohne Inventur ist das der Einkauf, nicht der echte Einsatz. Im Beispiel sind es 28,9 Prozent der Gesamtleistung, also schon über der Grenze von 28 Prozent, ab der wir handeln würden.
• Rohertrag. Was nach der Ware übrig bleibt. Davon müssen alle anderen Kosten bezahlt werden.
• Personalkosten. Löhne, Gehälter, Sozialabgaben, Aushilfen. Im Beispiel 38,1 Prozent. Zusammen mit dem Wareneinsatz ergibt das eine Prime Cost von 67 Prozent.
• Raumkosten. Pacht oder Miete, Nebenkosten, Energie, Reinigung. In der Standardgliederung steckt die Energie hier mit drin, deshalb wirken die Raumkosten höher als die reine Pacht.
• Kosten der Warenabgabe. Kartengebühren, Provisionen von Lieferplattformen, Verpackung. Ein Posten, der in vielen Betrieben in den letzten Jahren stark gewachsen ist.
• Abschreibungen. Der Wertverlust von Küche, Einrichtung, Kasse, verteilt über die Nutzungsdauer. Kein Geld, das jeden Monat abfließt, aber Geld, das du für die nächste Investition brauchst.
• Sonstige Kosten. Die gefährlichste Zeile, weil hier landet, was nirgendwo sonst hinpasst. Über 3 Prozent solltest du nachschauen, was sich dahinter verbirgt.
• Betriebsergebnis. Was am Ende übrig bleibt, vor Steuern und vor deinem eigenen Lohn, wenn du Einzelunternehmer bist.

Das Beispiel zeigt einen Betrieb, der auf den ersten Blick ordentlich aussieht: 4.800 Euro Ergebnis bei 62.000 Euro Umsatz. Zieh einen angemessenen Unternehmerlohn ab, und es bleibt fast nichts. Und die BWA sagt dir nicht, warum. Sie sagt dir nicht, ob der Wareneinsatz an den Speisen oder an den Getränken liegt, ob die Personalkosten in der Küche oder im Service gewachsen sind. Dafür muss man tiefer gehen.

Was zeigt die Summen- und Saldenliste, was die BWA nicht zeigt?

Die Summen- und Saldenliste zeigt jedes einzelne Konto deiner Buchhaltung mit dem Betrag des Monats und dem aufgelaufenen Wert seit Jahresbeginn. Die BWA fasst diese Konten zu wenigen Zeilen zusammen. Wer wissen will, was hinter „Sonstige Kosten“ oder „Wareneinkauf“ steckt, findet die Antwort nur in der Summen- und Saldenliste, Konto für Konto.

Ein Beispiel: In der BWA steht unter Raumkosten ein Betrag, der im Vergleich zum Vorjahr um 18 Prozent gestiegen ist. Die BWA sagt dir nicht, warum. In der Summen- und Saldenliste siehst du die einzelnen Konten: Pacht unverändert, Strom deutlich höher, dazu eine Reparatur an der Lüftung, die auf dem Konto für Instandhaltung der Räume gelandet ist statt bei den Reparaturen. Plötzlich ist klar, dass die Pacht nicht das Problem ist, sondern der Energievertrag.

Für die BWA-Analyse ist die Summen- und Saldenliste deshalb mindestens so wichtig wie die BWA selbst. Sie zeigt uns, wie dein Steuerbüro bucht, wie fein die Konten aufgeteilt sind und wo Beträge auf Konten liegen, auf die sie nicht gehören. Und sie zeigt die Konten, die in keiner BWA-Zeile auftauchen, etwa Privatentnahmen, Darlehen oder durchlaufende Posten.

• Kontonummer und Bezeichnung. Welches Konto, zum Beispiel Erlöse Speisen 7 Prozent oder Wareneinkauf Getränke 19 Prozent.
• Saldo des Monats. Was im Monat auf diesem Konto gebucht wurde.
• Saldo kumuliert. Was seit Jahresbeginn aufgelaufen ist. Damit siehst du Ausreißer, die sich über das Jahr ausgleichen oder eben nicht.
• Eröffnungsbilanzwerte. Bei Bestandskonten wie Kasse, Bank oder Warenbestand der Stand zu Jahresbeginn. Hier fallen etwa Kassenbestände auf, die rechnerisch ins Minus laufen.

