Buffet kalkulieren 2026

Ein Caterer bekommt eine Anfrage: Hochzeit, 80 Gäste, warmes Buffet, zwei Servicekräfte, alles inklusive. Er rechnet kurz im Kopf, nennt 38 Euro pro Person und schickt das Angebot raus. 80 mal 38, das sind 3.040 Euro. Klingt nach einem guten Auftrag, oder?

Dann kommt der Tag. Wareneinsatz, zwei Kräfte über sechs Stunden, zweimal Anfahrt, Mietgeschirr, Aufbau, Abbau, und seit dem 1. Januar 2026 hat sich auch noch die Mehrwertsteuer-Logik geändert. Am Ende bleiben unterm Strich keine 200 Euro übrig. Bei einem Auftrag, der den ganzen Samstag frisst.

So läuft es in tausenden Betrieben. Das Buffet kalkulieren viele wie ein Tagesgericht a la carte, und genau da verbrennt das Geld. Wer ein Feier-Buffet kalkulieren will, rechnet anders als im normalen Restaurantbetrieb.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du ein Buffet für Feiern richtig kalkulierst: im Haus und außer Haus, mit und ohne Personal, als Festpreis oder nach Verbrauch, und was die Mehrwertsteuer-Reform 2026 konkret an deiner Rechnung verändert. Mit Zahlen, an denen du dich morgen orientieren kannst.

Was kostet ein Buffet pro Person in der Kalkulation wirklich?

Ein Buffet pro Person kalkulierst du nicht über den Marktpreis, sondern über deine echten Kosten plus den Deckungsbeitrag, den dein Betrieb braucht. Der Marktpreis ist nur die Obergrenze, die dir sagt, ob du überhaupt mitspielen kannst.

Was der Gast am Ende zahlt, hängt komplett vom Format ab, vom schlichten kalten Buffet bis zum mehrgängigen Hochzeitscatering. Wichtiger als jede Marktzahl ist eine einfache Regel: Dein Preis muss deine Kosten plus Deckungsbeitrag decken, sonst arbeitest du für andere. Ein warmes Buffet rechnet sich in der Praxis selten unter 30 Euro netto pro Person, nach oben ist es bei Premium offen (Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2024/2025). Vergleichsportale werben mit niedrigeren Zahlen, aber die gelten für abgespeckte Pakete, nicht für eine ausfinanzierte Kalkulation.

Deine Kalkulation beginnt unten, beim Wareneinsatz. Und der hängt an zwei Stellschrauben: an der Menge pro Person und am Schwund. Beides wird beim Buffet regelmäßig falsch eingeschätzt.

Ein Buffet verliert auf zwei Arten Geld, und beide sehen am Anfang harmlos aus. Entweder du kalkulierst zu knapp, dann frisst der Schwund deine Marge auf, weil am Ende die Hälfte der Reste in der Tonne landet. Oder du kalkulierst die Nebenkosten zu niedrig, dann stimmt der Preis pro Person nur auf dem Papier. In beiden Fällen merkst du es erst, wenn du nach der Feier nachrechnest. Genau deshalb gehört die Kalkulation vor das Angebot, nicht danach.

Faustregeln Menge pro erwachsenem Gast (Abendbuffet) Warme Hauptkomponente (Fleisch oder Fisch): ca. 180 gWarme Beilagen (Kartoffeln, Nudeln, Gemüse): ca. 130 gKalte Komponenten und Aufschnitt: ca. 100 gSalate: ca. 70 gDessert: ca. 100 g, mehr nur, wenn das Dessert der Schwerpunkt istAuf die errechnete Gesamtmenge kommt ein Sicherheitspuffer von 20 bis 25 Prozent, damit das Buffet bis zum Schluss voll aussieht. Genau dieser Puffer ist Kostentreiber und Schwundrisiko zugleich. Bei Kindern rechnest du etwa die halbe Menge. (Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2024/2025)

Rechne ein Beispiel mit. Bei einem warmen Buffet landest du je nach Einkauf und Speisenauswahl schnell bei einem Wareneinsatz von 8 bis 11 Euro pro Person, Puffer schon eingerechnet. Wer hier mit standardisierten Rezepturen arbeitet und seinen Wareneinsatz im Griff hat, spart bei jeder Feier dreistellig. Wie du den Wareneinsatz dauerhaft drückst, ohne an der Qualität zu sparen, zeigen wir dir im Detail in unserem Beitrag zum Wareneinsatz optimieren.

