Unternehmensberatung Gastronomie: Was sie leistet, wie sie abläuft, was sie kostet und welche Förderung es gibt

Wann sich ein Berater für Gastronomie und Hotellerie lohnt, welche Bereiche eine gute Unternehmensberatung abdeckt, wie Berater abrechnen, was eine Beratung bringen muss, welche Förderprogramme es gibt und woran du einen guten Gastronomieberater erkennst

„Einen Berater brauche ich nicht, ich mache das seit zwanzig Jahren.“ Den Satz hören wir oft, und er stimmt sogar: Wer zwanzig Jahre einen Betrieb führt, weiß mehr über Gäste, Küche und Personal als jeder Berater. Was ihm fehlt, ist selten das Wissen, sondern der Blick von außen, die Zeit für die Zahlen und jemand, der fragt, warum etwas so ist, wie es ist. Genau dafür gibt es eine Unternehmensberatung in der Gastronomie.

Eine gute Gastronomieberatung erklärt dir nicht, wie man kocht oder Gäste begrüßt. Sie hilft dir zu sehen, wo dein Geld bleibt, welche Gerichte dich tragen, wo Personal und Abläufe zu viel kosten und was du in den nächsten 90 Tagen ändern solltest. Und sie bleibt dabei, bis es umgesetzt ist. Der Unterschied zwischen einem Bericht im Schrank und einem besseren Betrieb ist die Begleitung.

In diesem Beitrag zeigen wir, was eine Unternehmensberatung in der Gastronomie und Hotellerie leistet, wann sie sich lohnt, welche Bereiche sie abdecken sollte, wie sie abläuft, wie Berater abrechnen und was eine Beratung bringen muss, welche Förderprogramme es gibt und woran du einen guten Gastronomieberater erkennst. Dazu eine Modellrechnung und ein Fall aus unserer Beratungspraxis.

Was ist eine Unternehmensberatung in der Gastronomie?

Eine Unternehmensberatung in der Gastronomie analysiert Zahlen, Abläufe, Angebot und Personal eines Restaurants, Cafés oder Hotels, entwickelt daraus einen Plan mit messbaren Zielen und begleitet die Umsetzung. Sie unterscheidet sich von einer allgemeinen Unternehmensberatung dadurch, dass sie die Besonderheiten der Branche kennt: hohe Personalkosten, verderbliche Ware, Saisonschwankungen, Abendarbeit und Gäste, die jeden Fehler sofort bemerken.

In der Praxis verbindet eine gute Gastronomieberatung drei Ebenen. Die Zahlenebene mit BWA, Kalkulation, Wareneinsatz und Liquidität. Die Betriebsebene mit Karte, Abläufen, Personal und Service. Und die Strategieebene mit Konzept, Positionierung, Wachstum, Finanzierung und Nachfolge. Viele Berater decken nur eine davon ab. Wer nur Zahlen kann, versteht den Pass nicht. Wer nur die Küche kennt, versteht die BWA nicht.

René Kaplick in Kochjacke wirft einen Pfannkuchen hoch und schaut dabei gelassen auf ein Klemmbrett, ein junger Wirt staunt
René Kaplick, Koch und Kaufmann: Ein guter Gastronomieberater versteht die Pfanne und die Zahlen. (KI-generierte Szene)

Die Gastro Piraten arbeiten seit 2010 als Gastronomieberatung, Restaurantberatung und Hotelberatung im DACH-Raum und haben über 5.600 Betriebe begleitet. René Kaplick ist gelernter Koch und Handelsfachwirt, hat in der gehobenen Küche gearbeitet und kennt Verträge von Brauereien, Spirituosen- und Kaffeehäusern auch von der Anbieterseite. Dazu kommt, was kaum ein Berater anbietet: Beratung, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung aus einer Hand. Damit kommen die Zahlen, mit denen wir beraten, direkt aus dem eigenen Haus.

Wann lohnt sich ein Berater für Gastronomie?

Ein Berater für Gastronomie lohnt sich vor allem in sechs Situationen: wenn der Laden voll ist und trotzdem zu wenig übrig bleibt, vor einer Gründung oder Übernahme, beim Wachstum mit zweitem Standort oder Hotel, in einer Krise, wenn die Liquidität eng wird, rechtzeitig vor einer Nachfolge und wenn Personal und Löhne aus dem Ruder laufen. Je früher man Hilfe holt, desto größer ist der Spielraum.