Bitte dein Steuerbüro, dir die Summen- und Saldenliste jeden Monat zusammen mit der BWA zu schicken. Das kostet nichts extra und gibt dir die Möglichkeit, bei jeder auffälligen BWA-Zeile selbst nachzuschauen.

Welche Kennzahlen rechnen wir in der Analyse aus?

In der Analyse rechnen wir den Wareneinsatz getrennt nach Speisen und Getränken und, soweit die Buchhaltung es hergibt, nach Warengruppen, dazu den Rohaufschlag, die Personalkostenquote, die Prime Cost, die Raum- und Energiekosten, die Kosten der Warenabgabe und das Ergebnis nach Unternehmerlohn. Jede Kennzahl über alle Jahre und, wo sinnvoll, im Monatsvergleich.

Der Rohaufschlag ist dabei eine Kennzahl, die viele Gastronomen nicht kennen, die aber für jeden Betriebsprüfer zentral ist. Er sagt, um wie viel Prozent der Verkaufspreis über dem Wareneinsatz liegt. Er hängt direkt mit der Wareneinsatzquote zusammen, wird aber anders gerechnet.

Rohaufschlag = (Nettoumsatz minus Wareneinsatz) geteilt durch Wareneinsatz. Rechenbeispiele.

Warum das wichtig ist: Weicht dein Rohaufschlag stark von dem ab, was für einen Betrieb deiner Art plausibel ist, fragt ein Prüfer nach. Ein zu niedriger Rohaufschlag kann heißen, dass Umsatz fehlt, oder nur, dass Sachentnahmen, Personalessen und Bruch nicht gebucht wurden. Ein zu hoher kann heißen, dass Einkäufe fehlen. In beiden Fällen ist es besser, du kennst die Erklärung, bevor jemand fragt.

Welche Warnsignale erkennst du selbst in deiner BWA?

Fünf Warnsignale erkennst du selbst in deiner BWA: ein Wareneinsatz, der über mehrere Monate über 28 Prozent liegt, sonstige Kosten über 3 Prozent, starke Schwankungen beim Wareneinkauf ohne erkennbaren Grund, eine Prime Cost über 65 Prozent und eine BWA, die regelmäßig später als zum 15. des Folgemonats kommt. Jedes davon ist ein Grund, genauer hinzuschauen.

• Wareneinsatz dauerhaft über 28 Prozent. Nicht ein Monat, sondern drei in Folge. Dann stimmt etwas an Kalkulation, Portionen, Einkauf oder Buchung.
• Sonstige Kosten über 3 Prozent. Hier verstecken sich Beträge, die auf ein eigenes Konto gehören, oder Kosten, die niemand mehr hinterfragt.
• Wareneinkauf springt von Monat zu Monat. 14.000 Euro im März, 22.000 im April, 15.000 im Mai. Meist fehlt die Inventur, manchmal wurden Rechnungen doppelt oder im falschen Monat gebucht.
• Prime Cost über 65 Prozent. Ware und Personal fressen zu viel. Für Pacht, Energie, Investitionen und dich bleibt zu wenig.
• BWA kommt am 25. oder später. Dann steuerst du immer mit Zahlen von vor zwei Monaten. Vereinbare einen festen Termin bis zum 15.

Ein sechstes Warnsignal ist subtiler: Wenn die BWA im Dezember ein sehr gutes und im Januar ein sehr schlechtes Ergebnis zeigt, liegt das oft nicht am Geschäft, sondern an fehlenden Abgrenzungen. Weihnachtsgeld, Jahresversicherungen oder die Abrechnung der Nebenkosten werden in einem einzigen Monat gebucht, statt anteilig auf das Jahr verteilt. Die Folge ist eine BWA, die von Monat zu Monat schwankt, ohne dass sich im Betrieb etwas verändert hat. Viele Steuerbüros können das mit monatlichen Abgrenzungen glätten, man muss sie nur darum bitten.

Warum ist die Standard-BWA für die Gastronomie zu grob?

Die Standard-BWA ist für die Gastronomie zu grob, weil sie für alle Branchen gleich aufgebaut ist und Wareneinkauf und Erlöse oft in einer einzigen Zeile zusammenfasst. Für einen Gastronomen ist aber genau die Aufteilung entscheidend: Speisen und Getränke haben völlig unterschiedliche Kalkulationen, und innerhalb der Getränke verdienen Wein, Bier, Spirituosen und alkoholfreie Getränke ganz unterschiedlich.