Den größten Fehler an dieser Stelle machst du, wenn du beim Buffet nur den Wareneinsatz mit drei multiplizierst und denkst, das passt. Tut es nicht. Diese Mal-drei-Methode stammt aus einer Zeit, in der Personal, Energie und Pacht in einem völlig anderen Verhältnis zum Umsatz standen. Warum sie heute systematisch in die falsche Richtung rechnet und wie du es richtig machst, haben wir in der Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie komplett durchgerechnet.

Wie kalkuliere ich ein Buffet im Haus richtig?

Beim Buffet im eigenen Haus kalkulierst du Wareneinsatz plus anteilige Fixkosten plus Personal plus Deckungsbeitrag, und du nutzt den Vorteil, dass Küche, Geschirr und Grundpersonal ohnehin da sind. Genau dieser Heimvorteil macht das Buffet im Haus zur margenstärksten Variante.

So gehst du vor. Du nimmst deinen Wareneinsatz pro Person und teilst ihn durch deine Zielwareneinsatzquote für Speisen. Beispiel: 9,50 Euro Wareneinsatz, Zielquote 28 Prozent. 9,50 geteilt durch 0,28 ergibt einen Netto-Speisenpreis von 33,93 Euro pro Person. Darauf kommen seit 2026 nur noch 7 Prozent Umsatzsteuer auf Speisen, macht rund 36,30 Euro brutto.

1. Wareneinsatz pro Person sauber ermitteln, inklusive Sicherheitspuffer.
2. Durch deine Zielwareneinsatzquote teilen, das ergibt den Netto-Speisenpreis.
3. 7 Prozent Umsatzsteuer aufschlagen, das ist dein Bruttopreis für die Speisen.
4. Gegen den Marktpreis prüfen und gegen deine echten Selbstkosten gegenrechnen.

Diese 28 Prozent sind kein Naturgesetz. Wer hohe Personalkosten oder teure Pacht hat, muss die Zielquote niedriger ansetzen, sonst deckt der Preis die Fixkosten nicht. Deshalb ist der erste Schritt immer der gleiche: Du musst deine eigenen Zahlen kennen, nicht den Branchendurchschnitt. Was du wirklich für Personal, Energie und Pacht ausgibst, steht in deiner BWA.

Der zweite Hebel im Haus ist das Personal. Ein Selbstbedienungsbuffet braucht weniger Servicekräfte als ein a-la-carte-Abend. Das senkt deine Personalkosten pro Gast und ist einer der Gründe, warum Buffets bei hohem Gästeaufkommen so beliebt sind. Trotzdem gilt: Aufbau, Nachfüllen, Abräumen und Spülen kosten Arbeitszeit, und die gehört in den Preis.

Tipp aus der Praxis Lege für wiederkehrende Buffets eine feste Kalkulationsvorlage an: Wareneinsatz je Komponente, Mengen pro Person, Personalstunden, Zielquote. Einmal sauber gebaut, kalkulierst du jede neue Anfrage in zehn Minuten statt im Kopf. Das ist der Unterschied zwischen einem Bauchpreis und einem Preis, der trägt.

Das Buffet im Haus ist nicht nur etwas für gebuchte Feiern. Ein Sonntagsbrunch oder ein festes Mittagsbuffet füllt genau die Zeiten, in denen deine Küche und dein Personal ohnehin bereitstehen, aber zu wenig los ist. Weil die Fixkosten in diesen Stunden sowieso laufen, ist der Deckungsbeitrag aus einem gut kalkulierten Buffet hier besonders wertvoll. Voraussetzung ist, dass du die Menge triffst und den Schwund im Griff hast, sonst kippt der Vorteil ins Gegenteil.

Wie kalkuliere ich Catering außer Haus mit Personal?

Außer Haus kommt zum Wareneinsatz alles dazu, was im eigenen Haus schon bezahlt ist: Anfahrt, Auf- und Abbau, Mietgeschirr, Warmhaltetechnik, die Leerzeit deiner Leute vor Ort und die Rückfahrt. Das sind schnell 15 bis 25 Euro pro Person zusätzlich, und genau diese Posten entscheiden, ob dein Catering Geld bringt oder kostet.

Die Kostenstruktur eines Caterings teilt sich grob so auf: rund 60 Prozent Speisen, etwa 25 Prozent Service und Personal, ungefähr 15 Prozent Logistik und Equipment (Quelle: Branchen-Fachpresse, 2026). Wer nur die Speisen kalkuliert und die anderen 40 Prozent vergisst, arbeitet bei jeder Feier draufzahlend.

