Digitalisierung im Hotel spart erst dann Geld, wenn die Abläufe dahinter mitgeändert werden. Ein traditionsreiches Hotel mit Restaurant in einer hessischen Kurstadt hat erst digitalisiert, dann seine Zahlen analysieren lassen, Buchhaltung und Lohn ausgelagert und Küche, Karte und Service vereinfacht. Ergebnis: 12 Prozent weniger Kosten, ohne Qualitätsverlust, und Zahlen, die jeden Monat steuerbar sind.
Viele Hoteliers kaufen Software in der Hoffnung, dass sie die Kosten senkt. Ein neues Kassensystem, ein digitaler Dienstplan, eine Warenwirtschaft. Ein Jahr später ist alles digital und trotzdem nicht günstiger. Genau so begann auch dieses Projekt. In dieser Fallstudie zeigen wir, was im Hotel passiert ist, warum die erste Phase allein nicht gereicht hat und welche Schritte die Kosten am Ende wirklich gesenkt haben. Für die Gastronomieberatung ist das ein typischer Fall: Die Technik ist selten das Problem, der Ablauf fast immer. Am Ende jedes Abschnitts steht, was du davon auf deinen eigenen Betrieb übertragen kannst.
Inhalt
- Wie war die Ausgangslage im Hotel?
- Was wurde in der ersten Phase digitalisiert?
- Warum senkt Digitalisierung allein keine Kosten?
- Was zeigte die BWA-Analyse?
- Warum Buchhaltung und Lohn aus einer Hand?
- Wie wurden Küche und Karte vereinfacht?
- Wie wurde der Personaleinsatz planbar?
- Was hat das Projekt gebracht?
- Was kannst du auf deinen Betrieb übertragen?
- Gibt es Förderung für Digitalisierung?
- Welche Fehler machen Hotels bei der Digitalisierung?
- Häufige Fragen
Wie war die Ausgangslage im Hotel?
Das Hotel liegt in einer Kurstadt in Hessen, ist traditionsreich, inhabergeführt und hat ein eigenes Restaurant. Die Probleme waren die, die wir in vielen Häusern sehen: steigende Kosten, Fachkräftemangel, veraltete Abläufe und vor allem keine betriebswirtschaftliche Transparenz. Der Inhaber wusste, dass das Geld knapper wurde, aber nicht genau, wo es verloren ging. Die BWA kam spät und sagte ihm wenig.
Ein Hotel mit Restaurant ist betriebswirtschaftlich zwei Betriebe unter einem Dach. Zimmer, Frühstück, Restaurant, Bankett und manchmal Tagungen haben völlig unterschiedliche Kostenstrukturen. Wer sie in einer einzigen BWA zusammenwirft, sieht nur den Durchschnitt und nicht, welcher Bereich Geld verdient und welcher es verbrennt. Genau so war es hier. Die Zimmer liefen ordentlich, das Restaurant war voll, und trotzdem blieb am Jahresende zu wenig übrig.
Betrieb
Traditionshotel mit Restaurant, inhabergeführt, Kurstadt in Hessen
Problem
Kosten steigen, Personal fehlt, keine Transparenz in den Zahlen
Ergebnis
12 Prozent weniger Kosten, planbares Personal, monatlich steuerbare Zahlen
Dazu kam ein Thema, das jeder Hotelier kennt: Der Inhaber steckte selbst tief im Tagesgeschäft, an der Rezeption, in der Küche, im Büro. Für den Blick auf die Zahlen blieb abends eine halbe Stunde, wenn überhaupt. Unter diesen Bedingungen entscheidet man nach Gefühl, und das Gefühl liegt bei Kosten oft daneben. Wie du eine BWA so liest, dass sie dir in wenigen Minuten etwas sagt, steht im Beitrag BWA in der Gastronomie verstehen.
Was wurde in der ersten Phase digitalisiert?
In der ersten Phase, unterstützt durch ein Förderprogramm des Landes Hessen und begleitet von den Gastro Piraten, wurden die digitalen Grundlagen gelegt: Software für Küche, Service und Verwaltung, eine Warenwirtschaft mit besseren Abläufen und Schulungen für die digitale Kommunikation im Team. Technisch war das Haus damit auf modernem Stand. Die Kosten sanken aber noch nicht.