Links siehst du, was in vielen BWAs steht, die wir auf den Tisch bekommen: eine Zahl für den gesamten Wareneinkauf. Damit kannst du nichts steuern. Du weißt nicht, ob der Einkauf gestiegen ist, weil Fleisch teurer wurde oder weil an der Bar jemand großzügig ausschenkt. Du weißt nicht, ob die Weinkarte Geld verdient oder nur gut aussieht.

Rechts dieselbe Summe, sauber aufgeteilt. Jetzt kannst du Fragen stellen: Warum ist Fleisch der größte Posten, obwohl die Karte zur Hälfte vegetarisch ist? Wie passen 1.500 Euro Weineinkauf zu den Weinumsätzen in der Kasse? Warum kaufen wir Mineralwasser für 350 Euro ein und verkaufen es kaum? Jede dieser Fragen kann eine Stellschraube sein, die im Jahr vierstellige Beträge bringt.

Die Wahrheit ist: Je gröber gebucht wird, desto wichtiger ist eine Analyse von außen. Wenn in der BWA nur „Wareneinkauf Speisen“ und „Wareneinkauf Getränke“ steht, kann man aus der BWA allein kaum etwas ableiten. Dann holen wir die Informationen aus der Summen- und Saldenliste und, wenn vorhanden, aus den Kassenauswertungen, und setzen das Bild zusammen, das die BWA eigentlich zeigen sollte.

Welcher Kontenrahmen passt zur Gastronomie?

Zur Gastronomie passt ein Kontenrahmen, der Erlöse und Wareneinkauf nach Steuersatz und Warengruppe trennt. Früher gab es dafür den SKR 70, den DEHOGA und DATEV gemeinsam für Hotels und Gaststätten entwickelt hatten. DATEV hat ihn zum Ende 2014 abgekündigt und empfiehlt seitdem das Branchenpaket Hotel und Gaststätten auf Basis von SKR 03 oder SKR 04 mit branchenspezifischen Konten und Auswertungen.

Für dich ist die Nummer des Kontenrahmens zweitrangig. Wichtig ist, was dein Steuerbüro daraus macht. Ein SKR 03 mit sauber eingerichteten Unterkonten für jede Warengruppe ist viel wertvoller als ein Branchenkontenrahmen, in dem trotzdem alles auf ein Konto gebucht wird. Frag dein Steuerbüro deshalb nicht nur, welchen Kontenrahmen es nutzt, sondern wie tief deine Erlöse und Einkäufe aufgeteilt sind.

So tief sollte es mindestens gehen. Auf der Erlösseite Speisen und Getränke getrennt nach Steuersatz, die Speisen idealerweise nach Vorspeisen, Hauptgerichten, Desserts und Mittagstisch, die Getränke nach Bier, Wein und Sekt, Spirituosen, Mineralwasser, Softdrinks, Säften und Heißgetränken. Auf der Einkaufsseite spiegelbildlich dieselben Gruppen. Dazu eigene Konten für Gutscheine, Pfand, Raumvermietung und Veranstaltungen.

Warum so tief? Weil du sonst nicht steuern kannst. Wenn du nicht weißt, wie viele Desserts du verkaufst, weißt du nicht, ob dein Service sie anbietet. Wenn du nicht weißt, wie viel Mineralwasser du verkaufst, weißt du nicht, ob deine Gäste Leitungswasser bekommen, weil niemand fragt. Wenn du nicht weißt, wie viel Wein und Spirituosen du verkaufst, weißt du nicht, wo dein Getränkeumsatz herkommt und wo er versickert.

Die gute Nachricht: Die feinere Aufteilung kommt in den meisten Betrieben nicht aus der Buchhaltung, sondern aus der Kasse. Moderne Kassensysteme ordnen jeden Artikel einer Warengruppe zu und übergeben die Umsätze nach Warengruppen an die Buchhaltung. Wenn das einmal sauber eingerichtet ist, kostet die genauere Buchung kaum Zeit. Wie Kasse, Warengruppen und Buchhaltung so zusammenspielen, dass die Zahlen von allein richtig ankommen, beschreiben wir in Der digitale Wirt.