Das Personal rechnest du in Vollkosten, nicht im Mindestlohn. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit Jahresbeginn 2026 bei 13,90 Euro pro Stunde und steigt 2027 auf 14,50 Euro. Mit Lohnnebenkosten, Vorbereitung, An- und Abfahrt landest du bei einer Servicekraft realistisch bei 22 bis 28 Euro pro Stunde echten Kosten. Kalkuliere vorausschauend mit dem 2027er Niveau, sonst holt dich die nächste Lohnrunde mitten in der Saison ein.

Rechenbeispiel Personal außer Haus, Hochzeit mit 80 Gästen:

• 2 Servicekräfte, je 7 Stunden vor Ort inklusive Auf- und Abbau: 14 Stunden
• 14 Stunden mal 25 Euro Vollkosten: 350 Euro
• Anfahrt und Fahrzeug, zweimal hin und zurück: 80 bis 120 Euro
• Mietgeschirr, Gläser und Reinigung: 4 bis 8 Euro pro Person, also 320 bis 640 Euro

Allein Personal und Logistik liegen hier bei rund 750 bis 1.100 Euro, also etwa 10 bis 14 Euro pro Gast, bevor ein einziges Gramm Essen kalkuliert ist. Wer das nicht einpreist, verschenkt genau diese Summe.

Setzt du alles zusammen, sieht die Kostenseite einer Hochzeit mit 80 Gästen außer Haus so aus. Die Getränke sind hier bewusst noch nicht enthalten, die rechnest du separat:

Position	Gesamt (80 Gäste)	pro Person
Wareneinsatz Speisen (inkl. Puffer)	800 Euro	10,00 Euro
Servicepersonal (2 Kräfte, 14 Stunden)	350 Euro	4,38 Euro
Anfahrt und Fahrzeug	100 Euro	1,25 Euro
Mietgeschirr, Gläser, Reinigung	480 Euro	6,00 Euro
Warmhaltetechnik und Logistik	120 Euro	1,50 Euro
Schwund und Bruch (Puffer)	50 Euro	0,63 Euro
Selbstkosten gesamt	1.900 Euro	23,75 Euro

Diese 23,75 Euro pro Person sind reine Selbstkosten, noch ohne einen Cent Gewinn und ohne Getränke. Setzt du den Buffetpreis auf 39 Euro netto pro Person an, das sind 41,73 Euro brutto mit 7 Prozent, bleibt ein Deckungsbeitrag von gut 15 Euro pro Person, also rund 1.200 Euro für die Feier. Die Getränke kommen mit eigener Marge obendrauf. Genau so wird aus einem Auftrag, der den Samstag frisst, ein Auftrag, der sich rechnet.

René Kaplick hat in über 5.600 Beratungen beobachtet, dass die meisten Betriebe ihr Catering-Buffet exakt wie ein Tellergericht im Haus kalkulieren und dabei drei Posten komplett vergessen: die Anfahrt, die Auf- und Abbauzeit und die Leerstunden des Personals vor Ort. Bei einer Feier mit 80 Gästen sind das schnell 600 bis 900 Euro, die niemand in Rechnung gestellt hat. Genau das ist der Grund, warum so viele Caterer viel zu tun haben und am Jahresende trotzdem nichts übrig bleibt.

Achtung: die drei vergessenen Posten Leerzeit vor Ort: Dein Personal steht zwischen Aufbau und Service oft Stunden bereit. Diese Zeit kostet dich Geld und muss in den Preis.Rückfahrt und Abbau am späten Abend: fällt fast immer in Zuschlagszeiten und wird trotzdem selten berechnet.Bruch und Verlust bei Mietgeschirr: kalkuliere pauschal 3 bis 5 Prozent Schwund ein, sonst zahlst du am Monatsende drauf.Die Lohnabrechnung deiner Aushilfen und Servicekräfte für solche Events nimmt dir übrigens viel Arbeit ab, wenn sie sauber läuft. Genau das übernehmen wir in unserer Lohnbuchhaltung für Gastronomiebetriebe.

Buffet als Festpreis oder genau abrechnen: Was lohnt sich für dich?

Ein Festpreis pro Person lohnt sich für dich, wenn du Mengen und Verbrauch sicher einschätzen kannst, eine genaue Abrechnung nach Verbrauch lohnt sich, wenn der Verbrauch stark schwankt, vor allem bei den Getränken. Die Entscheidung ist keine Geschmacksfrage, sondern eine Frage, wer das Risiko trägt.

