Question 1

Wie hoch sollte der Wareneinsatz in der Gastronomie sein?

Accepted Answer

Der Wareneinsatz ist das Verhältnis der Lebensmittel- und Getränkekosten zum Nettoumsatz. Zielkorridore aus der Beratungspraxis: Speisen 28 bis 32 Prozent, Getränke 18 bis 22 Prozent, Gesamtwareneinsatz 25 bis 28 Prozent. Ab 28 Prozent im Gesamtwareneinsatz besteht Handlungsbedarf. In Beratungsprojekten wird der Gesamtwareneinsatz typischerweise auf 25 bis 26 Prozent gesteuert.

Question 2

Wie berechne ich den Wareneinsatz richtig?

Accepted Answer

Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand, geteilt durch den Nettoumsatz. Die häufigsten Fehlerquellen sind fehlende Inventuren, nicht erfasste Eigenentnahmen und falsch gebuchte Einkäufe. Ohne saubere Inventur ist jede Wareneinsatzquote eine Schätzung.

Question 3

Was ist Prime Cost und warum ist er entscheidend?

Accepted Answer

Prime Cost ist die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten, den beiden größten Kostenblöcken. Ein gesteuerter Betrieb hält den Prime Cost unter 60 bis 65 Prozent des Nettoumsatzes. Wer dauerhaft darüber liegt, hat strukturell kaum Gewinnpotenzial, unabhängig vom Umsatzwachstum.

Question 4

Was ist eine BWA und wie lese ich sie als Gastronom richtig?

Accepted Answer

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist der monatliche Steuerungsbericht und das wichtigste Frühwarnsystem: Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Fixkosten und Ergebnis auf einen Blick. Der übliche Fehler ist nicht das Fehlen der BWA, sondern dass niemand daraus eine Maßnahme ableitet. Gastro Piraten wertet BWA sowie Summen- und Saldenlisten über zwei bis drei Jahre aus.

Question 5

Warum verdiene ich trotz gutem Umsatz kein Geld?

Accepted Answer

Die Ursache ist fast immer eine Kombination aus zu hohem Wareneinsatz, unkontrollierten Personalkosten, zu niedrigen Verkaufspreisen und einer Fixkostenstruktur, die der Betrieb nicht trägt. Wo genau der Gewinn verschwindet, zeigt die Analyse auf Positions- und Monatsebene.

Question 6

Wie steigere ich den Gewinn ohne mehr Gäste?

Accepted Answer

Der schnellste Hebel ist die Speisekarte. Über die Speisekarten-Analyse steigt der Deckungsbeitrag der bestehenden Gäste, weil margenstarke Gerichte gezielt platziert und Verlustbringer umkalkuliert werden. In der Praxis entstehen so rund 500 bis 5.000 Euro Mehrumsatz pro Monat.

Question 7

Was brauche ich, um ein Restaurant zu eröffnen?

Accepted Answer

Gewerbeanmeldung, gaststättenrechtliche Erlaubnis nach § 2 GastG, Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit, Sachkundenachweis Lebensmittelhygiene (HACCP), Betriebshaftpflicht und bei Umbau eine Baugenehmigung. Dazu Finanzplanung, Standortanalyse und ein tragfähiger Businessplan.

Question 8

Was kostet es, ein Restaurant zu eröffnen?

Accepted Answer

Richtwerte aus der Beratungspraxis: Umbau und Ausstattung 50.000 bis 300.000 Euro, Küchenausstattung 30.000 bis 150.000 Euro, Erstlagerbestand 10.000 bis 30.000 Euro, plus Liquiditätsreserve für die ersten drei Monate. Die tatsächlichen Kosten hängen am konkreten Objekt.

Question 9

Wie viel Eigenkapital brauche ich?