Wie prüfst du selbst, ob deine Buchhaltung tief genug ist?

Ob deine Buchhaltung tief genug ist, prüfst du mit zehn Fragen an deine BWA und deine Summen- und Saldenliste. Wenn du mehr als drei davon mit Nein beantwortest, kannst du aus deinen Zahlen nur wenig ableiten, und eine Analyse von außen bringt dir besonders viel. Für die meisten Fragen brauchst du nur die letzte BWA und zehn Minuten.

Die Antworten auf die Fragen eins bis drei findest du in der Summen- und Saldenliste. Sie listet jedes Konto mit seinem Saldo auf. Steht dort nur ein einziges Erlöskonto für Getränke, kennst du die Antwort. Die Fragen vier bis acht kannst du dein Steuerbüro fragen. Und die letzten beiden siehst du direkt in der BWA und an ihrem Datum.

Welche Fehler finden wir am häufigsten?

In den letzten Jahren haben wir bei über 90 Prozent der analysierten Buchhaltungen Fehler gefunden, teilweise massive. Am häufigsten sind nicht getrennte Erlöse, falsche Steuersätze nach den Umstellungen der letzten Jahre, nur netto gebuchte Lieferdienst-Umsätze, fehlende Sachentnahmen, falsch behandelte Gutscheine, fehlende Inventuren, Kassendifferenzen und Kosten, die auf Sammelkonten verschwinden.

Rot: kann bei einer Betriebsprüfung direkt teuer werden. Orange: verzerrt deine Zahlen und damit deine Entscheidungen.

Die meisten dieser Fehler sind keine Absicht. Sie entstehen, weil Kasse und Buchhaltung nicht sauber verbunden sind, weil bei einer Steuersatzänderung die Kasse umgestellt wurde, aber nicht die Buchungsregeln, oder weil niemand dem Steuerbüro gesagt hat, dass es seit einem Jahr einen Lieferdienst gibt. Das Steuerbüro bucht, was es bekommt. Wenn es falsch ankommt, wird es falsch gebucht.

Besonders die Steuersätze sind tückisch. Speisen im Restaurant wurden von Juli 2020 bis Ende 2023 mit 7 Prozent besteuert, 2024 und 2025 wieder mit 19 Prozent und seit Januar 2026 erneut mit 7 Prozent. Getränke blieben die ganze Zeit bei 19 Prozent. Drei Umstellungen in sechs Jahren, jede davon eine Gelegenheit für Fehler in Kasse, Menüaufteilung und Buchhaltung. Wie die Aufteilung richtig funktioniert, steht im Beitrag zur Umsatzsteuer in der Gastronomie.

Bei den Lieferdiensten sehen wir ein anderes Muster. Die Plattform überweist einmal pro Woche oder Monat einen Betrag, von dem ihre Provision schon abgezogen ist. Wird nur diese Auszahlung gebucht, fehlt auf dem Papier ein Teil des Umsatzes, und die Provision taucht nirgends als Kosten auf. Richtig ist: voller Umsatz als Erlös, Provision als eigene Kostenposition. Ausführlich dazu der Beitrag zur Belegpflicht bei Lieferdiensten.

Was haben diese Fehler mit der Betriebsprüfung zu tun?

Diese Fehler haben direkt mit der Betriebsprüfung zu tun, weil Prüfer in der Gastronomie vor allem verproben: Sie vergleichen Wareneinkauf, Umsatz und Rohgewinnaufschlag mit dem, was für einen solchen Betrieb plausibel ist. Passen die Zahlen nicht zusammen, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Umsätze schätzen. Und eine Schätzung fällt selten zugunsten des Betriebs aus.

Ein Beispiel für den Mechanismus: Fehlen in der Buchhaltung die Sachentnahmen, also das, was Inhaber und Familie aus dem Betrieb essen und trinken, dann ist auf dem Papier mehr Ware verbraucht worden, als verkauft wurde. Der Rohgewinnaufschlag sinkt. Für einen Prüfer sieht das aus, als sei Umsatz an der Kasse vorbeigegangen. Dabei hat nur jemand vergessen, eine Pauschale zu buchen, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr veröffentlicht.