AnlassTypisches ZeichenWorum es geht
Zahlen stimmen nichtvoller Laden, aber zu wenig übrigKalkulation, Wareneinsatz, Personal, BWA
Gründung oder ÜbernahmeKonzept, Standort, Bank, VerträgeBusinessplan, Finanzierung, Pacht- und Brauereivertrag
Wachstumzweiter Standort, Hotel mit Restaurant, EventsStrukturen, Kennzahlen, Führung
KriseLiquidität eng, Umsatz bricht einLiquiditätsplan, Sofortmaßnahmen, Gespräche mit Bank und Vermieter
NachfolgeInhaber will in drei bis fünf Jahren aufhörenBewertung, Nachfolger, Übergabeplan
PersonalFluktuation, Engpässe, steigende LöhneDienstplan, Prozesse, Lohnkosten, Führung

Der häufigste Fehler ist, zu spät zu kommen. Wer erst anruft, wenn das Konto leer ist, die Pacht nicht mehr bezahlt werden kann und der Steuerberater schon Mahnungen weiterleitet, hat kaum noch Auswahl. Dann geht es um Sofortmaßnahmen, Gespräche mit Bank und Vermieter und manchmal um die Frage, ob der Betrieb noch zu retten ist. Wer dagegen beim ersten Warnsignal reagiert, etwa wenn der Wareneinsatz zwei Monate hintereinander steigt, hat alle Möglichkeiten.

Gute Warnsignale findest du in deiner BWA: ein Wareneinsatz über 28 Prozent, Personalkosten, die schneller steigen als der Umsatz, ein Kontostand, der jeden Monat zum selben Zeitpunkt eng wird. Wie du die BWA liest, zeigt der Beitrag BWA in der Gastronomie verstehen, wie du Liquidität planst, der Beitrag zur Liquiditätsplanung.

Gastronomieberater, Steuerberater, Coach: Wer macht was?

Ein Gastronomieberater verbessert den Betrieb wirtschaftlich: Kalkulation, Wareneinsatz, Personal, Preise, Abläufe und Strategie. Der Steuerberater sorgt für korrekte Buchhaltung, Steuern und Abschlüsse. Ein Coach arbeitet vor allem an Führung und persönlicher Entwicklung. Verbandsberatungen wie die des DEHOGA bieten Rechts- und Grundberatung für Mitglieder. Für einen Betrieb, der mehr verdienen will, braucht es meist die Kombination aus Steuerberater und Gastronomieberatung.

WerKernaufgabeWann der Richtige
GastronomieberaterZahlen, Kalkulation, Abläufe, Strategie, Umsetzungwenn der Betrieb mehr verdienen oder sich verändern soll
SteuerberaterBuchhaltung, Steuern, Abschlüsse, Fristenimmer, als Grundlage für alle Zahlen
CoachFührung, Kommunikation, persönliche Themenwenn es vor allem um die Rolle als Chef geht
VerbandsberatungRecht, Tarif, Grundfragen für Mitgliederbei Rechtsfragen und Branchenthemen

In der Restaurantberatung erleben wir oft, dass Betriebe glauben, der Steuerberater kümmere sich um die Wirtschaftlichkeit. Das ist nicht seine Aufgabe, und meist fehlt ihm auch der Einblick in Küche und Service. Umgekehrt ersetzt kein Gastronomieberater den Steuerberater. Gut wird es, wenn beide an einem Tisch sitzen. Bei Gastro Piraten ist das einfacher, weil Buchhaltung und Beratung unter einem Dach laufen.

Welche Bereiche deckt eine gute Gastronomieberatung ab?

Eine gute Gastronomieberatung deckt sechs Bereiche ab: Zahlen und Kalkulation, Personal und Lohn, Gründung und Übernahme, Marketing und Sichtbarkeit, Hotel und Bankett sowie Krise und Nachfolge. Nicht jeder Betrieb braucht alles, aber ein Berater sollte erkennen, wo die größten Hebel liegen, und nicht nur das anbieten, was er selbst am liebsten macht.