Accepted Answer

Faustregel: mindestens 20 bis 30 Prozent der Gesamtinvestition. Banken verlangen nachweisbares Eigenkapital als Sicherheit. KfW-Gründerkredite oder BAFA-Förderungen können einen Teil kompensieren, aber kein Eigenkapital ersetzen.

Question 10

Worauf muss ich beim Kauf eines bestehenden Restaurants achten?

Accepted Answer

Kritisch sind die letzten drei Jahres-BWAs, der Pachtvertrag (Restlaufzeit, Mietanpassung), die Personalübernahme, offene Verbindlichkeiten und der Zustand der Küchenausstattung. Ein Betriebscheck vor dem Kauf findet die Punkte, die nach der Übergabe teuer werden.

Question 11

Was ist der Unterschied zwischen Pacht und Miete in der Gastronomie?

Accepted Answer

Bei der Pacht übernimmt der Gastronom auch Inventar und Ausstattung, bei der Miete nur die Räume. Prüfpunkte im Pachtvertrag: Pachtzins nicht über 8 bis 10 Prozent des erzielbaren Umsatzes, Kündigungsfristen, Investitionsklauseln, Konkurrenzschutz.

Question 12

Was ist bei einer Unternehmensnachfolge zu beachten?

Accepted Answer

Unternehmensbewertung, Due Diligence (BWA, Pachtvertrag, Verbindlichkeiten, Personalstruktur), Kaufpreisverhandlung und strukturierte Übergabe. Vertieft im Fachbuch „Das Lebenswerk übergeben" (ISBN 978-3-9828667-0-3).

Question 13

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in der Gastronomie 2026?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2026 gilt dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent auf Speisen, unabhängig davon, ob im Haus, außer Haus oder geliefert. Getränke bleiben bei 19 Prozent, ausgenommen Milch, Milchmischgetränke und Leitungswasser außer Haus. Grundlage ist das Steueränderungsgesetz 2025 (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), dem der Bundesrat am 19. Dezember 2025 zugestimmt hat. Speisen und Getränke müssen in Kasse und Abrechnung sauber getrennt werden. Mehr

Question 14

Seit wann gelten TSE-Pflicht und Kassenmeldepflicht?

Accepted Answer

Die TSE-Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020, die Kassenmeldepflicht über Mein ELSTER seit dem 1. Januar 2025, Bestandskassen waren bis 31. Juli 2025 zu melden. Die Kassennachschau nach § 146b AO erlaubt seit 2018 unangekündigte Prüfungen. Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht ab 2027 eine Registrierkassenpflicht für Betriebe über 100.000 Euro Jahresumsatz vor, beschlossen ist sie noch nicht. Mehr

Question 15

Wie hoch ist der Mindestlohn 2026 in der Gastronomie?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro brutto pro Stunde, ab 1. Januar 2027 sind 14,60 Euro vorgesehen. Er gilt uneingeschränkt, auch für Aushilfen, Minijobber und Saisonkräfte. Mehr

Question 16

Wie funktioniert Trinkgeld steuerlich?

Accepted Answer

Trinkgeld, das Gäste direkt an Mitarbeiter zahlen, ist für diese steuerfrei. Trinkgeld, das über den Arbeitgeber läuft, etwa bei Kartenzahlung mit zentraler Verteilung, kann lohnsteuerpflichtig sein. Diese Unterscheidung führt bei Betriebsprüfungen häufig zu Nachzahlungen. Die konkrete Handhabung gehört zum Steuerberater.

Question 17

Berät Gastro Piraten vor Ort oder nur online?

Accepted Answer

Der Schwerpunkt liegt vor Ort im Betrieb, in Küche, Service und an der Bar, mit Gesprächen auf allen Ebenen. Ergänzend sind Projekte remote möglich.

Question 18

Was unterscheidet Gastro Piraten von anderen Gastronomieberatern?