Ähnlich ist es mit Kassendifferenzen, nicht gebuchten Gutscheinen oder falschen Steuersätzen. Jeder Fehler für sich ist vielleicht klein. Zusammen ergeben sie ein Bild, das einem Prüfer Anlass gibt, genauer hinzuschauen. Wie eine Betriebsprüfung in der Gastronomie abläuft und warum dein Wareneinsatz dabei entscheidet, steht im Beitrag zur Betriebsprüfung, was bei einer unangekündigten Kassennachschau passiert, im Beitrag zur Kassennachschau.

Wir sind keine Steuerberater und leisten keine Steuerberatung. Die BWA-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Prüfung. Steuerliche Korrekturen setzt du mit deinem Steuerberater um.

Warum schauen wir uns drei Jahre an?

Wir schauen uns drei Jahre an, weil sich die meisten Probleme schleichend entwickeln. Ein Wareneinsatz, der jedes Jahr um einen Prozentpunkt steigt, fällt in keiner Monats-BWA auf, im Drei-Jahres-Vergleich sofort. Dazu kommen Saisonmuster, einmalige Ausreißer und Buchungsfehler, die sich über Jahre durchziehen und erst im Vergleich sichtbar werden.

Im Beispiel siehst du einen Betrieb, dem es jeden Monat gefühlt gleich geht. Der Umsatz ist stabil, die Gäste kommen. Aber der Wareneinsatz ist in knapp vier Jahren von 26,8 auf 30,2 Prozent gestiegen, die Personalkosten von 35 auf 38,4 Prozent. Die Prime Cost ist damit von 61,8 auf 68,6 Prozent geklettert. Bei 600.000 Euro Jahresumsatz sind diese knapp sieben Prozentpunkte über 40.000 Euro im Jahr, die heute fehlen.

Woher kommt so etwas? Meist aus mehreren kleinen Dingen gleichzeitig: Einkaufspreise, die gestiegen sind, ohne dass die Karte nachgezogen hat. Mindestlohnerhöhungen, die sich durch alle Gehaltsstufen gezogen haben. Portionen, die mit einem neuen Koch größer geworden sind. Eine Weinkarte, die seit Jahren dieselben Preise hat. Jedes für sich harmlos, zusammen ein Problem. Im Drei-Jahres-Vergleich können wir zeigen, wann welcher Effekt eingesetzt hat.

Das laufende Jahr nehmen wir immer bis zum aktuellen Monat dazu. Es zeigt, ob sich die Entwicklung fortsetzt oder ob sich schon etwas gedreht hat. Und es ist das Jahr, in dem du noch am meisten bewegen kannst.

Warum sind die noch nicht eingereichten Jahre so wichtig?

Die noch nicht eingereichten Jahre sind so wichtig, weil du dort mit deinem Steuerberater noch korrigieren kannst. Solange der Jahresabschluss nicht beim Finanzamt liegt, lassen sich Fehlbuchungen umbuchen, fehlende Buchungen nachholen und Konten neu ordnen. Ist die Steuererklärung abgegeben, wird jede Korrektur deutlich aufwendiger. Deshalb analysieren wir am liebsten die offenen Jahre.

In der Praxis heißt das: Wenn du die BWA-Analyse im Herbst machst, sind meistens das laufende Jahr und oft auch das Vorjahr noch offen, weil viele Jahresabschlüsse erst im Folgejahr erstellt werden. Das ist der ideale Zeitpunkt. Wir finden, was nicht stimmt, du gehst die Auswertung mit deinem Steuerberater durch, und der Abschluss wird gleich richtig gemacht.

Bei den bereits eingereichten Jahren ist die Analyse trotzdem wertvoll. Sie zeigt die Entwicklung und liefert die Vergleichswerte. Und wenn sich dort ein Fehler findet, der steuerlich relevant ist, kann dein Steuerberater beurteilen, ob und wie er korrigiert werden sollte. Lieber selbst finden als finden lassen.

Wie läuft die BWA-Analyse ab?

Die BWA-Analyse läuft in fünf Schritten ab: ein kostenloses Erstgespräch, die Übermittlung deiner BWAs und Summen- und Saldenlisten, etwa sieben Werktage Analyse, die persönliche Übergabe im Video-Call von anderthalb bis zwei Stunden und die schriftliche Auswertung als PDF, die du mit deinem Steuerberater durchgehst. Danach entscheidest du, ob du allein umsetzt oder mit uns.

