No-Shows Gastronomie

Rechnung pro Tisch, die Eskalationstreppe gegen No-Shows, Mustertexte und was bei Weihnachtsfeiern und Silvester gilt

Freitag, 19:20 Uhr. Der Tisch am Fenster ist für vier gedeckt, seit 19 Uhr. Niemand kommt, niemand ruft an, die Handynummer geht auf die Mailbox. An der Tür stehen zwei Paare ohne Reservierung, die du vor einer Stunde weggeschickt hast, weil ja alles voll war. Um 20 Uhr räumst du die Gläser ab. Der Abend ist gelaufen, zumindest für diesen Tisch.

No-Shows gehören zu den teuersten Ärgernissen in der Gastronomie, gerade weil sie so unsichtbar sind. In keiner BWA steht eine Zeile „leere Tische“. Das Geld fehlt einfach. Und während Personal, Pacht und Energie an diesem Abend genauso bezahlt werden wie an jedem anderen, fehlt der Umsatz, der das alles tragen sollte.

In diesem Beitrag rechne ich mit dir durch, was ein leerer Tisch wirklich kostet, zeige die fünf Stufen, mit denen du No-Shows Schritt für Schritt reduzierst, erkläre, wann eine Ausfallgebühr rechtlich zulässig ist, und gebe dir Mustertexte, die du heute noch einsetzen kannst. Mit einem eigenen Teil für die Zeit, in der No-Shows am meisten wehtun: Weihnachtsfeiern und Silvester.

Wie groß ist das No-Show-Problem in der Gastronomie?

No-Shows betreffen fast die gesamte Branche. In einer Umfrage des DEHOGA Nordrhein-Westfalen unter 250 Gastronomen und Hoteliers gaben 87 Prozent an, das Problem aus eigener Erfahrung zu kennen. 60 Prozent der Betroffenen beziffern den Schaden auf bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes, rund 40 Prozent sogar auf mehr. Das ist oft mehr als der ganze Jahresgewinn.

Die Zahlen stammen aus der Umfrage, über die HOGAPAGE im Dezember 2025 berichtet hat. Dieselbe Umfrage zeigt, wie weit die Verzweiflung reicht: Rund jeder zehnte betroffene Betrieb nimmt Gäste schon vorab finanziell in die Pflicht, per Anzahlung oder hinterlegter Kreditkarte, und drei Prozent nehmen gar keine Reservierungen mehr an. Das ist die Notbremse, und sie kostet Planbarkeit.

Verstärkt hat sich das Problem mit der Online-Reservierung. Ein Klick genügt, und fürs Nichterscheinen gibt es keine spürbare Konsequenz. Manche Gäste reservieren parallel in zwei oder drei Restaurants und entscheiden spontan. Die Bequemlichkeit der einen wird zur Kalkulationslücke der anderen. Und am härtesten trifft es die Feiertage, wenn eine Gruppe mit 16 Personen am zweiten Weihnachtsfeiertag einfach nicht erscheint und der Platz nicht mehr zu vergeben ist.

Was kostet dich ein No-Show wirklich?

Ein No-Show kostet dich nicht den vollen Umsatz, sondern den Deckungsbeitrag, der nach Abzug des Wareneinsatzes übrig geblieben wäre, denn Personal, Pacht und Energie fallen ohnehin an. Bei einem Achtertisch mit 45 Euro Nettoumsatz pro Gast sind das bei 30 Prozent Wareneinsatz rund 250 Euro, die an einem einzigen Abend im Ergebnis fehlen.

Das klingt zunächst überschaubar. Rechne es aufs Jahr: Zwei leere Vierertische pro Woche bei 45 Euro Umsatz je Gast sind 360 Euro pro Woche, 18.720 Euro Umsatz im Jahr und gut 13.000 Euro Deckungsbeitrag, der dir fehlt. Für viele inhabergeführte Betriebe ist das ungefähr der Unterschied zwischen einem guten und einem knappen Jahr.

Annahmen: 45 Euro Nettoumsatz je Gast, 30 Prozent Wareneinsatz, 52 Wochen. Setz deine eigenen Werte ein. Wird ein Tisch kurzfristig neu vergeben, sinkt der Schaden entsprechend.

Die Zahl, die die meisten Betriebe nicht kennen, ist die erste Spalte. Fang deshalb damit an, No-Shows einen Monat lang zu zählen, mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl und ob der Tisch neu vergeben werden konnte. Wie du aus solchen Zahlen den Deckungsbeitrag pro Gast ableitest, zeigt der Beitrag zur Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie.