Zahlen und Kalkulation

BWA lesen, Wareneinsatz senken, Speisen und Getränke kalkulieren, Preise für 2027

Personal und Lohn

Dienstplanung, Personalkosten, Zuschläge, Lohnbuchhaltung aus einer Hand

Gründung und Übernahme

Konzept, Standort, Businessplan, Bankgespräch, Pacht- und Brauereivertrag

Marketing und KI-Sichtbarkeit

Google-Profil, Social Media, gefunden werden in ChatGPT und Co.

Hotel und Bankett

Frühstück, Restaurant im Hotel, Tagungen, Feiern, Abläufe

Krise und Nachfolge

Liquidität sichern, Sanierung, Übergabe rechtzeitig planen

In den meisten Betrieben beginnt die Arbeit bei den Zahlen, weil alle anderen Entscheidungen darauf aufbauen. Wer seinen Deckungsbeitrag je Gast nicht kennt, kann weder Preise festlegen noch entscheiden, ob sich ein zusätzlicher Mitarbeiter rechnet. Wie die Kalkulation funktioniert, steht im Beitrag zur Deckungsbeitragskalkulation, wie die Speisekarte danach verkauft, im Beitrag Speisekarte optimieren.

Ein Bereich, der immer wichtiger wird, ist die Sichtbarkeit in KI-Suchmaschinen. Immer mehr Gäste fragen nicht mehr Google, sondern ChatGPT oder einen anderen Assistenten, wo sie essen gehen sollen. Wer dort nicht vorkommt, verliert Gäste, ohne es zu merken. Gastronomie Marketing heißt deshalb heute auch, die eigenen Informationen so aufzubereiten, dass KI-Systeme sie finden und richtig wiedergeben. Mehr dazu im Beitrag KI in der Gastronomie.

Was bringt eine Hotelberatung?

Eine Hotelberatung bringt vor allem Klarheit in den Bereichen, in denen Hotels am meisten Geld verlieren: Frühstück, Restaurant, Halbpension, Tagungen und Feiern sowie die Abläufe in Housekeeping und Service. Viele Hotels haben ihre größten Hebel nicht beim Zimmerpreis, sondern in der Gastronomie, weil dort Wareneinsatz und Personal am stärksten schwanken und am seltensten nachkalkuliert werden.

René Kaplick schiebt im Laufschritt einen Wäschewagen durch einen Hotelflur, eine Hoteldirektorin läuft lachend nebenher
René Kaplick im Hotelflur: Hotelberatung heißt auch, die Abläufe von innen zu kennen. (KI-generierte Szene)

Typische Themen in der Hotelberatung sind ein Frühstücksbuffet, das zu groß geplant ist und viel Abfall produziert, eine Halbpension, deren Preis seit Jahren nicht angepasst wurde, Tagungspauschalen, die die tatsächlichen Kosten nicht decken, und ein Restaurant, das für externe Gäste geöffnet ist, aber niemand weiß, ob es sich rechnet. Dazu kommen Personalplanung über Bereiche hinweg und die Frage, welche Aufgaben ein Hotel selbst machen und welche es auslagern sollte.

Wie das Hotelfrühstück wirtschaftlich aufgestellt wird, zeigt der Beitrag Hotelfrühstück neu definiert, wie Tagungen kalkuliert werden, der Beitrag zu den Tagungsräumen, wie Feiern und Bankett rechnen, der Beitrag zu Feiern und Veranstaltungen.

Wie läuft eine Unternehmensberatung ab?

Eine Unternehmensberatung läuft bei Gastro Piraten in vier Schritten ab: kostenloses Erstgespräch, Analyse von BWA, Kasse, Karte und Abläufen, ein 90-Tage-Plan mit wenigen, klaren Maßnahmen und danach eine Begleitung über 6, 12 oder 24 Monate. Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis, und nach jedem Schritt kannst du entscheiden, ob du weitermachst.