Beim Festpreis nimmst du dem Kunden die Unsicherheit ab. Er weiß vorher genau, was die Feier kostet, egal wie hungrig oder durstig die Gäste sind. Dieses Risiko liegt dann bei dir, und genau dafür musst du einen Puffer einpreisen. Wer Festpreise ohne Puffer anbietet, wettet jedes Mal gegen das eigene Buffet.

Bei der Abrechnung nach Verbrauch gibst du das Risiko an den Kunden zurück. Das setzt aber zwei Dinge voraus: eine saubere Dokumentation, was tatsächlich verbraucht wurde, und Vertrauen auf Kundenseite. Ohne Beleg wird aus der Spitzabrechnung am Ende ein Streitgespräch.

Die Getränke-Schwelle Bei kurzen Feiern von 3 bis 4 Stunden ist die Einzelabrechnung der Getränke für den Kunden oft günstiger. Bei langen Feiern ab 6 Stunden lohnt sich fast immer die Getränkepauschale, weil der Verbrauch hoch und schwer kalkulierbar ist. Für dich heißt das: lange Feier plus Pauschale gleich planbare Marge. Kurze Feier plus Verbrauch gleich faires Angebot ohne dein Risiko.

Wie kalkuliere ich die Getränke bei einer Feier?

Getränke kalkulierst du immer getrennt von den Speisen, weil sie steuerlich mit 19 Prozent anders behandelt werden und weil die Marge auf Getränke meist deutlich höher ist als auf das Buffet. Wer Speisen und Getränke in einen Topf wirft, verschenkt Marge und macht sich die Steuer unnötig kompliziert.

Für die Menge planst du pro Gast rund 4 bis 5 Getränke über einen langen Abend, Wasser zusätzlich. Einen festen Eurobetrag als Pauschale leitest du daraus aber nicht blind ab. Rechne ehrlich: Kostet ein Bier oder ein Glas Wein bei dir 4 bis 6 Euro, liegt allein der Verkaufswert von 5 Getränken schon bei 20 bis 30 Euro pro Person, und das ohne einen einzigen Schnaps. Eine Pauschale, die das abdecken soll, muss also deutlich darüber liegen oder die teuren Posten von vornherein ausschließen.

Auf der Kostenseite arbeitest du mit dem Pour Cost, also dem Getränke-Wareneinsatz im Verhältnis zum Verkaufspreis. Bei Wein, Bier und Softdrinks ist hier oft mehr Luft als beim Essen. Genau deshalb ist die getrennte Getränkekalkulation dein wichtigster Gewinnhebel bei jeder Feier. Wer das Buffet knapp kalkuliert, kann über die Getränke trotzdem eine gesunde Gesamtmarge erreichen.

Ein Beispiel: Schenkst du ein Glas Wein für 5,50 Euro aus und liegt dein Einkauf bei 1,10 Euro pro Glas, beträgt dein Pour Cost 20 Prozent. Das ist eine deutlich bessere Quote als die 28 bis 33 Prozent, die du auf der Speisenseite kalkulierst. Hier liegt deine Reserve: Ein knapp kalkuliertes Buffet trägt sich oft erst über die Getränkemarge, und genau deshalb gehören die Getränke nie in den Speisen-Festpreis hineingerechnet, ohne dass du ihre Marge kennst.

In der Praxis hast du drei Modelle, und du solltest aktiv das passende vorschlagen, statt den Kunden raten zu lassen:

• Getränkepauschale: Der Kunde zahlt einen festen Betrag pro Person für ein klar definiertes Sortiment, zum Beispiel Bier, Wein und alkoholfreie Getränke. Spirituosen, Longdrinks und Premiumweine gehören nicht hinein, die rechnest du nach Verbrauch ab. Planbar wird die Pauschale nur, wenn du sie aus dem erwarteten Verbrauch zu deinen Verkaufspreisen plus Puffer berechnest, nicht aus einer Marktzahl.
• Abrechnung nach Verbrauch: Du dokumentierst, was geöffnet und ausgeschenkt wurde, und rechnest am Ende ab. Fair bei kurzen Feiern und unsicherem Verbrauch, setzt aber saubere Dokumentation und Vertrauen voraus.
• Mischform: Du gibst einen Sektempfang und alkoholfreie Grundgetränke frei und rechnest hochwertige Weine, Spirituosen und Longdrinks nach Verbrauch ab. Das ist für viele Hochzeiten die beste Lösung, weil der Empfang großzügig wirkt und der teure Teil trotzdem kontrolliert bleibt.