• Erstgespräch. Kostenlos und unverbindlich. Wir klären, ob die Analyse zu deiner Situation passt, welche Jahre offen sind und welche Unterlagen wir brauchen.
• Unterlagen. Die BWAs und Summen- und Saldenlisten der letzten drei abgeschlossenen Jahre und des laufenden Jahres bis zum aktuellen Monat. Dein Steuerbüro schickt sie dir in der Regel als PDF. Hilfreich, aber nicht Pflicht, sind Kassenauswertungen nach Warengruppen.
• Analyse. Rund sieben Werktage ab vollständigen Unterlagen. Wir prüfen Konto für Konto, rechnen die Kennzahlen über alle Jahre, vergleichen Monate und Saisons und markieren jede Auffälligkeit.
• Video-Call. Die Übergabe dauert aus unserer Erfahrung im Schnitt anderthalb bis zwei Stunden. Wir gehen jede Auffälligkeit mit dir durch, beantworten deine Fragen und legen gemeinsam die Reihenfolge fest.
• PDF und Umsetzung. Im Anschluss bekommst du die Auswertung als PDF, aufgebaut so, dass du sie mit deinem Steuerberater durchgehen kannst. Mit klaren Hinweisen, was angefasst, was verändert und was umgesetzt werden muss.

Was bekommst du am Ende in die Hand?

Am Ende bekommst du eine persönliche Auswertung, keinen Standardbericht: die Kennzahlen deines Betriebs über drei Jahre, alle gefundenen Fehlbuchungen und Auffälligkeiten mit Konto und Betrag, eine Einschätzung der Risiken bei einer Betriebsprüfung und eine priorisierte Liste mit Handlungsschritten. Sortiert nach dem, was sofort, was mit dem Steuerberater und was mittelfristig zu tun ist.

Der wichtigste Teil sind die Handlungsschritte. Eine Analyse, die nur sagt, was falsch ist, hilft dir nicht. Deshalb steht bei jedem Punkt, was konkret zu tun ist, wer es tun muss und was es bringt. Manche Dinge erledigst du an einem Nachmittag, etwa die Warengruppen in der Kasse neu zuordnen. Andere brauchen dein Steuerbüro, etwa neue Unterkonten oder Umbuchungen. Und manche sind Managementaufgaben, etwa eine neue Kalkulation der Karte.

Für wen lohnt sich die BWA-Analyse?

Die BWA-Analyse lohnt sich für Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Landgasthöfe und Hotels mit Gastronomie, die seit mindestens einem Jahr am Markt sind und eine BWA vom Steuerbüro bekommen. Besonders, wenn trotz voller Tische zu wenig übrig bleibt, wenn eine Übernahme, ein Bankgespräch oder eine Betriebsprüfung ansteht, oder wenn du schlicht wissen willst, wo du wirklich stehst.

• Voller Laden, leeres Konto. Der klassische Fall. Die Gäste kommen, aber am Monatsende bleibt zu wenig.
• Vor einem Bankgespräch. Wer weiß, was in seinen Zahlen steckt, kann es erklären, bevor die Bank fragt.
• Vor einer Übernahme oder Übergabe. Wer einen Betrieb kauft oder verkauft, sollte wissen, was die BWA wirklich zeigt. Mehr dazu im Beitrag Landgasthof übernehmen.
• Wenn eine Betriebsprüfung angekündigt ist. Dann zählt jede Woche, um offene Punkte mit dem Steuerberater zu klären.
• Nach einem Wechsel im Steuerbüro. Ein neuer Blick auf die alten Zahlen zeigt, was übernommen wurde und was nicht.
• Wenn du einfach Klarheit willst. Auch das ist ein guter Grund.

Für wen lohnt sie sich nicht? Für Betriebe im ersten Jahr, weil es noch keine Vergleichszahlen gibt. Dort ist eine saubere Einrichtung von Kasse und Kontenrahmen von Anfang an der bessere Weg, und den begleiten wir in der Gründungsberatung. Und für Betriebe, die keine BWA bekommen, weil nur ein Jahresabschluss erstellt wird. Dann sprechen wir zuerst über die Buchhaltung.

Was kostet die BWA-Analyse und was bringt sie?