Was in einem Hotel mit Restaurant typischerweise zur digitalen Grundausstattung gehört, lässt sich in vier Bereiche gliedern. Am Gast: Reservierung und Buchung, Kasse mit Tischplan, mobile Bestellung. In der Küche: Bons direkt aus der Kasse, Rezepturen mit Mengen, Warenwirtschaft mit Bestellvorschlägen. Im Team: digitaler Dienstplan, Zeiterfassung, Kommunikation über eine gemeinsame App statt über Zettel und private Chats. In der Verwaltung: digitale Belege, E-Rechnung, Schnittstellen zur Buchhaltung.
| Bereich | Typische Werkzeuge | Wofür |
|---|---|---|
| Gast | Buchung, Kasse, Tischplan | Umsatz sauber erfassen |
| Küche | Bondrucker, Rezepturen, Warenwirtschaft | Wareneinsatz steuern |
| Team | Dienstplan, Zeiterfassung, Team-App | Personal planen |
| Verwaltung | Digitale Belege, E-Rechnung, Schnittstellen | Zahlen schnell verfügbar |
Die Auswahl der Werkzeuge ist dabei weniger wichtig, als viele denken. Entscheidend ist, dass die Systeme miteinander reden. Eine Kasse, die ihre Daten nicht an die Buchhaltung gibt, und eine Warenwirtschaft, die niemand pflegt, erzeugen doppelte Arbeit statt weniger. Wie du ein Kassensystem auswählst, steht im Beitrag zum Kassensystem in der Gastronomie, die Warenwirtschaft im Beitrag zur Warenwirtschaft in der Gastronomie. Was seit 2025 bei Rechnungen gilt, steht im Beitrag zur E-Rechnung in der Gastronomie.
Warum senkt Digitalisierung allein keine Kosten?
Digitalisierung allein senkt keine Kosten, weil Software Abläufe nur abbildet, nicht verbessert. Wer einen komplizierten Ablauf digitalisiert, hat danach einen komplizierten digitalen Ablauf, plus Lizenzgebühren. Kosten sinken erst, wenn jemand die Daten liest, Entscheidungen daraus ableitet und die Abläufe vereinfacht. Genau dieser zweite Schritt fehlt in vielen Häusern, weil nach der Einführung alle froh sind, dass die Technik läuft.
Das sehen wir in Hotels und Restaurants immer wieder. Die Kasse liefert eine Auswertung nach Artikeln, aber niemand schaut nach, welche Gerichte kaum verkauft werden. Die Warenwirtschaft könnte den Schwund zeigen, aber die Inventur wird nicht gebucht. Der digitale Dienstplan ist schön bunt, aber er wird nach Gewohnheit gefüllt und nicht nach erwartetem Umsatz. In diesem Hotel war es genauso. Die Grundlagen standen, aber die Kosten blieben, wo sie waren.
Die Digitalisierungsfalle
Jedes neue Werkzeug bringt eine monatliche Gebühr, Einarbeitungszeit und Pflegeaufwand mit. Wenn es keine Abläufe ersetzt, sondern nur ergänzt, steigen die Kosten. Frag vor jeder Anschaffung: Welche Tätigkeit fällt dadurch weg, und wer liest die Daten, die das System erzeugt?
Dazu kommt ein menschlicher Faktor. Ein Team, das jahrelang mit Zetteln gearbeitet hat, nutzt neue Systeme zuerst parallel zum Alten. Der Zettel bleibt, die App kommt dazu. Erst wenn das Alte konsequent abgeschafft wird, entsteht Entlastung. Das braucht Führung, keine Software. Wie du dein Team bei solchen Umstellungen mitnimmst, beschreibt René Kaplick ausführlich in „Der digitale Wirt“. Einen Überblick über unsere Arbeit in diesem Feld findest du im Bereich Digitalisierung.
Was zeigte die BWA-Analyse?