SchrittWas passiertErgebnis
1. Erstgesprächkostenlos, 30 bis 60 MinutenWo stehst du, wo willst du hin, passt es?
2. AnalyseBWA, Kasse, Karte, AbläufeEhrliches Bild mit den größten Hebeln
3. 90-Tage-Planwenige, klare MaßnahmenWer macht was bis wann, mit Zahlen
4. Begleitung6, 12 oder 24 MonateUmsetzung, Kontrolle, Nachsteuern

Das Erstgespräch ist dafür da, ehrlich zu klären, ob wir der richtige Partner sind. Manchmal ist die Antwort: Du brauchst keinen Berater, sondern einen besseren Steuerberater, eine andere Kasse oder einfach eine Stunde mit deiner BWA. Dann sagen wir das. Die Analyse zeigt dann ohne Beschönigung, wo der Betrieb steht. Eine gute Grundlage dafür ist die BWA-Analyse, bei der wir BWA und Summen- und Saldenliste der letzten Jahre auswerten.

Der 90-Tage-Plan ist bewusst kurz. Ein Plan mit dreißig Maßnahmen wird nie umgesetzt. Ein Plan mit drei bis fünf Maßnahmen, die jeweils einen Verantwortlichen, einen Termin und eine Zahl haben, an der man den Erfolg misst, schon. Danach folgt die Begleitung: monatliche Termine, in denen die Zahlen gemeinsam gelesen und die nächsten Schritte festgelegt werden. Die Begleitung über 6, 12 oder 24 Monate richtet sich danach, wie groß die Veränderung ist, die der Betrieb vorhat.

Was kostet eine Gastronomieberatung?

Was eine Gastronomieberatung kostet, hängt vom Umfang ab. Berater rechnen meist nach Tagessatz, als Projektpauschale für ein festes Ergebnis wie einen Businessplan oder eine Analyse oder als Begleitung über mehrere Monate ab. Erfolgshonorare sind selten und sollten genau geprüft werden. Wichtiger als der Preis ist die Frage, was die Beratung bringt, und dafür lohnt sich eine einfache Rechnung.

ModellWie es funktioniertWofür es passt
TagessatzBezahlung nach Beratertagen vor Ort oder onlinegut für klar umrissene Aufgaben
Projektpauschalefester Preis für ein definiertes Ergebnisplanbar, etwa Businessplan oder Analyse
Begleitung über Monatefester Rahmen über 6, 12 oder 24 Monatefür Umsetzung, die Zeit braucht
ErfolgshonorarBezahlung abhängig vom Ergebnisselten seriös, genau prüfen

Was drei Hebel in einem Jahr bringen können

Wareneinsatz von 29 auf 27 Prozent, bei 600.000 € Nettoumsatz12.000 €
Deckungsbeitrag je Gast plus 0,50 €, bei 24.000 Gästen12.000 €
Eine Personalstunde weniger am Tag, 21 €, 300 Öffnungstage6.300 €

Zusammen rund 30.300 € im Jahr

Modellrechnung mit Annahmen für ein Restaurant mit 600.000 € Nettoumsatz und 24.000 Gästen im Jahr. Personalstunde mit Mindestlohn 2027 und Arbeitgeberanteilen. Ob und wie stark die Hebel greifen, zeigt erst die Analyse des einzelnen Betriebs.

Die Modellrechnung zeigt, wie schnell sich eine gute Beratung rechnen kann. Schon zwei Prozentpunkte weniger Wareneinsatz bedeuten bei 600.000 Euro Nettoumsatz 12.000 Euro im Jahr, jedes Jahr wieder. Ein halber Euro mehr Deckungsbeitrag je Gast, etwa durch besser kalkulierte Gerichte und aktiveren Getränkeverkauf, bringt bei 24.000 Gästen noch einmal so viel. Eine eingesparte Personalstunde am Tag durch bessere Planung kommt dazu. Die Hebel sind in jedem Betrieb andere, aber die Größenordnung ist typisch.

Bei Gastro Piraten nennen wir bewusst keine Pauschalpreise im Internet, weil jeder Betrieb anders ist. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was du brauchst, und du bekommst danach ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang. Wer vorher wissen will, ob seine Zahlen im grünen Bereich sind, findet im Beitrag Wie viel verdient ein Gastronom gute Vergleichswerte.

Modellrechnung mit Annahmen. Die tatsächliche Wirkung einer Beratung hängt vom Betrieb und von der Umsetzung ab.

Welche Förderung gibt es für eine Beratung?

