Fristen, Pflichten, Umstellung – die E-Rechnung Gastronomie wird für viele Betriebe immer relevanter.

Digitalisierung | Lesezeit: 14 Minuten | Stand: Juli 2026

800.000 Euro. Das ist die Zahl, an der sich ab dem 1. Januar 2027 entscheidet, ob dein Betrieb seine Rechnungen noch als PDF verschicken darf oder nicht. Ein Landgasthof mit 90 Plätzen, gutem Mittagstisch und ein paar Firmenfeiern im Jahr knackt die Marke schneller, als die meisten denken.

Und trotzdem winken neun von zehn Gastronomen ab: „Ich habe Privatgäste. Die E-Rechnung ist ein Thema für Handwerker und Agenturen, nicht für mich.“

Klingt logisch, oder?

Ist es nicht. Denn die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Auch für dich. Auch für den Imbiss mit 140.000 Euro Umsatz. Und die Versandpflicht trifft ab 2027 und spätestens ab 2028 auch Betriebe, die zu 95 Prozent Privatgäste bedienen, weil die restlichen 5 Prozent den Unterschied machen.

Dieser Artikel zeigt dir, welche Fristen für die E-Rechnung in der Gastronomie wirklich gelten, wo in deinem Betrieb B2B-Rechnungen entstehen, ohne dass du es merkst, was die Umstellung kostet und in welcher Reihenfolge du sie angehst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der von Buchhaltungssystemen automatisch ausgelesen werden kann. Zulässige Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein klassisches PDF oder eine eingescannte Papierrechnung gilt rechtlich als sonstige Rechnung und erfüllt die Anforderungen nicht.

Der wichtigste Satz zum Thema. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Diese eine Verwechslung ist für rund die Hälfte aller Missverständnisse in unseren Beratungen zum Thema verantwortlich. Wer seit Jahren „digital“ fakturiert, weil er PDFs per Mail verschickt, hat mit der E-Rechnung noch keinen einzigen Schritt gemacht.

Betrifft die E-Rechnung mein Restaurant überhaupt?

Ja. Die Empfangspflicht gilt für deinen Betrieb bereits seit anderthalb Jahren, unabhängig von Umsatz, Rechtsform und Gästestruktur. Die Versandpflicht greift gestaffelt ab 2027 und trifft dich, sobald du auch nur eine einzige Rechnung an ein anderes deutsches Unternehmen stellst.

Der Denkfehler steckt in der Abkürzung. B2B klingt nach Industrie, nach Zulieferern, nach Büros. Nach allem außer Gastronomie.

Aber B2B heißt schlicht: Rechnung von einem deutschen Unternehmen an ein anderes deutsches Unternehmen. Und diese Rechnungen entstehen in fast jedem Gastronomiebetrieb, nur nicht an der Kasse im Gastraum.

Rechnungen an Privatgäste im Restaurant fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Der Bewirtungsbeleg über 47,80 Euro für Tisch 12 bleibt genau das, was er heute ist. Ebenso ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, was einen erheblichen Teil des gastronomischen Alltagsgeschäfts abdeckt (Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung).

Das Problem sind die Rechnungen darüber.

Wo entstehen in deinem Betrieb B2B-Rechnungen?

An mehr Stellen, als dir lieb ist. Die folgende Tabelle zeigt die typischen Fälle aus unserer Beratungspraxis und wie häufig sie in einem durchschnittlichen Betrieb mit Veranstaltungsanteil vorkommen.

Geschäftsvorfall	B2B?	Typischer Rechnungsbetrag	E-Rechnungspflicht ab
Gast zahlt Essen an der Kasse	Nein (B2C)	15 bis 120 Euro	Nie
Firmenweihnachtsfeier auf Rechnung	Ja	1.800 bis 9.000 Euro	2027 oder 2028
Catering für ein Firmenevent	Ja	900 bis 12.000 Euro	2027 oder 2028
Mittagstisch auf Firmenkonto (Sammelrechnung)	Ja	400 bis 3.000 Euro	2027 oder 2028
Firmenübernachtung im Hotel auf Rechnung	Ja	120 bis 6.000 Euro	2027 oder 2028
Untervermietung des Nebenraums an einen Verein	Ja, wenn unternehmerisch	150 bis 800 Euro	2027 oder 2028
Weiterberechnung an Franchise oder Verbund	Ja	variabel	2027 oder 2028

Fünf von sieben Zeilen betreffen einen ganz normalen Landgasthof. Wer Firmenfeiern macht, Catering anbietet oder Zimmer an Geschäftsreisende vermietet, ist mitten im B2B-Geschäft, auch wenn im Kopf immer nur der Gast am Tisch sitzt.