2024 ließ der Inhaber seine Zahlen von den Gastro Piraten auswerten. Die BWA-Analyse zeigte drei Baustellen: Der Wareneinsatz war zu hoch, die Abläufe in Küche und Service waren zu kompliziert, und die Buchhaltung war teuer und ineffizient organisiert. Keiner dieser Punkte hatte etwas mit fehlender Technik zu tun. Alle drei hatten mit Abläufen und Zuständigkeiten zu tun.
Der zu hohe Wareneinsatz war der größte Posten. Für Speisen sind 28 bis 32 Prozent üblich, für Getränke 18 bis 22, über alles 25 bis 28 Prozent. Ab 28 Prozent besteht Handlungsbedarf, in unseren Beratungsprojekten arbeiten wir auf 25 bis 26 Prozent hin. Das Restaurant lag deutlich darüber. Die Ursachen waren typisch: eine zu lange Karte mit vielen Einzelkomponenten, keine verbindlichen Rezepturen, Preise, die seit Jahren nicht neu kalkuliert waren.
So läuft eine BWA-Analyse bei uns
Du schickst uns die BWA der letzten zwölf Monate, die Summen- und Saldenliste und, wenn vorhanden, die Kassenauswertung. Wir werten aus, vergleichen mit Richtwerten für deinen Betriebstyp und zeigen dir die drei größten Hebel. Die Analyse kostet 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer und dauert etwa sieben Werktage.
Die zweite Baustelle waren die Abläufe. In der Küche wurden viele Komponenten vorbereitet, die nur selten verkauft wurden. Im Service liefen Wege doppelt, weil die Station nicht klar aufgeteilt war. Beides kostet Personalstunden, die in keiner Rechnung auftauchen, aber jeden Monat bezahlt werden. Die dritte Baustelle war die Verwaltung: Belege wurden gesammelt, an einen externen Dienstleister geschickt, die BWA kam Wochen später, und für die Lohnabrechnung gab es noch einen zweiten Dienstleister. Das kostete Geld und lieferte Zahlen, die für Entscheidungen zu spät kamen. Wie eine Analyse im Detail aussieht, steht unter BWA und Controlling.
Warum Buchhaltung und Lohn aus einer Hand?
Der Inhaber entschied sich, die laufende Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung an die Gastro Piraten zu geben, zusammen mit Controlling, Beratung und monatlicher Begleitung. Der Vorteil: Eine Stelle sieht alle Zahlen, die BWA kommt schnell, und wer bucht, versteht auch die Gastronomie. Abweichungen fallen im selben Monat auf, nicht erst beim Jahresabschluss. Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben beim Steuerberater.
Die Trennung ist wichtig. Laufende Buchführung und laufende Lohnabrechnung dürfen nach § 6 Steuerberatungsgesetz auch von Personen mit entsprechender kaufmännischer Ausbildung übernommen werden, die keine Steuerberater sind. Steuerberatung, Jahresabschluss und Steuererklärungen gehören dagegen zum Steuerberater. Wir sind keine Steuerberater und arbeiten mit dem Steuerberater des Betriebs zusammen. Für den Hotelier heißt das: Die monatlichen Zahlen kommen schnell und gastronomisch sortiert, die steuerliche Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Dienstleister | Getrennt für Buchhaltung und Lohn | Eine Stelle, plus Steuerberater |
| BWA | Wochen nach Monatsende | Zeitnah, mit Kommentar |
| Kostenstellen | Alles in einem Topf | Logis, Restaurant, Getränke getrennt |
| Abweichungen | Beim Jahresabschluss | Im selben Monat |
Veränderungen im Projekt, qualitativ beschrieben.
Der zweite Vorteil liegt in den Kostenstellen. Wenn Logis, Frühstück, Restaurant und Getränke getrennt gebucht werden, sieht der Inhaber jeden Monat, welcher Bereich trägt. Das ist die Voraussetzung, um gezielt zu steuern. Mehr zu unseren Leistungen findest du unter Buchhaltung und Lohnbuchhaltung. Wie du deine Belege dabei revisionssicher ablegst, steht im Beitrag zur GoBD-Archivierung in der Gastronomie.