Für bestehende kleine und mittlere Unternehmen gibt es vor allem die Förderung von Unternehmensberatungen über das BAFA, deren Richtlinie nach aktuellem Stand bis 31. Dezember 2026 läuft. Dazu kommen Beratungsprogramme einzelner Bundesländer und für Personal- und Organisationsthemen das INQA-Coaching. Für Gründer vor der Gründung gilt die BAFA-Förderung nicht. Die wichtigste Regel: erst den Antrag stellen, dann den Beratungsvertrag schließen.

ProgrammFür wenWas zu beachten ist
Förderung von Unternehmensberatungen (BAFA)bestehende kleine und mittlere UnternehmenZuschuss zu den Beratungskosten, Richtlinie läuft bis 31.12.2026
Beratungsprogramme der Länderje nach Land Gründer und bestehende Betriebesehr unterschiedlich, bei Kammern und Landesförderbanken fragen
INQA-Coachingkleine und mittlere UnternehmenPersonal- und Organisationsthemen, Bedingungen vorab prüfen
GründungszuschussGründer aus der Arbeitslosigkeitkein Beratungszuschuss, aber Sicherung der Startphase

Die BAFA-Förderung bezuschusst einen Teil der Beratungskosten, wobei die Höhe davon abhängt, wo der Betrieb sitzt. Die genauen Bedingungen und das Antragsverfahren stehen beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) unter dem Programm Förderung von Unternehmensberatungen für KMU. Weil die Richtlinie Ende 2026 ausläuft und noch nicht klar ist, was danach kommt, lohnt es sich, eine geplante Beratung früh anzugehen. Wer zu spät beantragt, verliert den Zuschuss.

Für Gründer sind andere Wege wichtiger: der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit für die Startphase, Förderkredite für die Finanzierung und Beratungsprogramme der Länder, die teilweise auch vor der Gründung greifen. Einen Überblick gibt der Beitrag zu den Fördermitteln in der Gastronomie, zum Gründungszuschuss der Beitrag Gründungszuschuss in der Gastronomie.

Vereinfachte Darstellung. Förderbedingungen ändern sich, maßgeblich sind die aktuellen Richtlinien der Fördergeber.

Was bringt eine Gründungsberatung?

Eine Gründungsberatung bringt vor allem eines: einen Plan, der vor der Bank und vor der Realität besteht. Bei einer Existenzgründung in der Gastronomie geht es um Konzept, Standort, Investition, Finanzierung, Businessplan, Pacht- und Brauereivertrag und die ersten zwölf Monate. Die meisten Fehler werden vor der Eröffnung gemacht, und sie sind nachher am teuersten. Bei der Bank hat man meist nur einen Versuch.

René Kaplick schiebt in einem Bankbesprechungsraum einen dicken Ordner über den Tisch zum Bankberater, ein Gründerpaar schaut gespannt
René Kaplick beim Bankgespräch: Bei der Bank hast du meist nur einen Versuch, also muss der Ordner sitzen. (KI-generierte Szene)

Banken erwarten heute eine Rentabilitäts- und Liquiditätsvorschau über mehrere Jahre, das erste Jahr monatlich, dazu ein schlüssiges Konzept und eine realistische Personalplanung. Wer hier nachliefern muss, hat in der aktuellen Marktlage oft schon verloren. In unserer Gründungsberatung bereiten wir das so vor, dass der Ordner beim ersten Termin vollständig ist. Eine Garantie auf eine Finanzierungszusage gibt es dabei nicht, von keinem seriösen Berater.

Besonders wertvoll ist die Gründungsberatung bei Übernahmen und Brauereiverträgen. Wer einen bestehenden Betrieb übernimmt, sollte die Zahlen des Vorgängers prüfen lassen. Wer einen Brauereivertrag unterschreibt, sollte ihn über die gesamte Laufzeit durchrechnen. Wie das geht, zeigen die Beiträge Gastronomie-Businessplan, Restaurant eröffnen: Kosten und unsere Übersicht zur Finanzierung in der Gastronomie.

Wie bereitest du dich auf das Erstgespräch vor?

Auf das Erstgespräch bereitest du dich am besten mit fünf Dingen vor: den BWAs der letzten zwölf Monate, deiner aktuellen Speise- und Getränkekarte, einer ungefähren Zahl deiner Gäste pro Woche, deinem Dienstplan und einer ehrlichen Antwort auf die Frage, was du in einem Jahr anders haben willst. Mehr braucht es nicht. Je konkreter dein Ziel, desto schneller sieht ein Berater, ob und wie er helfen kann.

