Buffet kalkulieren: Preis pro Person, Mengen, Catering mit Personal und Umsatzsteuer

Ein Buffet kalkulierst du richtig, indem du zuerst die Selbstkosten pro Person ermittelst (Wareneinsatz mit Puffer, Personal, Logistik, Geschirr, Energie) und darauf den Deckungsbeitrag in Euro setzt, den die Feier für deinen Betrieb bringen muss. Ein warmes Buffet liegt so im Haus selten unter 30 Euro netto, außer Haus mit Personal selten unter 38 Euro. Speisen kosten seit 2026 dauerhaft 7 Prozent Umsatzsteuer, auch beim Catering mit Personal, Getränke weiter 19 Prozent.

Ein Caterer bekommt eine Anfrage: Hochzeit, 80 Gäste, warmes Buffet, zwei Servicekräfte, alles inklusive. Er rechnet kurz im Kopf, nennt 38 Euro pro Person und schickt das Angebot raus. 80 mal 38, das sind 3.040 Euro. Klingt nach einem guten Auftrag.

Dann kommt der Tag. Wareneinsatz, zwei Kräfte über sieben Stunden, zweimal Anfahrt, Mietgeschirr, Aufbau, Abbau, die Getränke irgendwie mit drin. Am Ende bleiben keine 200 Euro übrig. Für einen Auftrag, der den ganzen Samstag frisst und an dem das Restaurant hätte geöffnet sein können.

So läuft es in vielen Betrieben. Das Buffet wird wie ein Tellergericht kalkuliert, mit einem Aufschlag auf den Wareneinsatz, und genau dort verschwindet das Geld. Dieser Beitrag zeigt, wie du ein Buffet für Feiern richtig kalkulierst: im Haus und außer Haus, mit und ohne Personal, als Festpreis oder nach Verbrauch, mit den richtigen Mengen und der richtigen Umsatzsteuer. Mit Zahlen, mit denen du morgen dein nächstes Angebot rechnen kannst.

Wie kalkuliere ich ein Buffet richtig?

Ein Buffet kalkulierst du von unten nach oben: Selbstkosten pro Person plus Ziel-Deckungsbeitrag pro Person ergibt den Nettopreis, darauf kommt die Umsatzsteuer. Die Wareneinsatzquote nutzt du am Ende nur als Kontrollwert, ob die Rechnung plausibel ist. Wer stattdessen den Wareneinsatz mit einem Faktor multipliziert, rechnet Personal, Logistik und Raum einfach weg, und genau die machen beim Buffet einen großen Teil der Kosten aus.

Warum nicht einfach „Wareneinsatz mal drei“? Weil diese Faustregel aus einer Zeit stammt, in der Personal, Energie und Pacht in einem ganz anderen Verhältnis zum Umsatz standen. Beim Buffet kommt hinzu, dass die Kosten anders verteilt sind als beim Tellergericht: weniger Service am Tisch, dafür Aufbau, Nachfüllen, Logistik und ein großer Mengenpuffer. Ein Faktor auf den Wareneinsatz trifft das nie. Warum der Deckungsbeitrag in Euro die bessere Steuergröße ist, haben wir in der Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie ausführlich durchgerechnet.

Der Marktpreis spielt erst am Ende eine Rolle. Er sagt dir, ob du mit deinem Preis mitspielen kannst, nicht, was dein Preis sein muss. Liegt deine Rechnung deutlich über dem, was in deiner Region üblich ist, ist das ein Signal, an Menge, Personal oder Format zu arbeiten, nicht, den Deckungsbeitrag zu streichen.

Wie viel Essen rechne ich pro Person?

Für ein Abendbuffet rechnest du pro erwachsenem Gast etwa 180 Gramm warme Hauptkomponente, 130 Gramm Beilagen, 100 Gramm kalte Komponenten, 70 Gramm Salat und 100 Gramm Dessert. Auf diese Menge kommt ein Sicherheitspuffer von 20 bis 25 Prozent, damit das Buffet bis zum Schluss voll aussieht. Kinder essen etwa die Hälfte. Diese Werte stammen aus unserer Beratungspraxis und sind ein Ausgangspunkt, kein Gesetz.