Was braucht ein Hotelier für die monatliche Steuerung? Im Kern vier Zahlen pro Bereich: Umsatz, Wareneinsatzquote, Personalkostenquote und Ergebnis nach direkten Kosten. Dazu im Hotel die Belegung und den durchschnittlichen Zimmerpreis. Mehr nicht. Wer diese Zahlen jeden Monat bis zum 15. des Folgemonats auf dem Tisch hat, kann reagieren, bevor sich ein Problem über ein ganzes Quartal aufbaut. Genau das war in diesem Hotel vorher unmöglich, weil die BWA zu spät kam und alle Bereiche vermischte. Heute sieht der Inhaber im Februar, was im Januar passiert ist, und nicht erst im Sommer.
Wie wurden Küche und Karte vereinfacht?
In mehreren Terminen vor Ort wurden 2024 die Küchenprozesse angepasst, die Speise- und Getränkekarte neu strukturiert und eine einfache Preiskalkulation mit Kontrolle des Wareneinsatzes eingeführt. Die Karte wurde kürzer, Komponenten wurden über mehrere Gerichte geteilt, Preise neu kalkuliert. Weniger offene Gebinde bedeuten weniger Verderb, und feste Rezepturen bedeuten, dass jede Portion gleich viel kostet.
Die Kartenreduktion folgt einer einfachen Logik. Jedes Gericht wird nach zwei Fragen bewertet: Wie oft wird es verkauft, und wie viel Deckungsbeitrag bringt es? Gerichte, die selten verkauft werden und wenig bringen, fliegen raus. Gerichte mit hohem Deckungsbeitrag bekommen einen besseren Platz auf der Karte. Das Verfahren heißt Menu Engineering und ist im Beitrag zum Menu Engineering ausführlich beschrieben.
Die Preiskalkulation wurde bewusst einfach gehalten. Kein kompliziertes Tabellenwerk, das nach drei Monaten niemand mehr pflegt, sondern eine Liste der meistverkauften Gerichte mit Wareneinsatz pro Portion, Verkaufspreis netto und Wareneinsatzquote. Einmal im Monat wird sie mit den Einkaufspreisen abgeglichen. Steigt ein Rohstoff deutlich, wird der Preis angepasst oder die Rezeptur geändert. Wie du ein Gericht richtig kalkulierst, steht im Beitrag Speisen kalkulieren. Gerade in Hotels lohnt der Blick aufs Frühstück, das oft unter Wert verkauft wird. Mehr dazu im Beitrag Hotelfrühstück kalkulieren.
Wie wurde der Personaleinsatz planbar?
Der Personaleinsatz wurde planbar, weil die Servicewege standardisiert und der Dienstplan an den erwarteten Umsatz gekoppelt wurde. Vorher wurde nach Gewohnheit besetzt, danach nach Belegung, Reservierungen und Veranstaltungen. Klare Stationen im Service sparen Wege, ein umsatzbasierter Dienstplan spart Stunden in ruhigen Zeiten und verhindert Engpässe an vollen Tagen. Beides senkt die Personalkosten, ohne dass jemand gehen muss.
Im Hotel hilft dabei ein Vorteil, den reine Restaurants nicht haben: Die Belegung ist Tage im Voraus bekannt. Wer weiß, wie viele Zimmer belegt sind, weiß ungefähr, wie viele Frühstücke kommen, und kann Frühstücksservice und Housekeeping danach planen. Reservierungen im Restaurant und gebuchte Veranstaltungen kommen dazu. Aus diesen drei Quellen entsteht ein Dienstplan, der den Bedarf abbildet statt die Gewohnheit.
Die digitale Team-App aus der ersten Projektphase bekam dabei endlich ihren Zweck. Vorher war sie ein weiterer Kanal neben Aushang und privatem Chat. Jetzt wurde der Dienstplan nur noch dort veröffentlicht, Schichttausch lief nur noch dort, und kurzfristige Änderungen nach einer neuen Gruppenbuchung erreichten alle gleichzeitig. Das klingt banal, spart aber jede Woche Telefonate und Missverständnisse. Und es zeigt das Prinzip dieses Projekts: Die Technik war längst da, sie musste nur an einen klaren Ablauf gebunden werden.