René Kaplick hat in über 5.600 Beratungen beobachtet, dass Betriebe mit einem B2B-Anteil unter 10 Prozent des Umsatzes das Thema E-Rechnung am zuverlässigsten verschlafen. Genau diese Betriebe stehen dann im Januar mit einer Firmenanfrage über 4.000 Euro da und können die Rechnung nicht rechtskonform stellen.

Welche Fristen gelten für die E-Rechnung in der Gastronomie?

Drei Stichtage sind entscheidend: der 1. Januar 2025 für den Empfang, der 1. Januar 2027 für den Versand ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz und der 1. Januar 2028 für den Versand durch alle übrigen Betriebe. Für die Empfangspflicht gab es nie eine Übergangsfrist, sie ist seit anderthalb Jahren scharf.

Stichtag	Wen trifft es	Was gilt
seit 01.01.2025	jedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer	Empfangspflicht. Keine Übergangsfrist. Bereits scharf.
bis 31.12.2026	alle Rechnungsaussteller	Papier und PDF beim Versand noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
ab 01.01.2027	Betriebe mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026	Versandpflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen.
bis 31.12.2027	Betriebe mit maximal 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026	Verlängerte Übergangsfrist beim Versand.
ab 01.01.2028	alle inländischen B2B-Aussteller, unabhängig vom Umsatz	Versandpflicht ohne Ausnahme. Papier und PDF sind im B2B endgültig raus.

Diese Staffelung ist im Wachstumschancengesetz angelegt und im Umsatzsteuergesetz verankert (Quelle: IHK Frankfurt am Main, E-Rechnungspflicht).

Achtung, häufigster Irrtum. Die Übergangsfrist bis Ende 2026 gilt nur für das Versenden. Für das Empfangen gab es nie eine. Wer heute keine XRechnung öffnen kann, ist seit dem 1. Januar 2025 im Rückstand, nicht erst ab 2027.

Wie prüfe ich, ob mein Betrieb über der 800.000-Euro-Grenze liegt?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also für die Pflicht ab 2027 dein kompletter Umsatz aus dem Jahr 2026. Nicht der B2B-Anteil, nicht der Speisenumsatz, nicht der Gewinn. Der Gesamtumsatz des Vorjahres entscheidet über die Versandpflicht ab 2027, nicht der B2B-Anteil.

Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe falsch rechnen. Ein Landgasthof macht 780.000 Euro mit Speisen und Getränken, dazu 60.000 Euro aus Zimmervermietung und 40.000 Euro aus Catering. Der B2B-Anteil liegt vielleicht bei 70.000 Euro. Für die Grenze zählt aber die Gesamtsumme von 880.000 Euro. Der Betrieb ist ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig, obwohl weniger als ein Zehntel seines Geschäfts B2B ist.

Wie der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes im Einzelfall exakt zu ermitteln ist, gehört auf den Tisch eines zugelassenen Steuerberaters. Die Frage klingt banal, ist es aber nicht, sobald steuerfreie Umsätze, Nebenbetriebe oder mehrere Gesellschaften im Spiel sind. Wir sind keine Steuerberater und geben hier keine steuerliche Beratung, sondern zeigen dir die betriebswirtschaftliche Logik dahinter.

Praxis-Tipp. Ruf deinen Steuerberater an und stell genau eine Frage: „Lag mein Gesamtumsatz 2026 im umsatzsteuerlichen Sinne über oder unter 800.000 Euro?“ Die Antwort dauert zwei Minuten und entscheidet, ob du elf Monate oder dreiundzwanzig Monate Zeit hast. Wer knapp drunter liegt, sollte trotzdem umstellen, weil die Grenze im Folgejahr fallen kann und 2028 ohnehin alle drankommen.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann?

