Weihnachtsfeier in der Gastronomie: Angebot, Kalkulation und Personal

Mit Weihnachtsfeiern verdienst du nur dann Geld, wenn drei Dinge stimmen: ein festes Angebot mit zwei bis drei Paketen zum Preis pro Person, eine Kalkulation mit Wareneinsatz und Personal pro Kopf und klare Regeln für Anzahlung, Storno und finale Personenzahl. Ein Paket knapp unter 110 Euro pro Gast macht Firmen die Freigabe leicht, weil Betriebsveranstaltungen bis zu diesem Betrag für die Mitarbeiter steuerfrei bleiben.

Der Dezember ist für viele Betriebe der umsatzstärkste Monat des Jahres. Und trotzdem sitzen im Januar erstaunlich viele Wirte vor der BWA und fragen sich, wo das Geld geblieben ist. Die Säle waren voll, die Küche hat geackert, der Service ist auf dem Zahnfleisch gegangen. Nur das Ergebnis passt nicht dazu. In unserer Gastronomieberatung sehen wir das jedes Jahr, und die Ursache ist fast immer dieselbe: Die Weihnachtsfeiern wurden verkauft wie ein normaler Abend, nicht kalkuliert wie ein eigenes Produkt. Ein Menü auf Zuruf, Getränke nach Gefühl, Sonderwünsche umsonst, keine Anzahlung, und am Abend kommen 31 statt 40 Gäste. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Weihnachtsfeiern so anbietest, kalkulierst und organisierst, dass am Ende Gewinn übrig bleibt, mit einer kompletten Beispielrechnung, den Regeln zur 110-Euro-Grenze und zur Umsatzsteuer, einer Personalplanung für den Dezember und den Fehlern, die am meisten kosten.

Wie verdienst du an Weihnachtsfeiern wirklich Geld?

An Weihnachtsfeiern verdienst du Geld, wenn du sie als eigenes Produkt behandelst: feste Pakete statt Menü auf Zuruf, eine Kalkulation pro Person mit Wareneinsatz und Personal, eine Anzahlung, eine verbindliche Personenzahl und klare Preise für Sonderwünsche. Der Gewinn entsteht im Angebot und in der Kalkulation, nicht am Abend selbst.

Eine Weihnachtsfeier unterscheidet sich von einem normalen Abend in drei Punkten. Erstens ist die Gästezahl planbar, wenn du sie planbar machst. Das ist ein riesiger Vorteil für Einkauf und Personal, den viele Betriebe verschenken, weil sie keine verbindliche Zahl einfordern. Zweitens kommen die Gäste gleichzeitig, essen dasselbe und stehen gleichzeitig auf. Das belastet Küche und Service ganz anders als ein verteilter À-la-carte-Abend und muss in der Personalplanung stehen. Drittens zahlt am Ende nicht der Gast, sondern ein Unternehmen, das ein Budget hat, eine Rechnung braucht und auf steuerliche Grenzen achtet. Wer das versteht, verkauft anders.

Die gute Nachricht: Gerade weil die Weihnachtsfeier planbar ist, ist sie eines der profitabelsten Geschäfte des Jahres, wenn sie richtig aufgesetzt ist. Kein Ausfall, weil Ware übrig bleibt, kein Leerlauf im Service, kein Risiko bei der Auslastung. Die Grundlage dafür ist die Kalkulation in der Gastronomie, und zwar nicht als Faustformel, sondern als Rechnung pro Kopf. Wie das allgemein funktioniert, steht im Beitrag zur Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie. Wie es für die Weihnachtsfeier konkret aussieht, rechnen wir weiter unten durch.

Wann muss dein Angebot fertig sein?

Dein Weihnachtsfeier-Angebot sollte im Spätsommer fertig und online sein, weil Firmen mit großen Gruppen früh planen und die besten Termine im Dezember zuerst vergeben werden. Wer erst im Oktober oder November startet, bekommt vor allem kleinere Gruppen bis etwa 30 Personen und Wochentage. Das ist kein Grund aufzugeben, aber ein Grund, das Angebot jetzt sofort fertigzustellen und aktiv anzubieten.