Für 2027 wird das noch wichtiger. Der gesetzliche Mindestlohn steigt am 1. Januar 2027 von 13,90 auf 14,60 Euro, und die Lohnstruktur darüber zieht nach. Jede Stunde, die nicht gebraucht wird, kostet also mehr. Wie du einen Dienstplan aufbaust, der sich am Umsatz orientiert, steht im Beitrag zum Dienstplan in der Gastronomie. Wie du die Zeiten sauber erfasst, steht im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie. Ob sich das Auslagern des Housekeepings rechnet, zeigt der Beitrag zum Housekeeping-Outsourcing im Hotel.
Was hat das Projekt gebracht?
Das Hotel hat seine Kosten um 12 Prozent gesenkt, ohne Abstriche bei Qualität und Service. Der Personaleinsatz ist deutlich besser planbar, und die Zahlen sind klar, verständlich und jeden Monat steuerbar. Der wichtigste Unterschied liegt aber nicht in der Prozentzahl: Der Inhaber entscheidet heute auf Basis von Zahlen, die er versteht und die rechtzeitig kommen, statt nach Gefühl.
Was 12 Prozent weniger Kosten bedeuten können
Bei 500.000 € Kosten im Jahr
Bei 750.000 € Kosten im Jahr
Bei 1.000.000 € Kosten im Jahr
Rechenbeispiel zur Einordnung, nicht die Zahlen des Hotels. Jeder gesparte Euro Kosten wirkt direkt aufs Ergebnis.
Die Rechnung zeigt, warum Kostensenkung in der Hotellerie so stark wirkt. Umsatz muss erst verdient werden, und von jedem zusätzlichen Euro Umsatz bleibt nach Ware und Personal nur ein Teil übrig. Ein gesparter Euro Kosten dagegen geht vollständig ins Ergebnis. Bei den Margen, mit denen viele Häuser arbeiten, entscheiden ein paar Prozentpunkte Kosten darüber, ob am Jahresende investiert werden kann oder ob der Inhaber nachschießen muss.
Die drei Ergebnisse auf einen Blick
1. Kosten um 12 Prozent gesenkt, ohne Qualitätsverlust. 2. Personaleinsatz nach Belegung und Reservierungen planbar. 3. Monatliche Zahlen nach Bereichen getrennt, zeitnah und mit Kommentar.
Wichtig für die Einordnung: Die Einsparung kam nicht aus einer einzelnen Maßnahme. Sie ist die Summe aus niedrigerem Wareneinsatz, weniger überflüssigen Personalstunden und einer günstigeren, schnelleren Verwaltung. Keine dieser Maßnahmen ist spektakulär. Zusammen machen sie den Unterschied. Genau das ist der Kern einer Hotelberatung, die mehr will als ein Gutachten.
Was kannst du auf deinen Betrieb übertragen?
Übertragbar ist vor allem die Reihenfolge: erst die Zahlen verstehen, dann die Abläufe vereinfachen, dann die passende Technik einsetzen, und die Daten danach jeden Monat lesen. In diesem Hotel lief die Digitalisierung zuerst, und die Wirkung kam erst mit der Analyse. Wer heute startet, kann sich diesen Umweg sparen und mit der Analyse beginnen.
1. Analysieren
BWA der letzten zwölf Monate auswerten, die drei größten Hebel finden.
2. Vereinfachen
Karte kürzen, Rezepturen festlegen, Servicewege klären.
3. Digitalisieren
Werkzeuge wählen, die Abläufe ersetzen und miteinander reden.
4. Steuern
Jeden Monat Zahlen lesen, Abweichungen klären, nachsteuern.
Der vierte Schritt ist der, an dem die meisten scheitern. Nicht weil er schwer ist, sondern weil er jeden Monat wiederkommt. Ein fester Termin, an dem du mit deinem Buchhalter oder Berater die BWA durchgehst, ist wirksamer als jede neue Software. Eine halbe Stunde, drei Fragen: Wo weichen wir vom Plan ab? Warum? Was tun wir? Welche Kennzahlen du dafür brauchst, steht im Beitrag zu den Kennzahlen in der Gastronomie.