  • Zahlen: BWA der letzten zwölf Monate und, wenn vorhanden, die Summen- und Saldenliste.
  • Angebot: aktuelle Speise- und Getränkekarte mit Preisen.
  • Gäste: ungefähre Gästezahlen pro Woche, getrennt nach Mittag und Abend, wenn möglich.
  • Personal: Dienstplan einer typischen Woche, Zahl der Mitarbeiter und Minijobber.
  • Ziel: in einem Satz, was in einem Jahr anders sein soll, etwa mehr Gewinn, weniger Arbeitsstunden für dich oder eine geordnete Übergabe.

Bei einer geplanten Existenzgründung kommen Konzept, Standortidee, Investitionsplanung und, wenn vorhanden, ein erster Businessplan dazu. Bei einer Übernahme die Zahlen des Vorgängers, der Pachtvertrag und gegebenenfalls der Brauereivertrag. Keine Sorge, wenn nicht alles perfekt vorliegt. Ein guter Berater für Gastronomie erkennt auch aus unvollständigen Unterlagen, wo es hakt, und sagt dir, was noch fehlt.

Woran erkennst du einen guten Gastronomieberater?

Einen guten Gastronomieberater erkennst du an echter Branchenerfahrung in Küche, Service oder Hotel, an der Fähigkeit, eine BWA zu lesen und eine Rezeptur zu kalkulieren, an messbaren Zielen von Anfang an, an Begleitung in der Umsetzung, an Unabhängigkeit von Provisionen und an Referenzen, die du nachprüfen kannst. Und daran, dass er im Erstgespräch mehr fragt als redet.

  • Branchenerfahrung: Hat der Berater selbst in Küche, Service oder Hotel gearbeitet, oder kennt er die Gastronomie nur aus Tabellen?
  • Zahlenkompetenz: Kann er deine BWA lesen, eine Rezeptur kalkulieren und einen Liquiditätsplan aufstellen?
  • Umsetzung: Bleibt es beim Bericht, oder begleitet er die Umsetzung?
  • Klare Ziele: Werden am Anfang messbare Ziele vereinbart, etwa Wareneinsatz, Personalquote oder Deckungsbeitrag je Gast?
  • Unabhängigkeit: Verdient er an Provisionen von Lieferanten, Kassenherstellern oder Brauereien?
  • Referenzen: Gibt es Bewertungen, Fallbeispiele und Gesprächspartner, die du fragen kannst?
  • Erstgespräch: Hört er zu, stellt er gute Fragen, sagt er auch, wenn er nicht der Richtige ist?

Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: die Unabhängigkeit. Manche Berater verdienen an Empfehlungen für Kassensysteme, Lieferanten oder Brauereien mit. Das ist nicht verboten, aber du solltest es wissen. Bei Gastro Piraten arbeiten wir grundsätzlich nicht mit Provisionsmodellen für Empfehlungen. Wenn wir ein Kassensystem oder ein Werkzeug empfehlen, dann, weil wir es selbst geprüft haben.

Achte auch darauf, wie ein Berater mit deinem Steuerberater zusammenarbeitet. Die besten Ergebnisse entstehen, wenn beide dieselben Zahlen nutzen und die BWA so aufgebaut ist, dass sie Küche und Getränke getrennt zeigt. Ein Berater, der gegen den Steuerberater arbeitet, schadet mehr, als er nützt.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis beginnen die meisten Beratungen mit einer Überraschung: Der Betrieb ist besser, als der Inhaber denkt, aber er verliert an zwei oder drei Stellen Geld, die ihm nicht bewusst sind. Mit einer Analyse, einem kurzen 90-Tage-Plan und einer Begleitung, die dranbleibt, ändern sich diese Stellen meist innerhalb eines Jahres. Ein Fall aus unserer Hotelberatung zeigt das.

Fall: Familienhotel mit Restaurant in Vorpommern

Ein Familienhotel mit rund dreißig Zimmern und einem Restaurant, das auch für Gäste von außen offen ist, hat ein gutes Jahr mit vielen Übernachtungen hinter sich und trotzdem kaum Geld auf dem Konto. Die Inhaberin führt das Haus in zweiter Generation, kennt jeden Stammgast, aber nicht ihren Wareneinsatz im Restaurant. Die BWA kommt vom Steuerberater, wird abgeheftet und nicht gelesen.