Die BWA-Analyse kostet 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer als Festpreis, inklusive Prüfung von drei Jahren plus laufendem Jahr, Video-Call und schriftlicher Auswertung. Was sie bringt, hängt vom Betrieb ab. Zur Einordnung: Ein einziger Prozentpunkt Wareneinsatz ist bei 400.000 Euro Nettoumsatz 4.000 Euro im Jahr. Eine vermiedene Schätzung bei einer Betriebsprüfung ist oft ein Vielfaches davon.

Wir haben den Preis bewusst als Festpreis angesetzt, damit du vorher weißt, worauf du dich einlässt. Keine Stundenabrechnung, keine Überraschung. Wenn sich im Erstgespräch zeigt, dass die Analyse für dich nicht passt, sagen wir dir das, und es kostet dich nichts.

Was kannst du vorher selbst tun?

Vorher kannst du selbst drei Dinge tun: den Zehn-Fragen-Check von oben durchgehen, bei deinem Steuerbüro die BWAs und Summen- und Saldenlisten der letzten drei Jahre anfordern und in deiner Kasse prüfen, ob alle Artikel sinnvollen Warengruppen zugeordnet sind. Damit hast du schon einen großen Teil der Vorarbeit geleistet, egal ob du die Analyse selbst machst oder mit uns.

Wenn du tiefer einsteigen willst, gibt es vier Bücher aus unserer Praxis, die genau an diese Fragen anschließen. Der erste Band der Rettungsanker-Reihe erklärt, wo dein Geld hingeht: Wareneinsatz, Personal, Energie und Pacht. Der zweite Band zeigt, wo es herkommt: Preise, Karte und Umsatz pro Gast. Aktiver Verkauf im Restaurant beschreibt, wie dein Team den Pro-Kopf-Umsatz hebt, und Der digitale Wirt, wie Kasse und Buchhaltung so zusammenspielen, dass die Zahlen von selbst richtig ankommen.

Wie die wichtigsten Kennzahlen zusammenhängen und welche du täglich, wöchentlich und monatlich brauchst, steht im Beitrag Kennzahlen in der Gastronomie. Und wenn du nach der Analyse an den Kosten arbeiten willst: Wie du Inventur und Wareneinsatz sauber erfasst, zeigt der Beitrag zur Inventur in der Gastronomie.

Warum mit den Gastro Piraten?

Weil wir aus der Gastronomie kommen und nicht aus der Steuerkanzlei. Wir begleiten seit 2010 Betriebe im DACH-Raum, inzwischen über 5.600, und lesen eine BWA mit den Augen eines Gastronomen: Wir sehen nicht nur, dass der Wareneinsatz zu hoch ist, sondern ahnen meist schon, ob es an Portion, Einkauf, Karte oder Bar liegt.

Gleichzeitig wissen wir, wo unsere Grenze ist. Wir sind keine Steuerberater. Deshalb ist unsere Auswertung so aufgebaut, dass dein Steuerberater damit arbeiten kann. In vielen Fällen ist das Ergebnis nicht nur ein besserer Betrieb, sondern auch eine bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, weil beide Seiten endlich über dieselben Zahlen sprechen.

Du willst solche Themen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Deine BWA ist kein Wetterbericht von gestern. Richtig gebucht und richtig gelesen, ist sie die Vorhersage für morgen.

Häufige Fragen zur BWA-Analyse

Was ist eine BWA-Analyse?

Eine BWA-Analyse ist die Prüfung deiner betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Summen- und Saldenlisten über mehrere Jahre. Wir prüfen, ob richtig gebucht wurde, rechnen die wichtigen Kennzahlen aus, vergleichen die Entwicklung und zeigen dir Schwachstellen, Fehlbuchungen und Risiken. Am Ende stehen klare Handlungsschritte in einer persönlichen Auswertung.

Was kostet die BWA-Analyse bei den Gastro Piraten?

Die BWA-Analyse kostet 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer als Festpreis. Darin enthalten sind die Prüfung der BWAs und Summen- und Saldenlisten der letzten drei Jahre bis zum aktuellen Monat, die persönliche Übergabe im Video-Call und die schriftliche Auswertung als PDF.

Wie lange dauert die BWA-Analyse?