Welches Modell du anbietest, ist auch eine Frage deiner Nerven. Wer Verbrauch nicht sauber dokumentieren kann oder will, fährt mit der Pauschale ruhiger, muss dann aber den Puffer wirklich einpreisen.

Die Open-Bar-Falle Eine Flatrate, die unbegrenzt Spirituosen, Longdrinks und beliebige Weine einschließt, deckt bei durstigen Gästen oft nicht einmal den Einkauf. Fünf Bier sind schon der reine Verkaufswert deiner Pauschale, eine Flasche guter Wein oder durchgehend Rum-Cola sprengen sie endgültig. Wer eine offene Bar anbietet, rechnet sie nach Verbrauch ab oder kalkuliert sie wie eine echte Bar, nicht wie einen Aufschlag aufs Buffet.

Was ändert die Mehrwertsteuer 2026 an deiner Buffet-Kalkulation?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent und für Getränke weiterhin 19 Prozent Umsatzsteuer, und genau diese Trennung musst du bei jedem Kombi-Buffet sauber abbilden. Das ist die wichtigste Änderung für deine Feier-Kalkulation seit Jahren.

Die Senkung auf 7 Prozent für Speisen wurde mit dem Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen und gilt für Restaurants, Kantinen, Foodtrucks und ausdrücklich auch für Catering-Dienstleistungen. Der DEHOGA Bundesverband hatte die dauerhaften 7 Prozent jahrelang als wichtigste Maßnahme für die Existenzsicherung der Branche gefordert. Für die Getränkeabgabe bleibt es beim Regelsteuersatz von 19 Prozent.

Beim Festpreis-Buffet mit Getränken wird es konkret: Ein Pauschalpreis muss grundsätzlich nach dem Anteil für Speisen und dem für Getraenke aufgeteilt werden. Damit das in der Praxis nicht jedes Mal zur Rechenübung wird, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Vereinfachung. Laut DIHK darf bei Kombiangeboten wie Buffets oder All-Inclusive-Paketen der Getränkeanteil pauschal mit 30 Prozent des Gesamtpreises angesetzt werden. Die restlichen 70 Prozent gelten als Speisenanteil mit 7 Prozent.

Die 30-Prozent-Regel an einem Beispiel Du verkaufst ein Kombi-Buffet inklusive Getränke für 50 Euro pro Person als Pauschale.Getränkeanteil pauschal: 30 Prozent von 50 Euro gleich 15 Euro, davon 19 Prozent UmsatzsteuerSpeisenanteil: 70 Prozent von 50 Euro gleich 35 Euro, davon 7 Prozent UmsatzsteuerDas spart dir die Einzelaufteilung und gibt dir Rechtssicherheit bei der Pauschale. Ob die 30-Prozent-Pauschale für dein konkretes Angebot günstiger ist als die genaue Aufteilung nach Einzelverkaufspreisen, rechnet dir am besten ein zugelassener Steuerberater durch.

Eine offene Frage betrifft genau dein Catering außer Haus mit Personal. Bis Ende 2025 galt ein Full-Service-Catering mit Personal, Mobiliar und Geschirr insgesamt als sonstige Leistung mit 19 Prozent. Ob ab 2026 der Speisenanteil auch dann mit 7 Prozent besteuert wird, wenn umfangreicher Service dazukommt, ist laut Zentralverband des Deutschen Handwerks noch nicht abschließend geklärt. Das ist keine Kleinigkeit, sondern entscheidet über 12 Prozentpunkte Steuer auf deinen größten Posten.

Rechtlicher Hinweis Die Gastro Piraten sind keine Steuerberater. Die hier genannten Regeln zur Umsatzsteuer sind eine Einordnung für deine Kalkulation, kein steuerlicher Rat. Wie du dein konkretes Buffet- und Catering-Angebot steuerlich sauber aufteilst, gerade bei Full-Service-Catering mit Personal, klärst du verbindlich mit einem zugelassenen Steuerberater.

Praktisch heißt das für dein Angebot: Führe Speisen und Getränke ab sofort als getrennte Zeilen, nicht als eine Pauschale ohne Aufschlüsselung. Dein Kassensystem und deine Rechnungsvorlage müssen die beiden Steuersätze sauber trennen, sonst entsteht beim Finanzamt schnell eine Differenz, die zu deinen Lasten geht. Wer die 30-Prozent-Pauschale nutzt, hält das einmal sauber fest und wendet es dann einheitlich an.