Rechtlich gilt die Rechnung trotzdem als zugegangen, sobald sie dir in einem vereinbarten Weg zur Verfügung gestellt wurde. Der Absender hat seine Pflicht erfüllt. Dein Problem beginnt danach: Du kannst die Rechnung nicht prüfen, nicht buchen und im Zweifel den Vorsteuerabzug nicht sauber dokumentieren.

Das ist keine theoretische Gefahr. Deine Getränkelieferanten, deine Frischdienste, dein Wäscheservice und deine großen Brauereipartner haben in der Regel deutlich mehr als 800.000 Euro Umsatz. Sie stellen ab dem 1. Januar 2027 zwingend auf E-Rechnung um. Das heißt: Auch wenn dein eigener Betrieb erst 2028 versandpflichtig wird, landen ab Januar 2027 XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in deinem Postfach, ob du willst oder nicht.

Wer diese Dateien dann nur als kryptisches XML sieht und nicht weiß, was er damit anfangen soll, hat ein Betriebsproblem, kein IT-Problem. Rechnungen bleiben liegen, Skonti verfallen, der Steuerberater bekommt einen Schuhkarton voller unlesbarer Dateien.

Ein Vorteil dabei: Für den reinen Empfang reicht rechtlich ein E-Mail-Postfach. Mehr verlangt das Gesetz nicht. Um die Datei auch lesen zu können, stellt die Finanzverwaltung über ELSTER ein kostenloses Visualisierungstool bereit, mit dem sich XML-Rechnungen sichtbar machen lassen. Als Dauerlösung taugt das nicht, als Notnagel für den einzelnen Fall schon.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist für die Gastronomie besser?

Für die meisten Gastronomiebetriebe ist ZUGFeRD die praktischere Wahl. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dein Firmenkunde sieht eine ganz normale, lesbare Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus. XRechnung ist reines XML ohne Sichtansicht und im Behördenverkehr Pflicht.

Kriterium	ZUGFeRD (ab 2.0.1)	XRechnung (3.x)
Aufbau	PDF mit eingebettetem XML	reines XML
Für Menschen lesbar	Ja, direkt	Nein, nur mit Viewer
EN 16931 konform	Ja, auf dem EN-16931-Profil	Ja
Typischer Einsatz	B2B zwischen Unternehmen	Rechnungen an Behörden
Empfehlung Gastronomie	Standard für Firmenfeiern und Catering	nötig bei öffentlichen Auftraggebern

Ein ZUGFeRD-Dokument auf dem EN-16931-Profil erfüllt automatisch die XRechnung-Anforderungen. Du musst dich in der Praxis also selten entscheiden, sondern nimmst ZUGFeRD und bist in beide Richtungen sauber aufgestellt.

Achtung bei ZUGFeRD. Wenn PDF-Ansicht und XML-Datensatz voneinander abweichen, ist ausschließlich das XML maßgeblich. Eine Rechnung, die im PDF korrekt aussieht, aber im strukturierten Teil einen Fehler hat, gefährdet den Vorsteuerabzug deines Kunden. Das ist kein Schönheitsfehler, das ist ein Grund für eine Rückfrage und verzögerte Zahlung.

Wie stelle ich meinen Betrieb auf die E-Rechnung um?

In sechs Schritten, die du in einem halben Tag durchziehen kannst. Die Reihenfolge ist entscheidend, weil Schritt 1 und 2 darüber entscheiden, wie viel Aufwand die Schritte 3 bis 6 überhaupt machen.