In der Beratungspraxis sehen wir ein klares Muster: Die großen Feiern mit 60, 80 oder 120 Personen entscheiden sich früh, oft schon im Sommer. Wer dann kein Angebot mit Preis hat, sondern nur „Ruf gern an, dann besprechen wir das“, verliert die Anfrage an den Betrieb, der ein fertiges PDF mit drei Paketen schickt. Die Assistenz der Geschäftsführung, die drei Locations vergleichen soll, nimmt die, bei der sie am wenigsten nachfragen muss.

Wenn du diesen Beitrag im Oktober oder November liest: Fang trotzdem an. Kleinere Firmen, Vereine, Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe entscheiden oft spät. Für sie sind Termine unter der Woche und im frühen Dezember interessant, und genau diese Termine bekommst du sonst nicht voll. Und wenn du den Beitrag im Januar liest, ist jetzt der beste Zeitpunkt für die Nachkalkulation.

Wie sieht ein Angebot aus, das gebucht wird?

Ein Angebot wird gebucht, wenn die Firma sofort sieht, was sie bekommt, was es pro Person kostet und was sie als Nächstes tun muss. Zwei bis drei Pakete mit Festpreis pro Person, Personenzahl, freie Termine, Regeln für Anzahlung und Storno und ein klarer Kontaktweg reichen. Alles, was die Assistenz erst am Telefon erfragen muss, kostet dich Buchungen.

Die Zahlen sind ein Beispiel, die Logik dahinter gilt überall. Das mittlere Paket ist das Paket, das du verkaufen willst. Es liegt knapp unter der 110-Euro-Grenze, enthält alles, was die Firma braucht, und macht die Abrechnung einfach. Das günstige Paket ist für Firmen mit kleinem Budget und für Vereine, die Getränke selbst zahlen lassen. Das teure Paket ist der Anker: Es lässt das mittlere Paket vernünftig wirken, und eine von zehn Firmen bucht es tatsächlich. Dieses Prinzip kennst du aus der Speisekarte, mehr dazu im Beitrag zum Menu Engineering.

Beim Menü selbst gilt: Weniger Auswahl ist mehr. Für Gruppen ab etwa 20 Personen bietest du ein festes Menü mit einer vegetarischen Alternative an, die vorab mit der Personenzahl gemeldet wird. Wahlmenüs am Abend mit drei Hauptgängen zur freien Auswahl bringen die Küche bei 60 Gästen gleichzeitig an die Grenze, verlängern den Abend und treiben den Wareneinsatz, weil du alles vorhalten musst. Wer eine Auswahl anbieten will, lässt sie zwei Wochen vorher verbindlich melden. Und schreib die Beschreibungen so, dass sie verkaufen: „Gänsekeule aus dem Ofen mit Apfelrotkohl und Kartoffelklößen“ klingt nach Weihnachten, „Gans mit Beilagen“ nach Kantine.

Wie kalkulierst du ein Weihnachtsmenü?

Ein Weihnachtsmenü kalkulierst du pro Person: Wareneinsatz je Gang zusammenrechnen, durch den Nettopreis teilen und prüfen, ob die Quote bei Speisen zwischen 28 und 32 Prozent liegt. Danach ziehst du die Personalkosten pro Kopf ab. Was dann übrig bleibt, trägt Miete, Energie und Gewinn. Ab 28 Prozent Wareneinsatz auf das gesamte Paket solltest du nachsteuern.

Wir rechnen das Paket „Rundum“ aus der Tabelle oben für eine Firmenfeier mit 40 Personen durch. Die Preise sind Bruttopreise, also inklusive Umsatzsteuer. Für die Kalkulation brauchst du die Nettopreise. Bei Speisen ziehst du 7 Prozent heraus, bei Getränken 19 Prozent.

Der Wareneinsatz im Menü setzt sich so zusammen: Vorspeise 2,80 Euro, Gänsekeule mit Rotkohl und Klößen 10,90 Euro, Dessert 2,80 Euro. Mit 30 Prozent liegt das Menü im Zielkorridor für Speisen von 28 bis 32 Prozent, die Getränke mit 21 Prozent im Korridor von 18 bis 22 Prozent. Das Paket insgesamt landet bei 26 Prozent und damit im Zielbereich, den wir in Beratungsprojekten mit 25 bis 26 Prozent ansetzen. Ab 28 Prozent auf das Gesamtpaket solltest du nachsteuern, entweder über den Preis oder über die Rezeptur. Achtung bei der Gans: Der Einkaufspreis schwankt von Jahr zu Jahr deutlich. Hol dir im Spätsommer ein festes Angebot für die Menge, die du brauchst, statt im Dezember zum Tagespreis nachzukaufen. Wie du Wareneinsatz grundsätzlich im Griff behältst, steht im Beitrag Wareneinsatz optimieren.