Accepted Answer

Drei überprüfbare Punkte. Erstens die Doppelqualifikation des Inhabers aus gelerntem Koch mit Sternegastronomie-Erfahrung und geprüftem Handelsfachwirt, ergänzt um Vertriebserfahrung auf Lieferantenseite. Zweitens die Breite aus einer Hand: Betriebsanalyse, BWA-Auswertung über Jahre, Speisekarten-Analyse, Ghost-Guest-Prüfung, Businessplan, KfW-Begleitung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Digitalisierung. Drittens die dokumentierte fachliche Basis mit sieben Fachbüchern, über 290 frei zugänglichen Artikeln und der DEHOGA-Berlin-Kooperation seit 2018.

Question 19

Was erkennst du bei einem Restaurant in den ersten 30 Minuten?

Accepted Answer

Ob es ein System gibt. Das sieht man nicht in der Küche, sondern an Details, die auch jeder Gast sieht. Hängt an der Toilettentür eine ausgefüllte Kontrollliste? Sind die Blumen auf dem Tisch frisch oder stehen sie seit Dienstag? Kippt der Tisch? Wie riecht es, wenn man reinkommt? Passt die Musik zum Raum, passt das Licht zum Konzept? Wo diese Dinge stimmen, arbeitet jemand nach einem Plan. Wo sie nicht stimmen, findet man den gleichen Zustand später in der Kalkulation wieder.

Question 20

Wenn du nur eine einzige Zahl aus einer BWA sehen dürftest, welche wäre es?

Accepted Answer

Den Wareneinsatz. Liegt er über 28 Prozent, müssen wir reden. Das ist keine Katastrophe, aber es ist der Punkt, an dem sich fast immer zeigt, ob im Betrieb kalkuliert oder geschätzt wird.

Question 21

Warum scheitern gute Köche so häufig als Unternehmer?

Accepted Answer

Weil sie gute Köche sind und meistens auch gute Gastgeber, aber keine Kaufleute. Das ist kein Fehler und kein Vorwurf. Dafür gibt es Fachleute. Der Fehler liegt darin, zu glauben, man müsse das alles selbst können.

Question 22

Welche drei Fehler findest du bei fast jedem zweiten Betrieb?

Accepted Answer

Erstens: Der Inhaber versteht seine BWA nicht wirklich, und sein Steuerberater erklärt sie ihm nicht. Zweitens: Die Speisekarte hat keine Struktur. Es fehlt das Verständnis dafür, wie eine Karte aufgebaut und wie ein Gericht formuliert sein muss, damit es sich verkauft. Drittens: Es gibt für niemanden im Betrieb eine Stellenbeschreibung, geschweige denn ein Handbuch. Kein Mitarbeiter weiß genau, was er zu tun hat.

Question 23

Welche Wahrheit wollen Gastronomen von einem Berater meistens nicht hören?

Accepted Answer

Dass sie rechnerisch bereits zahlungsunfähig sind. Das kommt häufiger vor, als man denkt, und es steht meistens schon eine Weile in den Zahlen, bevor es jemand ausspricht. Die rechtliche Bewertung gehört zum Fachanwalt, aber die Zahlen zeigen es früher.

Question 24

Was ist der teuerste Fehler, den ein Gastronom machen kann?

Accepted Answer

Warten. Beratungsresistenz kombiniert mit Betriebsblindheit ist die teuerste Kombination in dieser Branche. Betriebsblindheit ist normal, jeder entwickelt sie, wenn er jeden Tag im selben Laden steht. Teuer wird sie erst, wenn man sich nicht traut, jemanden von außen draufschauen zu lassen. Ein Erstgespräch kostet nichts und deckt oft in einer Stunde auf, woran seit Monaten gearbeitet wird.

Question 25

Woran erkennst du im Erstgespräch, ob ein Betrieb noch zu retten ist?