Wie baust du den Preis sauber in dein Angebot ein?

Du baust den Preis ins Angebot ein, indem du Speisen, Getränke und Service als getrennte Posten ausweist, statt alles in einer einzigen Pauschale verschwinden zu lassen. Transparenz schützt deine Marge und schafft gleichzeitig Vertrauen beim Kunden.

Der Grund ist einfach: Kunden vergleichen Angebote. Wenn dein Preis pro Person als eine große Zahl dasteht, wirkst du entweder teuer oder verdächtig günstig, ohne dass jemand nachvollziehen kann, warum. Weist du dagegen Buffet, Getränkepauschale, Servicepersonal und Logistik einzeln aus, versteht der Kunde, wofür er zahlt, und du kannst jeden Posten einzeln verteidigen, statt über den Gesamtpreis zu verhandeln.

Der zweite Hebel ist die Staffelung nach Gästezahl. Anfahrt, Aufbau und Grundausstattung sind Fixkosten, die sich auf mehr Gäste besser verteilen. Deshalb solltest du deinen Preis pro Person nach Gruppengröße staffeln, zum Beispiel ein Niveau ab 30 Gästen, eines ab 60 und eines ab 100. So gibst du den Skaleneffekt fair weiter und gewinnst die größeren, lukrativeren Aufträge.

Stellschraube Teil-Selbstbedienung Eine Mischung aus Buffet-Selbstbedienung und einzelnen Service-Stationen senkt deine Personalkosten spürbar, ohne dass die Feier billig wirkt. Biete sie dem preissensiblen Kunden aktiv als günstigere Variante an, statt am Essen zu sparen. Du verlierst den Auftrag sonst an genau den Wettbewerber, der diese Option im Angebot hat.

Die Methode bleibt gleich, aber Budget, Tageszeit, Getränkeverbrauch und Erwartung verschieben sich je nach Anlass deutlich, und das gehört in den Preis. Wer Hochzeit, Geburtstag und Trauerfeier über einen Kamm kalkuliert, verschenkt bei dem einen Marge und verliert bei dem anderen den Auftrag.

Hochzeit

Die Hochzeit ist der margenstärkste Anlass. Lange Feier, abends, hoher Getränkeverbrauch, gehobene Erwartung. Hier setzt du auf der Speisenseite eine Premium-Marge an, weil das Erlebnis im Vordergrund steht. Die Getränke laufen über ein klar definiertes Pauschalsortiment, während Spirituosen und besondere Weine nach Verbrauch abgerechnet werden. Gerade bei einer langen Hochzeit wird viel und sehr unterschiedlich getrunken, deshalb wäre eine offene Flat hier das größte Verlustrisiko des ganzen Abends.

Runder Geburtstag

Beim runden Geburtstag ist das Budget mittel, die Feier oft entspannter, gern als BBQ oder warmes Buffet im Garten. Der Getränkeverbrauch ist meist niedriger als bei der Hochzeit. Hier punktest du mit Flexibilität: eine Mischform aus freier Grundversorgung und kostenpflichtigen Extras passt oft am besten.

Trauerfeier

Die Trauerfeier folgt einer eigenen Logik. Sie findet meist tagsüber statt, ist kürzer, preissensibler und kommt mit deutlich weniger Alkohol aus. Im Mittelpunkt stehen Kaffee, Kuchen und ein kaltes oder kalt-warmes Buffet. In der Kalkulation bedeutet das: niedrigerer Getränkeanteil, kürzere Personalzeit, schlanke Logistik. Was hier zählt, ist nicht die Premium-Marge, sondern Pietät, Verlässlichkeit und eine reibungslose, würdevolle Abwicklung. Wer das ernst nimmt, wird weiterempfohlen.

Für viele Landgasthöfe und Familienbetriebe ist genau dieses Feier-Catering ein zweites Standbein neben dem Tagesgeschäft. Wie sich so ein Hybridbetrieb sauber rechnet, haben wir am Beispiel der Übernahme im Beitrag Landgasthof übernehmen beschrieben.