Jetzt der Teil, den fast alle vergessen: das Personal. Für 40 Gäste über fünf Stunden rechnen wir mit drei Servicekräften à sechs Stunden, zwei Köchen à sieben Stunden und einer Spülkraft à sechs Stunden. Mit Stundensätzen inklusive Arbeitgeberanteil von 22 Euro im Service, 24 Euro in der Küche und 21 Euro in der Spülküche ergibt das 396 plus 336 plus 126, also 858 Euro. Das sind 21,45 Euro pro Gast.

Mit dieser Rechnung im Rücken siehst du sofort, was Sonderwünsche kosten. Ein zusätzlicher Zwischengang für 4 Euro Wareneinsatz und eine halbe Stunde mehr Küche frisst bei 40 Gästen schnell 200 Euro. Eine Verlängerung um eine Stunde kostet dich den Service und die Getränke. Beides ist kein Problem, wenn es einen Preis hat. Es wird zum Problem, wenn du am Telefon „machen wir“ sagst. Wie du einzelne Gerichte sauber kalkulierst, steht im Beitrag Speisen kalkulieren, die Grundlagen findest du unter Kalkulation.

Getränkepauschale oder nach Verbrauch?

Eine Getränkepauschale lohnt sich, wenn du den durchschnittlichen Verbrauch deiner Gäste kennst, die Zeit begrenzt ist und das Sortiment klar festgelegt ist. Für die Firma ist sie bequem, weil das Budget planbar ist. Für dich ist sie riskant, wenn Spirituosen, Sekt und Flaschenweine ohne Grenze enthalten sind. Ohne Verbrauchsdaten rechnest du besser nach Verbrauch ab.

Die Pauschale im Beispiel mit 39 Euro für vier Stunden funktioniert nur mit klaren Grenzen: Fassbier, offene Weine aus zwei Sorten, alkoholfreie Getränke, Kaffee. Sekt, Longdrinks, Spirituosen und Flaschenweine laufen extra und nach Verbrauch. Bei 6,90 Euro Wareneinsatz darf ein Gast in vier Stunden etwa drei Bier, zwei Gläser Wein, Wasser und einen Kaffee trinken, dann bist du im Plan. Eine Gruppe aus dem Vertrieb trinkt anders als eine Gruppe aus der Steuerkanzlei. Deshalb lohnt sich die Frage bei der Buchung: Wie war es im letzten Jahr? Wer Verbrauchsdaten aus Vorjahren hat, rechnet mit echten Zahlen. Wie du eine Pauschale grundsätzlich kalkulierst, haben wir am Beispiel der Hochzeit durchgerechnet, im Beitrag zur Getränkepauschale bei Hochzeiten.

Nach Verbrauch abgerechnet bringt die Feier oft mehr Umsatz, braucht aber aktiven Verkauf. Der Aperitif beim Ankommen, die Flasche Wein für den Tisch statt des offenen Glases, der Digestif nach dem Dessert: Das sind die Momente, in denen ein geschulter Service bei 40 Gästen schnell einen dreistelligen Betrag zusätzlich verkauft, ohne aufdringlich zu sein. Wie das geht, steht im Beitrag zum Upselling in der Gastronomie. Wichtig ist bei beiden Varianten, dass die Firma vorher festlegt, wer am Ende zahlt: die Firma alles, die Firma bis zu einem Betrag und den Rest die Gäste selbst, oder die Gäste die Getränke komplett. Das gehört schriftlich in die Buchungsbestätigung, sonst diskutierst du um Mitternacht an der Kasse.

Was bedeutet die 110-Euro-Grenze für dein Angebot?

Für die Mitarbeiter einer Firma bleibt eine Betriebsveranstaltung bis 110 Euro pro teilnehmender Person steuer- und sozialversicherungsfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. So regelt es § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Der Betrag gilt inklusive Umsatzsteuer und umfasst alle Kosten der Feier, nicht nur Essen und Getränke.