Der Puffer ist die heikelste Zahl der ganzen Kalkulation. Zu wenig, und das Buffet sieht um 21 Uhr geplündert aus. Zu viel, und die Hälfte landet in der Tonne. Die beste Absicherung ist eine einfache Liste nach jeder Feier: Was war übrig, was war zuerst leer? Nach fünf Feiern kennst du deine eigenen Mengen besser als jede Tabelle. Wie du Reste systematisch erfasst und senkst, steht in Lebensmittelabfälle in der Gastronomie.

Ein Trick aus der Praxis senkt Puffer und Reste zugleich: kleinere Schalen, häufiger nachgefüllt. Ein halb leerer großer Chafing Dish wirkt geizig, eine kleine volle Schale nicht. Und was nicht auf dem Buffet stand, kannst du am nächsten Tag noch verarbeiten.

Wie kalkuliere ich ein Buffet im eigenen Haus?

Im eigenen Haus sind Küche, Geschirr und ein Grundteam ohnehin da, deshalb ist das Buffet dort die margenstärkste Variante. Du kalkulierst Wareneinsatz plus die zusätzlichen Personalstunden für Aufbau, Nachfüllen, Abräumen und Spülen, plus Energie und Reinigung, und setzt den Deckungsbeitrag dazu, den der Abend für Raum und Fixkosten bringen muss. Bei 80 Gästen landest du so typischerweise bei 32 bis 35 Euro netto.

Die Personalkosten sind mit Arbeitgeberanteil gerechnet, 22 Euro je Stunde im Service und 21 Euro in der Spülküche. Mit dem Mindestlohn von 14,60 Euro ab 2027 steigen diese Werte noch einmal. Wer jetzt Feiern für 2027 verkauft, sollte diese Steigerung bereits einrechnen. Wie du Personalkosten pro Stunde richtig ermittelst, steht in Personalkosten in der Gastronomie.

Der Kontrollwert: 9,50 Euro Wareneinsatz bei 32 Euro Nettopreis sind 29,7 Prozent. Das liegt im üblichen Bereich für Speisen von 28 bis 32 Prozent. Würde die Quote weit darüber liegen, wäre das ein Hinweis, dass Mengen, Puffer oder Einkauf nicht stimmen. Würde sie weit darunter liegen, ist dein Preis im Vergleich zum Markt vielleicht schwer zu verkaufen.

Das Buffet im Haus ist nicht nur etwas für gebuchte Feiern. Ein Sonntagsbrunch oder ein Mittagsbuffet füllt Zeiten, in denen Küche und Team ohnehin bereitstehen, aber wenig los ist. Weil die Fixkosten dann sowieso laufen, ist jeder Euro Deckungsbeitrag dort besonders wertvoll, vorausgesetzt, Menge und Reste sind im Griff.

Wie kalkuliere ich Catering außer Haus mit Personal?

Außer Haus kommt zum Wareneinsatz alles dazu, was im eigenen Haus schon bezahlt ist: Anfahrt, Auf- und Abbau, Mietgeschirr, Warmhaltetechnik, die Leerzeit deiner Leute vor Ort und die Rückfahrt spät am Abend. Das sind schnell 12 bis 15 Euro pro Person zusätzlich, bevor ein Cent Gewinn kalkuliert ist. Genau diese Posten entscheiden, ob ein Catering Geld bringt oder kostet.

Diese 23,75 Euro sind reine Selbstkosten. Der Wareneinsatz macht dabei nur gut 40 Prozent aus, Personal, Geschirr und Logistik fast 60 Prozent. Genau deshalb scheitert jede Kalkulation, die nur auf den Wareneinsatz schaut. Wer hier „mal drei“ rechnet, kommt auf 30 Euro und hat nach Abzug der Selbstkosten gut 6 Euro pro Person, also rund 500 Euro für einen ganzen Samstag.

Das Personal rechnest du immer in Vollkosten, nicht im Stundenlohn. Zum Lohn kommen Arbeitgeberanteile, Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit und die Fahrzeit. Für eine Servicekraft außer Haus landest du so bei 22 bis 28 Euro pro Stunde. Für 2027 rechnest du wegen des höheren Mindestlohns und neuer Tarifabschlüsse mit spürbar mehr. Welche Tarife in deinem Bundesland gelten, steht in Tarifvertrag Gastronomie.