Warum erscheinen Gäste nicht?

Gäste erscheinen nicht, weil sie die Reservierung vergessen haben, weil sich ihre Pläne geändert haben und Absagen unbequem ist, weil sie mehrere Restaurants gleichzeitig reserviert haben oder weil eine Reservierung für sie unverbindlich wirkt. Die meisten No-Shows sind keine böse Absicht, sondern Bequemlichkeit, und genau deshalb lassen sie sich mit wenig Aufwand reduzieren.

Zwei Muster sehe ich besonders oft. Das erste ist die Reservierung, die lange im Voraus gemacht wurde, etwa drei Wochen vor dem Termin, und dann im Alltag untergeht. Das zweite ist die Mehrfachbuchung bei Gruppen: Einer reserviert für alle, die Pläne ändern sich im Chat der Gruppe, und niemand fühlt sich zuständig, beim Restaurant abzusagen.

Beide Muster haben dieselbe Lösung: Verbindlichkeit herstellen, bevor der Abend kommt. Ein Gast, der am Vortag eine freundliche Nachricht bekommt und kurz mit Ja antworten soll, sagt ab, wenn er nicht kommt. Ein Gast, der seit drei Wochen nichts mehr von dir gehört hat, vergisst dich.

Wie reduzierst du No-Shows Schritt für Schritt?

No-Shows reduzierst du am besten mit einer Eskalationstreppe in fünf Stufen: schriftliche Bestätigung, Erinnerung am Vortag, Bitte um Rückmeldung, Kreditkartengarantie oder Anzahlung und als letzte Stufe eine vorher vereinbarte Ausfallpauschale. Die ersten drei Stufen kosten fast nichts und wirken schon stark. Die letzten beiden setzt du gezielt dort ein, wo ein Ausfall richtig wehtut.

• Stufe 1, Bestätigung. Jede Reservierung wird sofort schriftlich bestätigt, per Mail oder Nachricht, mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl und der Bitte, rechtzeitig abzusagen. Wer etwas schwarz auf weiß hat, fühlt sich gebunden.
• Stufe 2, Erinnerung. Am Vortag eine kurze, freundliche Erinnerung. Das ist die wirksamste einzelne Maßnahme gegen das Vergessen.
• Stufe 3, Rückmeldung verlangen. In der Erinnerung um eine kurze Antwort bitten: Kommt ihr wie geplant? Wer nicht antwortet, bekommt einen Anruf am Mittag.
• Stufe 4, Kreditkartengarantie oder Anzahlung. Für Gruppen ab etwa sechs Personen, feste Menüs, Feiertage und die gefragtesten Abende. Über ein Reservierungssystem mit klaren Bedingungen.
• Stufe 5, Ausfallpauschale. Nur wenn sie vorher wirksam vereinbart wurde. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Wie stark die oberen Stufen wirken, zeigen Zahlen aus der Praxis: Nach einer Auswertung von OpenTable sinken No-Shows bei abgesicherten Reservierungen um rund die Hälfte, wie das Gastgewerbe-Magazin im Dezember 2025 berichtete. Zur Ehrlichkeit gehört die Gegenseite: Etwa ein Viertel der Gäste hinterlegt Kartendaten meist bereitwillig, etwas mehr als ein Viertel lehnt es grundsätzlich ab. Genau deshalb gehört die Kartengarantie an die richtigen Tage und nicht flächendeckend an jeden Tisch.

Die Treppe hat einen Vorteil, den viele unterschätzen: Du musst nicht von heute auf morgen Gebühren einführen und Stammgäste verärgern. Fang mit Stufe 1 bis 3 an, zähl einen Monat weiter, und entscheide dann, ob du für bestimmte Tage oder Gruppen höher gehst. Viele Betriebe stellen fest, dass sie Stufe 5 für das Tagesgeschäft nie brauchen.

Ein Blick in die eigene Branchenfamilie lohnt sich. Die Hotellerie hat das Problem vor Jahrzehnten gelöst: Kein Hotel hält ein Zimmer ohne Kreditkarte oder Garantie frei, und kein Gast empfindet das als Zumutung, weil es Standard ist. Wer ein Hotel mit Restaurant führt, kennt die Absurdität aus dem eigenen Haus: Fürs Zimmer gibt es eine Garantie, für den Zehnertisch an Heiligabend nicht. Diese Lücke schließt du mit denselben Werkzeugen, die dein Beherbergungsbereich längst nutzt.