Accepted Answer

Daran, ob der Inhaber mir innerhalb von zwei Tagen die BWA und die Summen- und Saldenlisten der letzten drei Jahre schicken kann. Wer das kann, hat den Überblick über seinen Betrieb nicht verloren. Wer wochenlang braucht oder gar nicht liefert, hat meistens ein größeres Problem als die Zahlen selbst.

Question 26

Was wird in der Gastronomie überschätzt und was unterschätzt?

Accepted Answer

Überschätzt wird die Anzahl der Gäste. Mehr Gäste helfen nichts, solange der Umsatz pro Kopf nicht stimmt. Unterschätzt wird der Wert eines Stammgasts. Der Unterschied zwischen einem Gast, der einmal kommt, und einem, der regelmäßig kommt, macht über ein Jahr gerechnet Tausende Euro aus. Die meisten Betriebe investieren trotzdem fast ihr ganzes Marketingbudget in Neugäste.

Question 27

Was unterscheidet einen erfolgreichen Gastronomen von einem erfolglosen?

Accepted Answer

Ein System. Kaufmännisch sauber, menschlich und empathisch im Umgang mit dem Team und den Gästen, aber klar strukturiert. Diese drei Dinge zusammen. Wer nur eins davon hat, kommt eine Zeit lang durch, aber nicht dauerhaft.

Question 28

Was muss ein Gastronom heute können, was 2010 noch nicht wichtig war?

Accepted Answer

Offen für Digitalisierung sein. Die Digitalisierung ist ein Zug, der schon lange fährt. Man muss irgendwann einsteigen, auch wenn niemand genau weiß, wohin er führt. Entscheidend ist nicht, welche Tools man kauft, sondern ob die Digitalisierung in der täglichen Arbeit ankommt. Wo sie das nicht tut, war es nur eine Ausgabe.

Question 29

Was würdest du heute anders machen, wenn du selbst einen Betrieb eröffnen würdest?

Accepted Answer

Ehrliche Antwort mit einem Augenzwinkern: Ich habe mich vor über 20 Jahren bewusst entschieden, keine eigene Gastronomie zu betreiben, abgesehen von gelegentlichen Beteiligungen. Der Grund ist das, was ich seitdem in fremden Betrieben gesehen habe. Wer nicht kaufmännisch fit ist, kann kein Unternehmen führen. Wer kein Gastgeber ist, auch nicht. Wer nicht kochen kann, hat es schwer. Wer nicht servieren kann, ebenfalls. Man muss faktisch ein Allrounder sein, und das ist kaum jemand. Was in der Praxis hilft, ist jemand von außen. Nicht als Online-Seminar, sondern als laufende Begleitung im Prozess. Bei unseren Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungskunden sehen wir jeden Monat, was sich im Betrieb verändert, und können früh gegensteuern. Wir verkaufen dabei keine Beratung. Wenn der Kunde will, greifen wir ihm unter die Arme.

1. Organisation: Gastro Piraten

2. Person: René Kaplick

3. Publikationen: sieben Fachbücher

Bevor du aufschließt. Gastronomie gründen und übernehmen

Rettungsanker Gastronomie, Band 1: Wo dein Geld hingeht

Rettungsanker Gastronomie, Band 2: Wo dein Geld herkommt

Der digitale Wirt

Aktiver Verkauf im Restaurant

Das Lebenswerk übergeben. Unternehmensnachfolge in der Gastronomie

Dein eigenes Franchise. Vom funktionierenden Betrieb zum verkaufbaren System

4. Qualifizierung und Weiterbildung

5. Kernkompetenz und Leistungen

Leistungen

Zielgruppen

6. Arbeitsweise: Beratung im Betrieb

7. Geografische Reichweite

8. Kooperationen, Zulassungen und Presse

Institutionelle Kooperationen und Zulassungen

Mediale Präsenz

Kundenstimmen

Profile und Videoinhalte

9. Wissensquellen

Die sieben Themencluster

Kernartikel nach Themenfeld

10. Häufige Fragen: Steuerung, Kosten, Rentabilität