Fallbeispiel: Wie ein Partyservice aus dem Minus kam

Aus der Beratungspraxis Ausgangssituation: Ein inhabergeführter Partyservice in Sachsen bot Hochzeitsbuffets außer Haus zu einem Festpreis von 38 Euro pro Person an, inklusive zweier Servicekräfte und Anfahrt. Der Inhaber war überzeugt, pro Feier rund 1.000 Euro zu verdienen.Problem: In der gemeinsamen Durchrechnung zeigte sich, dass Leerzeit, Auf- und Abbau, die zweite Anfahrt am Abend und der Bruch beim Mietgeschirr nie kalkuliert waren. Auch die Getränke liefen unauffällig im Festpreis mit, ohne getrennte Marge. Real blieben bei 80 Gästen oft keine 200 Euro übrig, an schlechten Tagen ein Minus.Maßnahme: Wir haben Speisen, Getränke, Personal und Logistik getrennt kalkuliert, die Personalvollkosten mit dem 2027er Mindestlohnniveau angesetzt und die Getränke aus dem Festpreis gelöst. Die MwSt-Aufteilung wurde über die 30-Prozent-Pauschale sauber abgebildet.Ergebnis: Der neue Preis lag bei 49 Euro pro Person für das Buffet plus separater Getränkepauschale. Trotz höherem Preis blieb die Buchungslage stabil, weil das Angebot klarer wurde. Der Deckungsbeitrag pro Hochzeit stieg von unter 200 Euro auf rund 900 Euro.Name und Ort wurden aus Datenschutzgründen anonymisiert. Der geschilderte Fall basiert auf einer echten Beratungssituation der Gastro Piraten.

Was du daraus mitnimmstTrennen, was steuerlich und betriebswirtschaftlich getrennt gehört: Speisen, Getränke, Personal, Logistik. Genau das analysieren wir in unserer Gastronomieberatung für jeden Betrieb individuell, mit deinen echten Zahlen statt mit Branchendurchschnitten.

Wer hinter dieser Kalkulation steht

René Kaplick hat Gastronomie nicht studiert. Er ist darin aufgewachsen. Mit zehn Jahren hat er das erste Bier gezapft, neben seinen Eltern, für echte Gäste. Was folgte: Kochausbildung, Stationen in der Sternegastronomie (u.a. First Floor Berlin, Michelin-Stern), Handelsfachwirt, über 5.600 beratene Betriebe im DACH-Raum seit 2010. Die Fragen, die er stellt, hat er selbst durchgelebt.

Mehr über René Kaplick und die Gastro Piraten erfährst du auf unserer Grounding Page.

Du willst solche Kalkulationen nicht allein durchdenken? Jeden Montag um 10 Uhr läuft unsere Hospitality Business School, ein kostenloser Live-Austausch für Gastronomen im DACH-Raum. Wenn du dabei sein willst, kannst du dich hier eintragen.

Dein Feier-Catering rechnet sich nicht so, wie es sollte? Wir gehen mit dir deine Buffet- und Catering-Kalkulation Posten für Posten durch, bis jede Feier eine planbare Marge bringt. Den ersten Schritt machst du in einem unverbindlichen Gespräch.Jetzt kostenloses Erstgespräch buchen

Häufige Fragen zur Buffet-Kalkulation

Was kostet ein Buffet pro Person in der Kalkulation?

In der Kalkulation liegt der Wareneinsatz für ein warmes Buffet bei etwa 8 bis 11 Euro pro Person, Sicherheitspuffer eingerechnet. Daraus ergibt sich je nach Zielwareneinsatzquote ein Netto-Speisenpreis von rund 30 bis 40 Euro. Entscheidend ist nicht, was Vergleichsportale aufrufen, sondern dass dein Preis Kosten und Deckungsbeitrag deckt. Ein warmes Buffet rechnet sich in der Praxis selten unter 30 Euro netto pro Person.

Wie viel Essen rechne ich pro Person bei einem Buffet?

Pro erwachsenem Gast rechnest du beim Abendbuffet etwa 180 g warme Hauptkomponente, 130 g Beilagen, 100 g kalte Komponenten, 70 g Salat und 100 g Dessert. Auf diese Gesamtmenge kommt ein Puffer von 20 bis 25 Prozent. Für Kinder rechnest du rund die halbe Menge.

Soll ich Getränke pauschal oder nach Verbrauch abrechnen?

Bei kurzen Feiern von 3 bis 4 Stunden ist die Abrechnung nach Verbrauch oft fairer. Bei langen Feiern lohnt sich eine Pauschale, aber nur für ein klar definiertes Sortiment wie Bier, Wein und alkoholfreie Getränke. Spirituosen, Longdrinks und Premiumweine rechnest du nach Verbrauch ab, sonst deckt die Pauschale bei durstigen Gästen nicht einmal den Einkauf. Den Pauschalbetrag berechnest du aus dem erwarteten Verbrauch zu deinen Verkaufspreisen plus Puffer, nicht aus einer Marktzahl.