Wie hoch muss der Deckungsbeitrag einer Feier sein?

Der Deckungsbeitrag einer Feier muss mindestens so hoch sein wie das, was dein Betrieb an diesem Tag ohne Feier verdient hätte, plus einen Zuschlag für das Risiko. Außer Haus kommt hinzu, dass dein Team und deine Fahrzeuge an diesem Tag nicht anders eingesetzt werden können. Eine einfache Regel: Ein Samstag mit Feier muss mehr bringen als ein normaler Samstag im Restaurant.

So findest du die Zahl. Schau in deine Kassendaten: Wie viel Umsatz macht dein Restaurant an einem durchschnittlichen Samstag, und was bleibt davon nach Wareneinsatz und Personal übrig? Das ist der Deckungsbeitrag, den du durch die Feier ersetzen musst. Liegt er bei 1.400 Euro, muss auch die Feier mindestens 1.400 Euro Deckungsbeitrag bringen. Bei 80 Gästen sind das 17,50 Euro pro Person.

In diesem Beispiel heißt das: Unter 41 Euro netto pro Person, also knapp 44 Euro brutto, lohnt sich die Hochzeit außer Haus gegenüber einem normalen Samstag nicht. Die Getränke kommen mit eigener Marge obendrauf und sind deine Reserve. Der Wareneinsatz liegt bei 41 Euro bei 24 Prozent, als Kontrollwert unauffällig.

Diese Rechnung ist der wichtigste Schritt, den die meisten Betriebe überspringen. Ohne sie verkaufst du Feiern, die viel Arbeit machen und am Ende weniger bringen als ein ruhiger Abend im eigenen Haus. Wie du Feiern und Veranstaltungen insgesamt kalkulierst und verhandelst, steht in Feiern und Veranstaltungen in der Gastronomie.

Festpreis oder Abrechnung nach Verbrauch?

Ein Festpreis pro Person lohnt sich, wenn du Mengen und Verbrauch sicher einschätzen kannst, die Abrechnung nach Verbrauch lohnt sich, wenn der Verbrauch stark schwankt, vor allem bei Getränken. Die Entscheidung ist keine Geschmacksfrage, sondern eine Frage, wer das Risiko trägt. Beim Festpreis trägst du es, deshalb gehört ein Puffer in den Preis.

Beim Festpreis weiß der Kunde vorher genau, was die Feier kostet, egal wie hungrig die Gäste sind. Das verkauft sich gut, aber das Risiko liegt bei dir. Bei der Abrechnung nach Verbrauch gibst du das Risiko zurück. Das setzt eine saubere Dokumentation voraus, was tatsächlich verbraucht wurde, und Vertrauen auf Kundenseite. Ohne Belege wird aus der Spitzabrechnung am Ende ein Streitgespräch.

Wie kalkuliere ich die Getränke bei einer Feier?

Getränke kalkulierst du immer getrennt von den Speisen, weil sie mit 19 Prozent Umsatzsteuer anders behandelt werden und weil die Marge auf Getränke meist deutlich höher ist. Für einen langen Abend rechnest du mit vier bis fünf Getränken pro Gast plus Wasser. Eine Pauschale berechnest du aus diesem erwarteten Verbrauch zu deinen Verkaufspreisen plus Puffer, nicht aus einer Marktzahl.

Ein Beispiel zeigt, wo die Reserve liegt: Kostet ein Glas Wein im Einkauf 1,10 Euro und verkaufst du es für 5,50 Euro brutto, also 4,62 Euro netto, liegt der Wareneinsatz bei knapp 24 Prozent. Bei Bier und Softdrinks ist es oft ähnlich. Ein knapp kalkuliertes Buffet trägt sich deshalb häufig erst über die Getränke. Genau deshalb gehören die Getränke nie unbemerkt in den Speisen-Festpreis.

In der Praxis gibt es drei Modelle, und du solltest aktiv das passende vorschlagen:

Wie du eine Getränkepauschale Schritt für Schritt rechnest, steht in Getränkepauschale Hochzeit kalkulieren. Für Feiern ab Juli 2027 kommt die Zuckersteuer auf Softdrinks dazu, die du bei Kindern und Fahrern spürst. Mehr dazu in Zuckersteuer in der Gastronomie.