Fünf Fragen an jeden Softwareanbieter
1. Welche Tätigkeit fällt in meinem Betrieb durch das System weg? 2. Mit welcher Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung gibt es eine fertige Schnittstelle? 3. Was kostet das System im Monat, inklusive Zusatzmodulen und Support? 4. Wie lange dauert die Einarbeitung für eine Aushilfe? 5. Wie komme ich wieder heraus, und wem gehören meine Daten, wenn ich kündige?
Wer diese Fragen schriftlich beantworten lässt, vergleicht Angebote auf einer echten Grundlage statt nach Prospekt. Achte besonders auf die dritte Frage. Viele Systeme wirken im Grundpreis günstig, werden aber mit Modulen für Reservierung, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung schnell zum größten Softwareposten im Haus. Ein Gastronomieberater, der viele Systeme im Alltag gesehen hat, erkennt solche Kostenfallen schneller als jeder Vergleich im Internet. Und die fünfte Frage wird gern vergessen, bis man wechseln will und merkt, dass die eigenen Daten nur gegen Gebühr exportiert werden.
Für Hotels kommt ein weiterer Hebel dazu, den dieses Projekt nicht im Mittelpunkt hatte: die Vertriebskosten. Wer einen großen Teil seiner Zimmer über Buchungsportale verkauft, zahlt dafür Provision. Jede Direktbuchung, die du gewinnst, senkt diese Kosten. Wie das geht, steht im Beitrag zu Direktbuchungen im Hotel und im Beitrag zum Google Business Profile für Hotels.
Gibt es Förderung für Digitalisierung?
Ja, aber die Programme wechseln häufig. Die Bundesländer legen immer wieder eigene Programme für Digitalisierung im Mittelstand auf, das Hotel in dieser Fallstudie hat ein solches Landesprogramm in Hessen genutzt. Dazu kommen Programme des Bundes für Beratung und Investitionen. Welche aktuell offen sind, prüfst du in der Förderdatenbank des Bundes oder bei deiner IHK, bevor du etwas bestellst.
Die Förderdatenbank des Bundes listet Programme von Bund, Ländern und EU mit Bedingungen und Ansprechpartnern. Filtere nach Bundesland, Förderbereich Digitalisierung und Unternehmensgröße. Fast alle Programme haben eine Gemeinsamkeit: Der Antrag muss gestellt sein, bevor du mit dem Vorhaben beginnst. Wer erst kauft und dann fördern lassen will, geht in der Regel leer aus. Kläre deshalb zuerst die Förderung, dann die Bestellung.
Förderung ist kein Konzept
Ein Zuschuss senkt die Anschaffungskosten, aber nicht die laufenden Gebühren und nicht den Aufwand im Team. Rechne jede Anschaffung so, als gäbe es keine Förderung. Wenn sie sich dann rechnet, ist die Förderung ein Bonus. Wenn nicht, macht auch der Zuschuss sie nicht sinnvoll.
Die Gastro Piraten sind seit 2010 in der Beratung von Gastronomie und Hotellerie tätig und waren in Hessen als Projektpartner in einem Landesprogramm zur Digitalisierung im Gastgewerbe mit Beratungen vor Ort unterwegs. Aus dieser Arbeit ist auch das Buch „Der digitale Wirt“ entstanden. Welche Förderung für deine Beratung infrage kommt, klären wir im Erstgespräch.
Welche Fehler machen Hotels bei der Digitalisierung?
Die häufigsten Fehler sind Software ohne Ablaufänderung, Insellösungen ohne Schnittstellen, parallele Zettelwirtschaft, Daten, die niemand liest, eine BWA ohne Kostenstellen und Förderanträge nach der Bestellung. Jeder dieser Fehler macht Digitalisierung teurer statt günstiger. Alle lassen sich vermeiden, wenn vor der Technik die Frage steht, welcher Ablauf dadurch wegfällt.