Für dich als Gastronom ist das kein Steuerthema, sondern ein Verkaufsargument. Die Personalabteilung rechnet: Gesamtkosten der Feier geteilt durch die Zahl der Teilnehmer. Liegt das Ergebnis unter 110 Euro, gibt es intern kein Thema. Liegt es darüber, muss der übersteigende Teil versteuert werden, meistens pauschal durch den Arbeitgeber. Das geht, macht aber Arbeit, und Arbeit ist ein Grund, sich für die Location mit dem einfacheren Angebot zu entscheiden.

Daraus ergibt sich eine einfache Regel für dein Angebot: Ein Paket, das alles enthält und zwischen 95 und 105 Euro liegt, ist für Firmen das bequemste. Raum, Deko und Kerzen sind drin, Musik bringt die Firma mit oder bucht sie bei dir als Zusatz. Damit nimmst du der Personalabteilung die Rechnerei ab. Das gleiche gilt übrigens für deine eigene Weihnachtsfeier mit dem Team, die nach denselben Regeln läuft. Mehr dazu, was du deinem Team steuerfrei zukommen lassen kannst, im Beitrag zur Lohnbuchhaltung.

Welche Umsatzsteuer gilt für Weihnachtspakete?

In einem Weihnachtspaket gelten zwei Steuersätze: 7 Prozent auf Speisen und 19 Prozent auf Getränke. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz für Speisen in der Gastronomie dauerhaft, geregelt in § 12 UStG. Bietest du ein Paket zum Gesamtpreis an, musst du den Preis auf beide Steuersätze aufteilen, am nachvollziehbarsten nach den Einzelverkaufspreisen der enthaltenen Leistungen.

Für die Kalkulation ist das wichtig, weil ein Getränkeanteil im Paket mehr Steuer kostet als ein Speisenanteil. Bei 105 Euro brutto mit 59 Euro Menü, 7 Euro Aperitif und 39 Euro Getränken bleiben dir netto 93,79 Euro. Würdest du das ganze Paket fälschlich mit 7 Prozent abrechnen, lägst du um mehrere Euro pro Person daneben, und das fällt bei einer Betriebsprüfung auf. Die Rechnung an die Firma weist deshalb Speisen und Getränke getrennt aus, mit dem jeweiligen Steuersatz. Das ist auch für die Firma praktischer, weil sie die Rechnung sauber buchen kann.

Eine Raummiete, die du separat berechnest, ist steuerlich wieder ein eigenes Thema, je nachdem, ob sie Nebenleistung zur Bewirtung ist oder nicht. Das klärst du einmal grundsätzlich mit deinem Steuerberater und bildest es dann in Kasse und Angebot ab. Wie du die Umsatzsteuer in der Gastronomie insgesamt richtig handhabst, steht im Beitrag Umsatzsteuer in der Gastronomie 2026. Und weil im Dezember besonders viele große Rechnungen über die Kasse laufen, lohnt sich ein Blick darauf, ob dein Kassensystem Pakete mit gemischten Steuersätzen sauber abbilden kann, mehr dazu im Beitrag zum Kassensystem in der Gastronomie.

Wie schützt du dich vor Absagen und No-Shows?

Gegen Absagen schützt du dich mit drei Regeln in der Buchungsbestätigung: einer Anzahlung bei Buchung, einer Frist für die verbindliche Personenzahl und einer Stornostaffel nach Zeitpunkt. Wer zehn Tage vorher 40 Personen meldet, zahlt für 40, auch wenn am Abend 31 kommen. Ohne diese Regeln trägst du das Risiko für Ware, Personal und blockierte Plätze allein.

Gerade bei Firmenfeiern ist die Personenzahl die größte Unbekannte. Grippewelle, Termindruck, schlechtes Wetter: Am Abend fehlen schnell fünf bis zehn Leute. Wenn du für 40 eingekauft und eingeteilt hast, kostet dich jeder fehlende Gast im Beispiel oben 24,60 Euro Wareneinsatz und seinen Anteil am Personal, ohne einen Cent Umsatz. Bei neun fehlenden Gästen sind das über 400 Euro, die du nicht zurückbekommst.

Die Werte in der Tabelle sind Beispiele, keine Rechtsberatung. Wichtig ist, dass die Regeln vor der Buchung feststehen und schriftlich bestätigt werden. Firmenkunden empfinden klare Regeln nicht als Misstrauen, sondern als Professionalität, sie arbeiten selbst mit Verträgen und Fristen. Lass deine Vorlage einmal anwaltlich prüfen und nutze sie dann jedes Jahr. Wie du mit No-Shows bei normalen Reservierungen umgehst, steht im Beitrag zu No-Shows in der Gastronomie. Die Anzahlungen helfen dir übrigens auch bei der Liquidität, denn Gans, Wild und Getränke für den Dezember willst du nicht komplett vorfinanzieren. Mehr dazu im Beitrag zur Liquiditätsplanung in der Gastronomie.