In der Unternehmensberatung beginnen wir mit einer Analyse von BWA, Kasse und Speisekarte. Ergebnis: Der Wareneinsatz im Restaurant liegt deutlich über dem, was gesund ist, das Frühstücksbuffet ist zu groß geplant, und die Halbpension ist seit Jahren nicht nachkalkuliert. Im 90-Tage-Plan stehen drei Dinge: Rezepturkarten für die zwanzig wichtigsten Gerichte, ein kleineres Frühstück mit Nachfüllen im Takt und neue Preise für die Halbpension. Danach begleiten wir das Haus zwölf Monate, mit einem monatlichen Termin, in dem die BWA gemeinsam gelesen wird.

Nach einem Jahr liegt der Wareneinsatz wieder im gesunden Bereich, das Frühstück produziert spürbar weniger Abfall, und die Halbpension trägt sich. Die Inhaberin sagt: Ich habe jahrelang gearbeitet wie verrückt und dachte, das reicht. Jetzt weiß ich jeden Monat, wo ich stehe.

Fallbeispiel aus der Beratungspraxis, aus mehreren Fällen zusammengesetzt und anonymisiert.

Der Fall zeigt, was eine Unternehmensberatung in der Gastronomie leisten soll. Nicht das Haus neu erfinden, sondern die wenigen Stellen finden, an denen das Geld verloren geht, sie mit einem klaren Plan schließen und dann so lange dabeibleiben, bis die neuen Abläufe selbstverständlich sind. Der wichtigste Schritt war dabei nicht die Analyse, sondern der monatliche Termin danach.

Welche Fehler kosten am meisten?

Am meisten kosten bei der Unternehmensberatung diese Fehler: zu spät Hilfe holen, einen Berater ohne Branchenerfahrung wählen, keine messbaren Ziele vereinbaren, den Förderantrag nach dem Vertrag stellen, sich mit einem Bericht zufriedengeben statt mit Begleitung in der Umsetzung, und Steuerberater und Berater nebeneinander statt miteinander arbeiten lassen.

FehlerWas passiertBesser
Zu spät Hilfe holenSpielraum ist weg, nur noch Krisenmodusbeim ersten Warnsignal sprechen
Berater ohne BranchenerfahrungTheorie ohne Bezug zum PassGastronomie- und Hotelerfahrung prüfen
Keine messbaren Zieleniemand weiß, ob es gewirkt hatZiele mit Zahlen am Anfang
Förderantrag nach VertragFörderung verlorenerst Antrag, dann Vertrag
Bericht statt UmsetzungOrdner im Schrank, nichts ändert sichBegleitung in der Umsetzung
Steuerberater und Berater arbeiten nicht zusammenZahlen passen nicht zusammenBWA gemeinsam nutzen

Wie unterstützen wir dich?

Wir unterstützen dich als Gastronomieberatung, Restaurantberatung und Hotelberatung mit einem kostenlosen Erstgespräch, einer Analyse deiner Zahlen und Abläufe, einem 90-Tage-Plan mit klaren Zielen und einer Begleitung über 6, 12 oder 24 Monate. Dazu bieten wir Buchhaltung und Lohnbuchhaltung aus einer Hand, damit die Zahlen, mit denen wir beraten, stimmen. Für Gründer gehört die Gründungsberatung mit Businessplan und Bankgespräch dazu.

  • Beratung. Analyse, 90-Tage-Plan und Begleitung über unsere Gastronomieberatung.
  • Zahlen. BWA und Summen- und Saldenliste ausgewertet über die BWA-Analyse.
  • Buchhaltung. Laufende Buchhaltung und Lohn über Buchhaltung und Lohnbuchhaltung.
  • Marketing. Sichtbarkeit bei Google und in KI-Suchmaschinen über unseren Bereich Marketing.

Das Buch zum Thema

Rettungsanker Gastronomie, Band 1: Die Kostenseite

Wareneinsatz, Personal, Energie, Pacht: René Kaplick zeigt mit echten Zahlen aus der Gastronomieberatung, wo im Betrieb das Geld hingeht und wie man es zurückholt.