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Software ohne Ablaufänderung | Mehr Kosten, gleicher Aufwand | Erst vereinfachen |
| Insellösungen | Doppelte Eingaben | Schnittstellen prüfen |
| Zettel bleibt parallel | Keine Entlastung | Altes konsequent abschaffen |
| Daten ungelesen | Keine Entscheidungen | Monatlicher Zahlentermin |
| BWA ohne Kostenstellen | Verlustbringer unsichtbar | Bereiche trennen |
| Förderantrag zu spät | Kein Zuschuss | Erst Antrag, dann Bestellung |
Digitalisierungs-Check für dein Hotel
- ☐ BWA der letzten zwölf Monate ausgewertet, bevor neue Software gekauft wird?
- ☐ Logis, Frühstück, Restaurant und Getränke als eigene Kostenstellen?
- ☐ Wareneinsatz im Zielbereich, ab 28 Prozent Maßnahmen geplant?
- ☐ Karte nach Verkauf und Deckungsbeitrag geprüft?
- ☐ Rezepturen für die meistverkauften Gerichte festgelegt?
- ☐ Dienstplan nach Belegung, Reservierungen und Veranstaltungen?
- ☐ Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung mit Schnittstellen verbunden?
- ☐ Alte Zettel und Parallellisten abgeschafft?
- ☐ Fester monatlicher Termin für die Zahlen?
- ☐ Förderung geprüft, bevor bestellt wird?
Wenn du bei mehr als drei Punkten zögerst, lohnt sich ein Blick von außen. In unserer Gastronomieberatung und Hotelberatung fangen wir mit den Zahlen an, nicht mit der Technik. Ein Gastronomieberater, der täglich BWAs liest, sieht schnell, wo die Kosten liegen. Danach entscheiden wir mit dir, welche Abläufe sich vereinfachen lassen und welche Werkzeuge dafür passen. Mehr unter Beratung für Gastronomie und Hotellerie.
Ein Berater für Gastronomie ersetzt dabei keinen Steuerberater. Buchhaltung und Lohn übernehmen wir im erlaubten Rahmen, Jahresabschluss und Steuern bleiben beim Steuerberater. Das ist der Kern einer Unternehmensberatung Gastronomie, die Beratung, Buchhaltung und Lohn aus einer Hand verbindet. Die Kalkulation in der Gastronomie bearbeiten wir unter Kalkulation. Für Restaurants ohne Hotel gilt dasselbe Vorgehen, jede Restaurantberatung bei uns beginnt mit der BWA.
Auch wer gerade gründet, profitiert von dieser Reihenfolge. In der Gründungsberatung planen wir Kostenstellen, Kasse und Buchhaltung so, dass die Zahlen vom ersten Monat an stimmen. In der Existenzgründung ist das günstiger als jede spätere Umstellung. Mehr unter Existenzgründung. Und wenn die Kosten im Griff sind, geht es um die Umsatzseite, etwa mit Gastronomie Marketing für mehr Direktbuchungen und volle Tische. Mehr unter Gastronomie Marketing. Ob Hotelberatung, Restaurantberatung oder Gründungsberatung: Ein Berater für Gastronomie, der auch bucht, sieht mehr, und die Unternehmensberatung Gastronomie wird dadurch messbar. Die Kalkulation in der Gastronomie zeigt dann, wo der nächste Hebel liegt, und das Gastronomie Marketing sorgt dafür, dass die geplanten Gäste kommen.
Wer hier schreibt
René Kaplick ist in der Gastronomie aufgewachsen und hat mit zehn Jahren die ersten Gäste bedient. Danach kamen Kochausbildung, Sternegastronomie im First Floor Berlin und der Abschluss als Handelsfachwirt. Digitalisierung kennt er aus der Praxis, unter anderem aus der Begleitung von Pilotprojekten großer Großhändler und aus einem Landesprogramm in Hessen. Seit 2010 hat er mit den Gastro Piraten über 5.600 Betriebe beraten, KfW- und BAFA-akkreditiert und als DEHOGA-Partner. Er ist Gründer und CEO der Gastro Piraten, Keynote-Speaker und Autor. Mehr über uns.
Zum Weiterlesen: Der digitale Wirt
Wie ein Betrieb digital gefunden wird und wie Technik im Alltag wirklich entlastet, statt neue Arbeit zu machen, beschreibt René Kaplick in „Der digitale Wirt“. Wie die Kostenseite insgesamt aussieht, zeigt Band 1 „Wo dein Geld hingeht“ aus der Reihe „Vom Wirt zum Unternehmer“.