Ein Reservierungssystem nimmt dir die Stufen 1 bis 4 weitgehend ab: Es bestätigt, erinnert, fragt nach und wickelt Kartengarantien ab. Wenn viele Reservierungen noch telefonisch reinkommen, lohnt sich auch ein Blick auf einen digitalen Telefonassistenten, der Reservierungen direkt einträgt und bestätigt. Was der kann und was nicht, steht im Beitrag KI am Telefon.

Ist eine No-Show-Gebühr rechtlich zulässig?

Eine No-Show-Gebühr ist zulässig, wenn sie vorher wirksam vereinbart wurde. Der Gast muss bei der Buchung klar darauf hingewiesen werden und den Bedingungen zustimmen. Eine Pauschale in Buchungsbedingungen darf den typischerweise entstehenden Schaden nicht übersteigen, und dem Gast muss ausdrücklich erlaubt sein nachzuweisen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

Hintergrund ist das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, konkret § 309 BGB. Dort steht in Nummer 5, dass eine Schadenspauschale den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigen darf und dem Kunden der Nachweis eines geringeren Schadens erlaubt sein muss. Nummer 6 verbietet Vertragsstrafen für den Fall, dass der Kunde die Leistung nicht abnimmt. Deshalb heißt die Gebühr sinnvollerweise Ausfallpauschale und nicht Strafe.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Lass deine Buchungsbedingungen vor der Einführung von einem Rechtsanwalt prüfen.

Bei der Höhe hilft dir die Rechnung von oben. Wenn dir pro Gast rund 30 Euro Deckungsbeitrag entgehen, ist eine Pauschale, die deutlich darunter liegt, gut zu begründen, eine Pauschale in Höhe des vollen Menüpreises eher nicht. Bei festen Menüs, für die du gezielt einkaufst und vorbereitest, liegt der typische Schaden höher als beim spontanen Abendessen à la carte, und entsprechend darf auch die Pauschale höher ausfallen.

Ein Detail mit echtem Geldwert betrifft die Steuer. Wird eine einbehaltene Zahlung als echter Schadensersatz eingeordnet, fällt darauf keine Umsatzsteuer an, weil keine Leistung dahintersteht. Die Abgrenzung im Einzelfall ist allerdings anspruchsvoll, etwa bei Pauschalen oder wenn nur ein Teil der Gruppe erscheint. Kläre die Behandlung mit deinem Steuerberater, bevor du ein Modell einführst. Wie die Steuersätze in der Gastronomie seit Januar 2026 grundsätzlich laufen, steht im Beitrag zur Umsatzsteuer in der Gastronomie.

Wie formulierst du Bestätigung und Erinnerung?

Bestätigung und Erinnerung formulierst du kurz, freundlich und mit einer klaren Bitte: Datum, Uhrzeit und Personenzahl wiederholen, um rechtzeitige Absage bitten und, falls vereinbart, die Ausfallpauschale nennen. Keine Drohung, kein Juristendeutsch. Der Gast soll das Gefühl haben, dass sich jemand auf ihn freut, nicht dass er überwacht wird.

Die Mustertexte sind Beispiele. Höhe der Pauschale und Fristen musst du an deinen Betrieb anpassen und die Bedingungen rechtlich prüfen lassen.

Die Erinnerung am Vortag hat übrigens einen zweiten Nutzen: Sie ist ein Verkaufsmoment. Ein Satz wie „Übrigens, morgen gibt es zum ersten Mal unsere Martinsgans“ macht Vorfreude und erhöht oft den Umsatz pro Tisch. Wie du solche Kontaktpunkte gezielt nutzt, ohne aufdringlich zu werden, zeigen wir in Aktiver Verkauf im Restaurant.

Was gilt bei Weihnachtsfeiern und Silvester?

Bei Weihnachtsfeiern und Silvester arbeitest du nicht mit einer einfachen Tischreservierung, sondern mit einer schriftlichen Vereinbarung: festes Menü oder Buffet, Personenzahl, Frist für die endgültige Teilnehmerzahl, Anzahlung und klare Regeln für spätere Absagen. An diesen Abenden kannst du einen leeren Tisch nicht mehr neu vergeben, und genau deshalb muss die Verbindlichkeit vorher stehen.

• Ein Ansprechpartner. Bei Firmenfeiern immer eine Person festlegen, die für die Teilnehmerzahl verantwortlich ist und unterschreibt.
• Frist für die endgültige Zahl. Etwa eine Woche vorher. Danach wird die gemeldete Zahl berechnet, auch wenn weniger kommen.
• Anzahlung. Für Feiern und Silvester üblich und fair. Sie wird auf die Rechnung angerechnet.
• Getränke regeln. Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch, schriftlich festhalten. Wie du eine Getränkepauschale sauber kalkulierst, steht im Beitrag zur Getränkepauschale.
• Rechnung an Firmen. Viele Firmen brauchen eine ordnungsgemäße Rechnung, ab 2027 bei größeren Betrieben auch als E-Rechnung. Kläre das bei der Buchung.