Wie planst du das Personal für den Dezember?

Personal für den Dezember planst du rückwärts von den Buchungen: Für jede Feier legst du fest, wie viele Kräfte in Küche, Service und Spülküche wie lange gebraucht werden, und baust daraus den Dienstplan. Aushilfen fragst du schon im September an, Urlaub sperrst du für die Spitzenwochen, und für Krankheitsausfälle hältst du eine feste Liste von Springern bereit.

Aus der Praxis rechnen wir als Faustregel bei einem festen Menü mit einer Servicekraft für 12 bis 15 Gäste und einem Koch für 20 bis 25 Gedecke, wenn die Mise en place am Nachmittag steht. Bei Wahlmenüs, Buffets oder mehreren Feiern parallel brauchst du mehr. Entscheidend ist der Spitzenmoment: Wenn 60 Hauptgänge gleichzeitig raus müssen, zählt nicht der Durchschnitt des Abends, sondern die zehn Minuten am Pass. Plane für diese zehn Minuten, nicht für den Rest.

Der Dezember ist gleichzeitig die Zeit mit vielen Krankmeldungen. Eine Feier, die mit vier Servicekräften geplant ist und mit zwei läuft, kostet dich nicht nur Umsatz, sondern auch die Firma als Kunden fürs nächste Jahr. Deshalb gehört eine Springerliste in jeden Dezember-Dienstplan: drei bis fünf Leute, die kurzfristig einspringen können und vorher eingewiesen wurden. Wie du damit insgesamt umgehst, steht im Beitrag zum Krankenstand in der Gastronomie.

Aushilfen sind im Dezember unverzichtbar, aber nicht ohne Regeln. Der Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro pro Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat. Wer im Dezember viele Stunden arbeitet, rutscht schnell darüber, und dann wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Plane deshalb die Stunden über mehrere Aushilfen und prüf die Grenzen vor dem Dienstplan, nicht danach. Was 2027 gilt, steht im Beitrag zu Minijobs in der Gastronomie 2027, wie du einen Dienstplan baust, der Spitzen abdeckt, im Beitrag zum Dienstplan in der Gastronomie. Und wie du die Personalkosten insgesamt im Blick behältst, im Beitrag zu den Personalkosten in der Gastronomie.

Wie finden Firmen dein Angebot?

Firmen finden dein Angebot über drei Wege: über Google, wenn sie nach Weihnachtsfeier und Ort suchen, über deine Website, wenn sie dich schon kennen, und über deine direkte Ansprache, wenn sie im Vorjahr bei dir waren. Der dritte Weg bringt die sichersten Buchungen: Ein Anruf bei den Firmen vom Vorjahr ist das wirksamste Marketing für den Dezember.

Bei Google ist das Unternehmensprofil die erste Anlaufstelle. Stell dort einen eigenen Beitrag zu Weihnachtsfeiern ein, mit Foto vom gedeckten Raum, Personenzahl, Preis ab und Link zum Angebot. Ergänze in den Fragen und Antworten, wie viele Personen der Raum fasst und ob es eine vegetarische Alternative gibt. Genau das fragen Assistenzen, und genau das liest auch eine KI, wenn jemand sie nach einer Location für die Weihnachtsfeier fragt. Wie du das Profil richtig pflegst, steht im Beitrag zum Google-Unternehmensprofil für Restaurants.

Auf der Website braucht das Angebot eine eigene Seite, nicht nur ein PDF in einem Unterordner. Überschrift mit Ort, also zum Beispiel „Weihnachtsfeier in Potsdam für 20 bis 80 Personen“, dann die Pakete mit Preis, Fotos vom Raum, freie Termine und ein Anfrageformular mit Datum, Personenzahl und Paket. Wie eine Restaurant-Website gebaut sein muss, damit sie Anfragen bringt, steht im Beitrag Restaurant-Website erstellen. Gastronomie Marketing für den Dezember heißt aber vor allem: die Firmen anschreiben, die schon da waren. Eine kurze Mail im Spätsommer mit dem Angebot und dem Satz „Ihr Termin vom letzten Jahr ist noch frei“ füllt mehr Säle als jede Anzeige. Mehr zu den Möglichkeiten unter Gastronomie Marketing.