Alles digital und trotzdem zu teuer?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf deine Zahlen und zeigen dir, wo in deinem Haus die größten Hebel liegen, bevor du die nächste Software kaufst.
Hospitality Business School
Jeden Montag um 10 Uhr rechnen wir live und kostenlos mit Gastronomen und Hoteliers: Kalkulation, Controlling, Personal und Marketing, mit echten Fragen aus echten Betrieben. Bring deine BWA mit. Hier kostenlos anmelden.
Häufige Fragen zur Digitalisierung im Hotel
Spart Digitalisierung im Hotel wirklich Kosten?
Nur wenn die Abläufe mitgeändert werden. Software bildet Abläufe ab, sie verbessert sie nicht von allein. Im Hotel dieser Fallstudie sanken die Kosten erst, als nach der Digitalisierung die Zahlen analysiert, die Karte vereinfacht, der Dienstplan an die Belegung gekoppelt und die Verwaltung neu organisiert wurden.
Womit sollte ein Hotel bei der Digitalisierung anfangen?
Mit den Zahlen. Werte die BWA der letzten zwölf Monate aus und finde die drei größten Kostenhebel. Dann vereinfachst du die Abläufe dahinter und wählst erst danach die Werkzeuge, die genau diese Abläufe ersetzen. Wer mit der Technik anfängt, digitalisiert oft die alten Probleme.
Wie viel kann ein Hotel durch Beratung einsparen?
Das hängt vom Ausgangspunkt ab. Im Hotel dieser Fallstudie waren es 12 Prozent der Kosten, ohne Qualitätsverlust. Bei 750.000 Euro Kosten im Jahr wären das 90.000 Euro. Die Einsparung kam aus mehreren kleinen Maßnahmen bei Wareneinsatz, Personal und Verwaltung, nicht aus einem einzelnen großen Schritt.
Darf ich meine Buchhaltung an eine Unternehmensberatung auslagern?
Die laufende Buchführung und die laufende Lohnabrechnung dürfen nach § 6 Steuerberatungsgesetz auch Personen mit entsprechender kaufmännischer Qualifikation übernehmen, die keine Steuerberater sind. Jahresabschluss, Steuererklärungen und Steuerberatung bleiben beim Steuerberater. Wir arbeiten mit dem Steuerberater des Betriebs zusammen.
Was kostet eine BWA-Analyse?
Bei den Gastro Piraten kostet eine BWA-Analyse 699 Euro zzgl. Umsatzsteuer und dauert etwa sieben Werktage. Du schickst die BWA der letzten zwölf Monate und die Summen- und Saldenliste, wir zeigen dir die größten Hebel und wie du sie angehst.
Wie hoch sollte der Wareneinsatz im Hotelrestaurant sein?
Für Speisen sind 28 bis 32 Prozent üblich, für Getränke 18 bis 22 Prozent, über alles 25 bis 28 Prozent. Ab 28 Prozent insgesamt besteht Handlungsbedarf. In unseren Beratungsprojekten arbeiten wir auf 25 bis 26 Prozent hin, über Karte, Rezepturen und Preise.
Gibt es Förderung für die Digitalisierung im Hotel?
Ja, die Bundesländer und der Bund legen immer wieder Programme auf, sie wechseln aber häufig. Aktuelle Programme findest du in der Förderdatenbank des Bundes oder bei deiner IHK. Fast immer gilt: Erst den Antrag stellen, dann bestellen, sonst gibt es keinen Zuschuss.
Warum sollte ein Hotel Kostenstellen trennen?
Weil Logis, Frühstück, Restaurant und Getränke völlig unterschiedliche Kostenstrukturen haben. In einer gemeinsamen BWA sieht man nur den Durchschnitt. Getrennt gebucht zeigt sich jeden Monat, welcher Bereich Geld verdient und welcher es kostet, und erst dann lässt sich gezielt steuern.
Software spart kein Geld, Entscheidungen tun es: Lass zuerst deine Zahlen lesen, vereinfache dann die Abläufe und kauf erst danach die Technik, die genau diese Abläufe ersetzt.