Der Oktober ist der richtige Monat, um diese Regeln festzulegen, bevor die ersten Firmen anrufen. Wie du die Weihnachtssaison insgesamt planst, von Menüs über Personal bis zu Kapazitäten, steht im Beitrag Weihnachtsfeiern und Saisonplanung in der Gastronomie. Und wer das ganze Jahr über mehr Gruppen gewinnen will, findet Ideen im Beitrag zu Gruppenreservierungen und Erlebnisgastronomie.

Wie reagierst du, wenn trotzdem jemand nicht kommt?

Wenn trotzdem jemand nicht kommt, rufst du nach 15 bis 20 Minuten einmal an, vergibst den Tisch dann an Gäste ohne Reservierung und dokumentierst den Ausfall. Bei vereinbarter Pauschale schickst du am nächsten Tag eine freundliche, sachliche Nachricht mit der Rechnung. Ohne Vereinbarung lässt du es gut sein und notierst den Namen für künftige Buchungen.

Kein Vorwurf, keine Rechnung im ersten Schritt. Wer sich daraufhin entschuldigt, hatte meist einen echten Grund und kommt wieder, oft mit schlechtem Gewissen und großem Bon. Wer gar nicht reagiert, bekommt beim nächsten Mal verbindlichere Regeln. So trennst du Kulanzfälle von Wiederholungsfällen, ohne einen guten Gast zu verlieren.

Das Notieren ist wichtiger, als es klingt. Wer zweimal nicht gekommen ist, bekommt beim dritten Mal eine Reservierung nur mit Kartengarantie oder an einem ruhigeren Tag. Gute Reservierungssysteme machen das automatisch. Und Gäste, die immer kommen, behandelst du entsprechend bevorzugt, wenn es eng wird. Das spricht sich herum, in beide Richtungen.

Ein letzter Punkt: Halte immer zwei, drei Plätze für Gäste ohne Reservierung frei, wenn dein Konzept das erlaubt, und führ eine Warteliste. Dann wird aus einem No-Show nicht automatisch ein leerer Tisch, sondern ein Tisch für die Paare, die an der Tür stehen. Wie du Spitzenzeiten und Personal dazu passend planst, steht im Beitrag zum Vatertag in der Gastronomie, der am Beispiel eines der vollsten Tage im Jahr zeigt, wie Mindestumsatz und Anzahlung in der Praxis funktionieren.

Welche Werkzeuge helfen dir gegen No-Shows?

Gegen No-Shows helfen ein Reservierungssystem mit automatischer Bestätigung und Erinnerung, eine Kartengarantie oder Anzahlungsfunktion für ausgewählte Tage, eine Warteliste und, wenn viele Anrufe kommen, ein Telefonassistent, der Reservierungen direkt ins System trägt. Entscheidend ist, dass alle Reservierungen an einer Stelle landen, egal ob sie per Telefon, Website oder Plattform kommen.

Wie du die digitalen Werkzeuge im Betrieb sinnvoll auswählst und miteinander verbindest, von der Reservierung über die Kasse bis zur Telefonlösung, beschreiben wir in unserem Buch Der digitale Wirt. Kapitel 4 heißt „Das Telefon oder der Gast“ und dreht sich genau um Reservierung und No-Shows. Mehr zum Buch steht auf der Seite Der digitale Wirt. Bei der Auswahl und Einrichtung begleiten wir Betriebe im Bereich Digitalisierung.

Du willst solche Themen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Um 20 Uhr räumst du die Gläser vom leeren Tisch. Oder du schickst am Vortag eine Nachricht mit drei Sätzen. Die Nachricht ist billiger.

Häufige Fragen zu No-Shows in der Gastronomie

Darf ein Restaurant eine No-Show-Gebühr verlangen?

Ja, wenn sie vorher wirksam vereinbart wurde. Eine Reservierung ist ein Vertrag, und wer unentschuldigt fernbleibt, kann grundsätzlich zum Schadensersatz verpflichtet sein. Eine pauschale Ausfallgebühr muss dem Gast aber bei der Buchung klar mitgeteilt werden und darf den typischerweise entstehenden Schaden nicht übersteigen. Ohne vorherige Vereinbarung lässt sich in der Praxis kaum etwas durchsetzen.