Wer vor einer Beratung selbst verstehen will, wo sein Betrieb steht, findet im Buch die wichtigsten Zahlen und Hebel.

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Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo dein Betrieb steht und wo die größten Hebel liegen. Ehrlich, ohne Verkaufsdruck, und mit einer klaren Empfehlung, ob und wie wir dir helfen können.

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Du kennst deinen Betrieb besser als jeder Berater. Ein guter Berater sorgt dafür, dass du auch deine Zahlen so gut kennst.

Häufige Fragen zur Unternehmensberatung in der Gastronomie

Was macht eine Unternehmensberatung in der Gastronomie?

Eine Unternehmensberatung in der Gastronomie analysiert Zahlen, Abläufe, Angebot und Personal eines Restaurants oder Hotels, entwickelt daraus einen Plan mit messbaren Zielen und begleitet die Umsetzung. Typische Themen sind Kalkulation und Wareneinsatz, Personalkosten, Preise, Marketing, Gründung und Übernahme, Finanzierung, Krise und Nachfolge.

Wann lohnt sich ein Gastronomieberater?

Ein Gastronomieberater lohnt sich, wenn der Betrieb voll ist und trotzdem zu wenig übrig bleibt, vor einer Gründung, Übernahme oder Finanzierung, bei Wachstum, in einer Krise und rechtzeitig vor einer Nachfolge. Je früher man Hilfe holt, desto mehr Spielraum gibt es. Wer erst kommt, wenn das Konto leer ist, hat meist nur noch Krisenmaßnahmen zur Auswahl.

Was kostet eine Gastronomieberatung?

Das hängt vom Umfang ab. Berater rechnen meist nach Tagessatz, als Projektpauschale für ein festes Ergebnis oder als Begleitung über mehrere Monate ab. Entscheidend ist, was die Beratung bringt: Schon zwei Prozentpunkte weniger Wareneinsatz bedeuten bei 600.000 Euro Umsatz rund 12.000 Euro im Jahr. Bei Gastro Piraten klären wir Umfang und Kosten im kostenlosen Erstgespräch.

Wird eine Gastronomieberatung gefördert?

Ja, für bestehende kleine und mittlere Unternehmen gibt es die Förderung von Unternehmensberatungen über das BAFA, deren Richtlinie nach aktuellem Stand bis 31. Dezember 2026 läuft. Dazu kommen Beratungsprogramme einzelner Bundesländer und für Personal- und Organisationsthemen das INQA-Coaching. Wichtig ist: erst den Antrag stellen, dann den Beratungsvertrag schließen.

Was ist der Unterschied zwischen Steuerberater und Gastronomieberater?

Der Steuerberater sorgt dafür, dass Buchhaltung, Steuern und Abschlüsse korrekt sind. Der Gastronomieberater nutzt diese Zahlen, um den Betrieb wirtschaftlich zu verbessern: Kalkulation, Wareneinsatz, Personal, Preise, Abläufe. Beide sollten zusammenarbeiten. Am besten funktioniert das, wenn die BWA so aufgebaut ist, dass sie Küche und Getränke getrennt zeigt.

Wie läuft eine Unternehmensberatung ab?

Bei Gastro Piraten in vier Schritten: kostenloses Erstgespräch, Analyse von BWA, Kasse, Karte und Abläufen, ein 90-Tage-Plan mit wenigen, klaren Maßnahmen und danach eine Begleitung über 6, 12 oder 24 Monate, in der die Umsetzung kontrolliert und nachgesteuert wird.

Woran erkenne ich einen guten Gastronomieberater?

An echter Branchenerfahrung in Küche, Service oder Hotel, an der Fähigkeit, eine BWA zu lesen und eine Rezeptur zu kalkulieren, an messbaren Zielen von Anfang an, an Begleitung in der Umsetzung statt nur einem Bericht, an Unabhängigkeit von Lieferantenprovisionen und an Referenzen, die du nachprüfen kannst.

Berät Gastro Piraten auch Hotels?

Ja, die Hotelberatung gehört seit 2010 zu unseren Schwerpunkten, vom Frühstück über das Restaurant im Hotel bis zu Tagungen, Feiern und Abläufen im Housekeeping. Viele Hotels haben ihre größten Hebel in der Gastronomie, weil dort Wareneinsatz und Personal am stärksten schwanken.

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