Welche Umsatzsteuer gilt für Buffet und Catering?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent und für Getränke weiterhin 19 Prozent Umsatzsteuer, im Restaurant, beim Buffet und auch beim Catering mit Personal, Geschirr und Aufbau. Bei Kombiangeboten zum Pauschalpreis darf der Getränkeanteil vereinfacht mit 30 Prozent angesetzt werden. Grundlage sind § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG und das BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025.

Die Rechtsgrundlage steht in § 12 Umsatzsteuergesetz. Für das Catering war früher die große Streitfrage, ob Personal, Geschirr und Aufbau aus der Speisenlieferung eine sonstige Leistung mit 19 Prozent machen. Diese Frage hat für die Speisen ihre Bedeutung verloren: Nach Auffassung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks auf Grundlage der BMF-Schreiben ist die Gestellung von Geschirr und Personal grundsätzlich Teil der ermäßigt besteuerten Verpflegungsdienstleistung. Die Getränke bleiben bei 19 Prozent.

Ob die Pauschale oder die genaue Aufteilung nach Einzelpreisen für dein Angebot günstiger ist, rechnet dir dein Steuerberater durch. Liegt dein echter Getränkeanteil deutlich unter 30 Prozent, kann die genaue Aufteilung Steuer sparen. Wichtig ist, dass du eine Methode wählst und sie einheitlich anwendest. Mehr zum Thema steht in Umsatzsteuer in der Gastronomie.

Wie baust du den Preis ins Angebot ein?

Du baust den Preis ins Angebot ein, indem du Speisen, Getränke, Service und Logistik als getrennte Posten ausweist und den Preis nach Gästezahl staffelst. Transparenz schützt deine Marge, weil du jeden Posten einzeln begründen kannst, statt über eine große Gesamtsumme zu verhandeln. Und sie macht die Umsatzsteuer sauber, weil Speisen und Getränke ohnehin getrennt werden müssen.

Die Staffelung nach Gästezahl ist der zweite Hebel. Anfahrt, Aufbau und Grundausstattung sind Fixkosten der Feier, die sich auf mehr Gäste besser verteilen. Biete deshalb zum Beispiel einen Preis ab 30 Gäste, einen ab 60 und einen ab 100. Für kleine Gruppen legst du einen Mindestumsatz fest, damit sich der Aufwand lohnt.

Für preissensible Kunden hast du eine bessere Antwort als Rabatt: eine schlankere Variante. Selbstbedienung statt Service am Platz, ein Gang weniger, ein günstigeres Hauptprodukt. So bleibt dein Deckungsbeitrag stabil, und der Kunde bekommt trotzdem einen Preis, der passt. Wie du preissensible Gäste hältst, ohne Marge zu verschenken, steht in Downtrading in der Gastronomie.

Was ändert sich je nach Anlass?

Die Methode bleibt gleich, aber Dauer, Tageszeit, Getränkeverbrauch und Erwartung verschieben sich je nach Anlass deutlich. Eine Hochzeit ist lang, abends und getränkestark, eine Trauerfeier kurz, tagsüber und preissensibel, ein runder Geburtstag liegt dazwischen. Wer alle Anlässe mit demselben Preis rechnet, verschenkt bei der einen Feier Marge und verliert bei der anderen den Auftrag.

Die Trauerfeier verdient einen eigenen Gedanken. Hier zählt nicht die Premium-Marge, sondern eine ruhige, verlässliche Abwicklung. Wer das ernst nimmt, wird weiterempfohlen, und zwar genau von den Familien, die später ihre Hochzeiten und Geburtstage feiern. Für Firmenfeiern im Advent haben wir einen eigenen Beitrag: Weihnachtsfeier in der Gastronomie.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis zeigt sich fast immer dasselbe Muster: Der Betrieb hat viele Feiern, viel Arbeit und am Jahresende zu wenig übrig. Der Grund ist selten der Preis allein, sondern eine Kalkulation, in der Personal, Logistik und Getränke nicht getrennt gerechnet werden. Das folgende Beispiel aus unserer Beratung zeigt, was sich ändert, wenn man es tut.