Wie läuft der Abend selbst reibungslos?

Der Abend läuft reibungslos, wenn jede Feier einen eigenen Ablaufplan hat: Ankunft, Aperitif, Rede, Gänge mit Uhrzeit, Getränkeregel, Ende, Abrechnung. Ein Ansprechpartner bei der Firma und einer bei dir, die sich vorher kennen. Und ein Briefing für das ganze Team vor Schichtbeginn, in dem jeder weiß, wer zahlt, was im Paket ist und was extra kostet.

Der häufigste Ärger am Ende einer Weihnachtsfeier ist die Abrechnung. Der Abteilungsleiter bestellt um 23 Uhr eine Runde Schnaps für alle, die Firma hat aber nur die Pauschale freigegeben. Wer zahlt? Diese Frage klärst du vorher, nicht um Mitternacht. Im Ablaufplan steht, wer zusätzliche Bestellungen freigeben darf und bis zu welchem Betrag. Der Service weiß das, und die Kasse bildet es ab, am besten über einen eigenen Tisch oder ein eigenes Konto für die Feier.

Nach der Feier ist vor der nächsten Buchung. Ein kurzer Anruf oder eine Mail zwei Tage später mit Dank und der Frage, wie es gefallen hat, bringt dir die Firma fürs nächste Jahr. Wer gleich einen Termin für das kommende Jahr reserviert, hat seine erste Buchung schon im Kalender. Und wenn es Kritik gibt, hörst du sie jetzt und nicht erst in einer Bewertung. Wie du aus Gästen Stammgäste machst, steht im Beitrag Der Gast ist König, wie du Veranstaltungen über das ganze Jahr verkaufst, im Beitrag zu Veranstaltungen in der Gastronomie.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis zeigt sich bei Weihnachtsfeiern immer wieder dasselbe Bild: Betriebe mit vollem Dezember, aber schwachem Ergebnis, weil Pakete fehlen, Getränke ohne Grenze laufen und keine Personenzahl verbindlich ist. Mit wenigen Regeln ändert sich das Ergebnis deutlich, ohne dass ein Gast mehr kommt.

Genau hier setzt unsere Restaurantberatung an: nicht beim Kochen, sondern bei Angebot, Kalkulation und Regeln. Ein Nachmittag Arbeit im Spätsommer entscheidet über das Ergebnis des ganzen Dezembers. Wenn du das mit uns machen willst, starten wir mit der BWA-Analyse für 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer und rechnen danach deine Pakete durch. Mehr zur Gastronomieberatung.

Welche Fehler kosten am meisten?

Am meisten kosten Angebote ohne festen Preis, Getränkepauschalen ohne Grenze, fehlende Anzahlungen, Abrechnung nach erschienenen statt gemeldeten Gästen, kostenlose Sonderwünsche, Wahlmenüs am Abend, zu knappes Personal im Spitzenmoment und ein Paketpreis knapp über 110 Euro. Jeder dieser Fehler kostet bei einer einzigen Feier schnell einen dreistelligen Betrag.

Wenn du mehr als drei Punkte nicht abhaken kannst, verschenkst du im Dezember Geld. Ein Gastronomieberater sieht in einem Gespräch, wo es liegt, und ein Berater für Gastronomie mit Erfahrung in Bankett und Kalkulation baut dir die Pakete so, dass sie verkaufen und rechnen. Was wir bei den Gastro Piraten dafür anbieten, findest du unter Leistungen.

Weihnachtsfeiern sind dabei nur ein Teil des Jahres. In der Restaurantberatung schauen wir auf den ganzen Kalender, in der Hotelberatung zusätzlich auf Tagungen und Übernachtungen, die sich an die Feier anschließen. In der Gründungsberatung planen wir das Bankettgeschäft von Anfang an mit, denn ein Saal ist nur dann ein Vorteil, wenn er gefüllt und richtig kalkuliert wird. Wer eine Existenzgründung mit Saal oder Nebenraum plant, sollte das Weihnachtsgeschäft im Businessplan haben. Und in der Unternehmensberatung Gastronomie ist der Dezember oft der Monat, an dem sich zeigt, ob die Kalkulation in der Gastronomie trägt. Gastronomie Marketing sorgt dafür, dass die Anfragen kommen, die Kalkulation sorgt dafür, dass sie sich lohnen.