Ab dem Eingang vollständiger Unterlagen brauchen wir etwa sieben Werktage. Danach findet die Übergabe im Video-Call statt, der aus unserer Erfahrung im Schnitt anderthalb bis zwei Stunden dauert. Die schriftliche Auswertung bekommst du im Anschluss als PDF.

Welche Unterlagen brauche ich für die BWA-Analyse?

Wir brauchen die BWAs und die Summen- und Saldenlisten der letzten drei abgeschlossenen Jahre sowie des laufenden Jahres bis zum aktuellen Monat. Beides bekommst du von deinem Steuerbüro, meist als PDF auf Anfrage. Hilfreich, aber nicht Pflicht, sind Kassenauswertungen nach Warengruppen.

Warum drei Jahre und nicht nur das letzte?

Weil sich die meisten Probleme schleichend entwickeln. Ein Wareneinsatz, der jedes Jahr einen Prozentpunkt steigt, fällt in keiner Monats-BWA auf, im Drei-Jahres-Vergleich sofort. Außerdem erkennen wir Saisonmuster, einmalige Ausreißer und Fehler, die sich über Jahre durch die Buchhaltung ziehen.

Warum sind noch nicht eingereichte Jahre besonders wichtig?

Solange ein Jahresabschluss noch nicht beim Finanzamt eingereicht ist, kannst du mit deinem Steuerberater Fehlbuchungen korrigieren, Konten neu ordnen und fehlende Buchungen nachholen. Ist die Erklärung abgegeben, wird das deutlich aufwendiger. Deshalb analysieren wir am liebsten die Jahre, die noch offen sind.

Ersetzt die BWA-Analyse meinen Steuerberater?

Nein. Wir sind keine Steuerberater und machen keine Steuerberatung. Die BWA-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Prüfung aus Sicht der Gastronomie. Die Auswertung ist so aufgebaut, dass du sie mit deinem Steuerberater durchgehen und die Punkte gemeinsam umsetzen kannst.

Welcher Kontenrahmen ist für die Gastronomie richtig?

Früher gab es mit dem SKR 70 einen eigenen DATEV-Kontenrahmen für Hotels und Gaststätten, den DEHOGA und DATEV gemeinsam entwickelt hatten. DATEV hat ihn Ende 2014 abgekündigt und empfiehlt seitdem das Branchenpaket Hotel und Gaststätten auf Basis von SKR 03 oder SKR 04. Entscheidend ist nicht die Nummer, sondern dass Erlöse und Wareneinkauf so fein wie möglich nach Warengruppen getrennt werden.

Wie oft findet ihr Fehler in der Buchhaltung?

In den letzten Jahren haben wir bei über 90 Prozent der analysierten Buchhaltungen Fehler gefunden, teilweise massive. Nicht jeder Fehler ist dramatisch, aber einige hätten bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen oder einer Schätzung führen können. Deshalb lohnt es sich, früh von außen draufschauen zu lassen.

Was ist der Unterschied zwischen BWA und Summen- und Saldenliste?

Die BWA fasst die Konten deiner Buchhaltung zu wenigen Zeilen zusammen, etwa Personalkosten oder Raumkosten. Die Summen- und Saldenliste zeigt jedes einzelne Konto mit seinem Betrag im Monat und seit Jahresbeginn. Wer wissen will, was hinter einer auffälligen BWA-Zeile steckt, braucht die Summen- und Saldenliste.

Was ist der Rohaufschlag in der Gastronomie?

Der Rohaufschlag sagt, um wie viel Prozent der Nettoumsatz über dem Wareneinsatz liegt. Er wird berechnet als Nettoumsatz minus Wareneinsatz, geteilt durch Wareneinsatz. Ein Wareneinsatz von 25 Prozent entspricht einem Rohaufschlag von 300 Prozent. Betriebsprüfer nutzen den Rohaufschlag, um zu prüfen, ob Umsatz und Einkauf zusammenpassen.

Für wen lohnt sich die BWA-Analyse?

Für Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Landgasthöfe und Hotels mit Gastronomie, die seit mindestens einem Jahr am Markt sind, eine BWA vom Steuerbüro bekommen und wissen wollen, wo sie wirklich stehen. Besonders, wenn trotz vollem Haus zu wenig übrig bleibt, eine Übernahme, ein Bankgespräch oder eine Betriebsprüfung ansteht.