Das Muster ist überall gleich: Wer Feiern als Zusatzgeschäft nebenbei laufen lässt, kalkuliert sie zu billig. Wer sie als eigenes Produkt mit eigener Rechnung führt, verdient daran. Für viele Landgasthöfe und Familienbetriebe ist das Feiergeschäft ein zweites Standbein, das genau deshalb sauber gerechnet sein muss.

Häufige Fragen zur Buffet-Kalkulation

Wie kalkuliere ich ein Buffet pro Person?

Du ermittelst zuerst die Selbstkosten pro Person: Wareneinsatz mit Puffer, Personal in Vollkosten, Logistik, Geschirr, Energie und Schwund. Darauf setzt du den Deckungsbeitrag in Euro, den die Feier für deinen Betrieb bringen muss, und am Ende 7 Prozent Umsatzsteuer auf Speisen. Die Wareneinsatzquote nutzt du nur als Kontrollwert.

Was kostet ein Buffet pro Person in der Kalkulation?

Der Wareneinsatz für ein warmes Buffet liegt meist bei 8 bis 11 Euro pro Person inklusive Puffer. Im eigenen Haus ergibt sich daraus mit Personal und Deckungsbeitrag typischerweise ein Preis von 32 bis 35 Euro netto, außer Haus mit Personal und Logistik selten unter 38 Euro netto. Entscheidend ist deine eigene Rechnung, nicht der Marktdurchschnitt.

Wie viel Essen rechne ich pro Person bei einem Buffet?

Pro erwachsenem Gast rechnest du beim Abendbuffet etwa 180 Gramm warme Hauptkomponente, 130 Gramm Beilagen, 100 Gramm kalte Komponenten, 70 Gramm Salat und 100 Gramm Dessert. Auf diese Menge kommt ein Puffer von 20 bis 25 Prozent. Kinder essen etwa die Hälfte.

Welche Umsatzsteuer gilt für Catering mit Personal?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent, auch beim Catering mit Personal, Geschirr und Aufbau, weil diese Leistungen grundsätzlich Teil der ermäßigt besteuerten Verpflegungsdienstleistung sind. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Bei Kombiangeboten zum Pauschalpreis darf der Getränkeanteil vereinfacht mit 30 Prozent angesetzt werden.

Soll ich Getränke pauschal oder nach Verbrauch abrechnen?

Bei kurzen Feiern von drei bis vier Stunden ist die Abrechnung nach Verbrauch oft fairer. Bei langen Feiern lohnt sich eine Pauschale für ein klar definiertes Sortiment wie Bier, Wein und alkoholfreie Getränke. Spirituosen, Longdrinks und Premiumweine rechnest du nach Verbrauch ab, sonst deckt die Pauschale bei durstigen Gästen nicht einmal den Einkauf.

Wie kalkuliere ich das Personal für ein Catering außer Haus?

Rechne Servicekräfte in Vollkosten, nicht im Stundenlohn. Mit Arbeitgeberanteil, Zuschlägen und Fahrzeit landest du bei 22 bis 28 Euro pro Stunde. Wichtig sind die oft vergessenen Zeiten: Aufbau, Leerzeit vor Ort, Abbau und Rückfahrt am Abend. Für 2027 rechnest du wegen des Mindestlohns von 14,60 Euro mit höheren Werten.

Warum reicht die Mal-drei-Methode beim Buffet nicht?

Die Mal-drei-Methode multipliziert nur den Wareneinsatz und ignoriert Personal, Logistik und Geschirr. Beim Catering außer Haus macht der Wareneinsatz oft nur gut 40 Prozent der Selbstkosten aus. Wer den Wareneinsatz mal drei rechnet, bleibt bei einer Hochzeit mit 80 Gästen schnell bei rund 500 Euro Deckungsbeitrag für einen ganzen Samstag.

Wie viele Servicekräfte brauche ich für 80 Gäste?

Für ein Buffet mit 80 Gästen rechnest du in der Regel mit zwei bis drei Servicekräften, je nach Servicegrad und Getränkeausgabe. Bei reiner Selbstbedienung reichen oft zwei, bei Getränkeservice am Platz oder Flying Buffet brauchst du mehr. Rechne pro Kraft außer Haus mindestens sieben Stunden inklusive Auf- und Abbau.

Ein volles Buffet ist kein Erfolg. Ein volles Buffet mit sauberem Deckungsbeitrag ist einer.