Ob Existenzgründung, Gründungsberatung, Hotelberatung oder Unternehmensberatung Gastronomie: Ein Gastronomieberater, der Bankett, Personal und die Kalkulation in der Gastronomie zusammen denkt, macht aus dem stärksten Monat auch den profitabelsten. Genau das ist der Anspruch unserer Gastronomieberatung, und ein Berater für Gastronomie, der selbst Weihnachtsfeiern gekocht und serviert hat, kennt die zehn Minuten am Pass aus eigener Erfahrung.

Häufige Fragen zu Weihnachtsfeiern in der Gastronomie

Wann sollte mein Weihnachtsfeier-Angebot online sein?

Idealerweise im Spätsommer, weil Firmen mit großen Gruppen früh planen und die besten Dezembertermine zuerst vergeben. Wer erst im Oktober startet, bekommt vor allem kleinere Gruppen und Wochentage. Auch dann lohnt es sich, das Angebot sofort online zu stellen und Firmen aktiv anzusprechen.

Was kostet eine Weihnachtsfeier im Restaurant pro Person?

Das hängt von Haus, Region und Umfang ab. Für ein Paket mit Aperitif, Drei-Gänge-Menü und begrenzter Getränkepauschale ist ein Preis knapp unter 110 Euro pro Person sinnvoll, weil Betriebsveranstaltungen bis zu diesem Betrag für die Mitarbeiter steuerfrei bleiben. Entscheidend ist, dass dein Preis Wareneinsatz und Personal deckt.

Was bedeutet der 110-Euro-Freibetrag für Weihnachtsfeiern?

Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bleiben Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen bis 110 Euro pro teilnehmender Person für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Betrag gilt inklusive Umsatzsteuer und umfasst alle Kosten der Feier, auch Raummiete und Deko.

Wie kalkuliere ich ein Weihnachtsmenü richtig?

Rechne den Wareneinsatz jedes Gangs zusammen und teile ihn durch den Nettopreis des Menüs. Bei Speisen sollte die Quote zwischen 28 und 32 Prozent liegen, bei Getränken zwischen 18 und 22 Prozent. Danach ziehst du die Personalkosten pro Gast ab. Im Beispiel bleiben von 105 Euro brutto 47,74 Euro pro Gast als Beitrag.

Lohnt sich eine Getränkepauschale bei Weihnachtsfeiern?

Nur mit Grenzen. Eine Pauschale funktioniert, wenn Zeit und Sortiment festgelegt sind, etwa vier Stunden mit Bier, offenen Weinen und alkoholfreien Getränken. Sekt, Spirituosen und Flaschenweine laufen extra. Ohne Verbrauchsdaten aus Vorjahren rechnest du besser nach Verbrauch ab.

Welche Umsatzsteuer gilt für ein Weihnachtsmenü mit Getränken?

Speisen werden in der Gastronomie seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 Prozent besteuert, Getränke mit 19 Prozent. Bei einem Paketpreis teilst du den Betrag auf beide Sätze auf, am besten nach den Einzelverkaufspreisen, und weist beides auf der Rechnung getrennt aus. Die genaue Aufteilung klärst du mit deinem Steuerberater.

Sollte ich bei Weihnachtsfeiern eine Anzahlung verlangen?

Ja. Eine Anzahlung bei Buchung, eine verbindliche Personenzahl etwa zehn Tage vorher und eine Stornostaffel nach Zeitpunkt schützen dich vor Absagen und leeren Plätzen. Firmenkunden empfinden klare Regeln als professionell. Lass deine Vorlage einmal anwaltlich prüfen und nutze sie jedes Jahr.

Was kostet eine Gastronomieberatung für das Weihnachtsgeschäft?

Einstieg ist bei den Gastro Piraten die BWA-Analyse für 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer. Darin sehen wir Wareneinsatz, Personal und Ergebnis deines Betriebs. Danach kalkulieren wir die Weihnachtspakete im Rahmen der Gastronomieberatung. Das Erstgespräch ist kostenlos.

Ein voller Saal ist noch kein Gewinn: Kalkulier jedes Paket pro Kopf, bleib knapp unter 110 Euro, begrenz die Getränke, nimm eine Anzahlung und rechne mit der gemeldeten Personenzahl, nicht mit der erschienenen.