Welche Mehrwertsteuer gilt 2026 für ein Buffet?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent Umsatzsteuer und für Getränke weiterhin 19 Prozent. Bei einem Kombi-Buffet zum Pauschalpreis darf der Getränkeanteil vereinfacht mit 30 Prozent des Gesamtpreises angesetzt werden, der Rest gilt als Speisenanteil mit 7 Prozent. Die verbindliche Anwendung klärst du mit einem zugelassenen Steuerberater.

Wie kalkuliere ich das Personal für ein Catering außer Haus?

Rechne Servicekräfte in Vollkosten, nicht im Mindestlohn. Mit Lohnnebenkosten, Vorbereitung sowie An- und Abfahrt landest du realistisch bei 22 bis 28 Euro pro Stunde. Wichtig sind die oft vergessenen Zeiten: Auf- und Abbau, Leerzeit vor Ort und die Rückfahrt am Abend. Bei 80 Gästen kommen so schnell 750 bis 1.100 Euro nur für Personal und Logistik zusammen.

Lohnt sich ein Festpreis pro Person für ein Hochzeitsbuffet?

Ein Festpreis lohnt sich, wenn du Mengen und Verbrauch sicher einschätzen kannst, weil er dem Kunden Planungssicherheit gibt. Das Risiko liegt dann bei dir, deshalb gehört ein Puffer in den Preis. Schwankt der Verbrauch stark, vor allem bei Getränken, ist die Abrechnung nach Verbrauch fairer und sicherer für deine Marge.

Wie unterscheidet sich die Kalkulation einer Trauerfeier von einer Hochzeit?

Die Methode bleibt gleich, die Posten verschieben sich. Eine Trauerfeier findet meist tagsüber statt, ist kürzer, kommt mit weniger Alkohol aus und setzt auf Kaffee, Kuchen und ein kaltes oder kalt-warmes Buffet. Das bedeutet niedrigerer Getränkeanteil und kürzere Personalzeit. Bei der Hochzeit kalkulierst du dagegen lange Feier, hohen Getränkeverbrauch und Premium-Marge.

Warum reicht die Mal-drei-Methode beim Buffet nicht?

Die Mal-drei-Methode multipliziert nur den Wareneinsatz und ignoriert, wie stark Personal, Energie und Logistik heute ins Gewicht fallen. Beim Catering außer Haus machen Personal, Anfahrt und Equipment rund 40 Prozent der Kosten aus. Wer nur die Speisen mal drei rechnet, kalkuliert genau diese 40 Prozent weg und arbeitet draufzahlend.

Wie viel Schwund muss ich beim Buffet einkalkulieren?

Auf die Speisenmenge planst du 20 bis 25 Prozent Puffer ein, damit das Buffet bis zum Schluss voll aussieht. Dieser Puffer ist gleichzeitig dein Schwundrisiko und gehört als Kostenfaktor in den Preis. Bei Mietgeschirr kalkulierst du zusätzlich 3 bis 5 Prozent Bruch und Verlust ein.

Was kostet Mietgeschirr bei einem Catering pro Person?

Porzellan, Besteck und Gläser inklusive Reinigung liegen bei etwa 4 bis 8 Euro pro Person. Bei 80 Gästen sind das 320 bis 640 Euro. Prüfe immer, ob der Posten im Angebot deines Verleihers Reinigung und Bruchschutz enthält, und kalkuliere zusätzlich 3 bis 5 Prozent Schwund ein.

Gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent auch für Catering?

Die Senkung auf 7 Prozent für Speisen gilt seit 2026 ausdrücklich auch für Catering-Dienstleistungen. Offen ist, ob der Speisenanteil auch bei umfangreichem Full-Service-Catering mit Personal und Mobiliar mit 7 Prozent besteuert wird. Diese Grenzfrage ist noch nicht abschließend geklärt und sollte mit einem Steuerberater besprochen werden.

Wie viele Servicekräfte brauche ich für 80 Gäste?

Für ein Buffet mit 80 Gästen kalkulierst du in der Regel 2 bis 3 Servicekräfte, je nach Servicegrad und Getränkeausgabe. Bei einem reinen Selbstbedienungsbuffet reichen oft 2 Kräfte, bei serviertem Getränkeservice oder Flying Buffet brauchst du mehr. Rechne pro Kraft mindestens 7 Stunden inklusive Auf- und Abbau.