Wie hoch darf eine No-Show-Gebühr im Restaurant sein?

Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Eine Schadenspauschale in Buchungsbedingungen darf aber den Schaden nicht übersteigen, der typischerweise entsteht, also eher den entgangenen Deckungsbeitrag als den vollen Umsatz. Außerdem muss dem Gast ausdrücklich erlaubt werden nachzuweisen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist, etwa weil der Tisch neu vergeben wurde.

Ist eine No-Show-Gebühr eine Vertragsstrafe?

Sie sollte keine sein. Vertragsstrafen für die Nichtabnahme sind in Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegenüber Verbrauchern unwirksam. Zulässig sein kann dagegen eine Pauschale für den tatsächlich zu erwartenden Schaden. Formuliere die Gebühr deshalb als Ausfall- oder Schadenspauschale mit Nachweismöglichkeit, nicht als Strafe.

Was hilft am besten gegen No-Shows?

Am wirksamsten ist eine Kombination aus schriftlicher Bestätigung, Erinnerung am Vortag und der Bitte um kurze Rückmeldung. Das kostet fast nichts und senkt die Zahl der No-Shows spürbar. Kreditkartengarantie, Anzahlung oder Ausfallpauschale lohnen sich vor allem für Gruppen, Feiertage, feste Menüs und gefragte Abende.

Kann ich die Kreditkarte eines Gastes ohne Zustimmung belasten?

Nein. Eine Belastung ist nur möglich, wenn der Gast bei der Buchung der Hinterlegung der Karte und den Bedingungen für eine Belastung ausdrücklich zugestimmt hat. Das funktioniert in der Praxis nur über ein Reservierungssystem mit Kartengarantie und klar angezeigten Bedingungen.

Was gilt bei Weihnachtsfeiern und großen Gruppen?

Bei Gruppen solltest du nicht mit einer Tischreservierung arbeiten, sondern mit einer schriftlichen Vereinbarung: Menü, Personenzahl, Frist für die endgültige Teilnehmerzahl, Anzahlung und Regeln für spätere Absagen. Bei Firmen hilft es, einen Ansprechpartner festzulegen, der für die Personenzahl verantwortlich ist.

Schreckt eine Ausfallgebühr Gäste ab?

Bei den meisten Gästen nicht, wenn sie freundlich und transparent kommuniziert wird. Wer ohnehin kommen will, stört sich nicht daran. Abgeschreckt werden eher Mehrfachbucher, die vier Restaurants gleichzeitig reservieren. Für das Tagesgeschäft mit Paaren und kleinen Tischen reichen oft Bestätigung und Erinnerung, ohne Gebühr.

Wie verbreitet sind No-Shows in Deutschland?

In einer Umfrage des DEHOGA Nordrhein-Westfalen unter 250 Gastronomen und Hoteliers gaben 87 Prozent an, No-Shows aus eigener Erfahrung zu kennen. 60 Prozent der Betroffenen beziffern den Schaden auf bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes, rund 40 Prozent auf mehr. Die Quote im einzelnen Betrieb schwankt stark nach Lage, Konzept und Wochentag, deshalb ist die eigene Zählung wichtiger als jeder Durchschnitt.

Muss ich auf eine einbehaltene No-Show-Zahlung Umsatzsteuer abführen?

Wird die Zahlung als echter Schadensersatz eingeordnet, steht ihr keine Leistung gegenüber, und es fällt keine Umsatzsteuer an. Die Abgrenzung ist im Einzelfall anspruchsvoll, etwa bei Pauschalen oder wenn ein Teil der Gruppe erscheint. Kläre die Behandlung mit einem zugelassenen Steuerberater, bevor du ein Gebührenmodell einführst.

Ist Überbuchung eine sinnvolle Strategie gegen No-Shows?

Nein. Überbuchung verlagert das Risiko vom leeren auf den vollen Tisch: Erscheinen alle Gäste, stehen Menschen mit bestätigter Reservierung ohne Platz da, und genau diese Abende landen in den Bewertungen. Eine Warteliste erreicht denselben Effekt ohne dieses Risiko, weil frei werdende Plätze kurzfristig neu vergeben werden.

Lohnt sich ein Reservierungssystem gegen No-Shows?

Für Betriebe mit vielen Reservierungen meistens ja, weil es Bestätigungen und Erinnerungen automatisch verschickt, No-Shows dokumentiert und auf Wunsch Kartengarantien und Anzahlungen abwickelt. Vorher solltest du zählen, wie viele No-Shows du wirklich hast, um die Kosten des Systems dagegenrechnen zu können.