Frist klären. Steuerberater anrufen, Gesamtumsatz 2026 abfragen. Über 800.000 Euro bedeutet Versandpflicht ab 1. Januar 2027, darunter bis Ende 2027 Zeit. Dauer: 5 Minuten.
B2B-Rechnungen zählen. Wie viele Rechnungen gingen 2025 an deutsche Unternehmen, über 250 Euro brutto? Firmenfeiern, Catering, Sammelrechnungen Mittagstisch, Firmenübernachtungen, Raumvermietung. Wer unter zehn im Jahr liegt, braucht keine Speziallösung. Wer über fünfzig liegt, braucht Automatisierung. Dauer: 1 Stunde.
Empfang sicherstellen. Ein dediziertes Rechnungspostfach einrichten, zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de, und allen Lieferanten mitteilen. Prüfen, ob deine Buchhaltungssoftware ZUGFeRD und XRechnung einlesen kann. Dauer: 30 Minuten.
Versandfähigkeit prüfen. Kassensystem, Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware daraufhin abklopfen, ob sie ZUGFeRD ausgeben können. Die meisten gängigen Systeme können es bereits oder liefern es per Update. Beim Anbieter direkt nachfragen und die Antwort schriftlich holen. Dauer: 1 Stunde.
Stammdaten schärfen. Strukturierte Daten verzeihen keine Schlamperei. Vollständige Firmierung des Kunden, korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, saubere Leistungsbeschreibung, richtiger Steuersatz je Position. Speisen und Getränke müssen getrennt ausgewiesen werden. Dauer: 2 Stunden einmalig.
Testlauf mit einem Kunden. Die nächste Firmenfeier freiwillig als ZUGFeRD-Rechnung stellen und beim Kunden nachfragen, ob die Datei sauber eingelesen wurde. Ein Test im Sommer ist billiger als ein Fehler im Januar. Dauer: 1 Stunde.

Genau diese Umstellung begleiten wir in unserer Digitalisierungsberatung Schritt für Schritt, damit Kassensystem, Rechnungsstellung und Buchhaltung am Ende zusammenspielen statt gegeneinander zu arbeiten.

Was kostet die Umstellung auf die E-Rechnung?

Für einen typischen Gastronomiebetrieb liegen die reinen Softwarekosten zwischen 0 und rund 600 Euro im Jahr. Der größere Posten ist die Arbeitszeit für die Umstellung, die wir in der Beratungspraxis mit sechs bis zwölf Stunden ansetzen. Wer bereits ein modernes Kassen- oder Buchhaltungssystem nutzt, zahlt in vielen Fällen gar nichts extra, weil das Format per Update mitkommt.

Ausgangslage	Aufwand	Zusatzkosten pro Jahr
Moderne Buchhaltungssoftware, unter 10 B2B-Rechnungen im Jahr	4 bis 6 Stunden	0 Euro, Format kommt per Update
Rechnungen aus Word oder Excel, 10 bis 50 B2B-Rechnungen	8 bis 12 Stunden	120 bis 400 Euro für ein Rechnungstool
Hoher Catering- oder Eventanteil, über 50 B2B-Rechnungen	12 bis 20 Stunden	300 bis 600 Euro plus Anbindung ans Kassensystem
Kassensystem älter als acht Jahre, kein Update verfügbar	Systemwechsel	Investitionsentscheidung, nicht Compliance-Frage

Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2025/2026. Aufwandswerte aus begleiteten Umstellungen, keine Herstellerangaben.

Der vierte Fall ist der interessante. Wer ein Kassensystem hat, das kein ZUGFeRD kann und für das es kein Update gibt, hat kein E-Rechnungsproblem, sondern einen Investitionsstau. Die E-Rechnung deckt ihn nur auf. Diese Betriebe kämpfen meist ohnehin schon mit fehlenden Auswertungen, unsauberen Artikelstammdaten und Problemen bei der Kassennachschau.

Ergebnis. Wer die Umstellung sauber macht, bekommt einen Nebeneffekt geschenkt: strukturierte Rechnungsdaten. Die lassen sich automatisch in die Buchhaltung übernehmen, was in Betrieben mit hohem Belegaufkommen erfahrungsgemäß zwei bis vier Stunden Erfassungsarbeit pro Monat spart. Die Pflicht ist der Anlass, die Zeitersparnis ist der Ertrag.

Was droht, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Ein direktes Bußgeld für eine falsch formatierte Rechnung sieht das Gesetz nicht als Automatismus vor. Der Schaden entsteht an anderer Stelle: Eine Rechnung, die nach Ablauf deiner Frist als bloßes PDF verschickt wird, ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Firmenkunde kann daraus die Vorsteuer nicht ziehen.

Was dann passiert, ist berechenbar. Der Kunde ruft an und will eine korrekte Rechnung. Im Zweifel kann er nach § 273 BGB ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, wenn ihm aus der fehlenden ordnungsgemäßen Rechnung ein nachweisbarer Nachteil entsteht. Dein Geld für die Firmenweihnachtsfeier liegt dann nicht auf deinem Konto, sondern in einer Klärungsschleife.

Und der weichere Schaden ist der teurere: Ein Betrieb, der 2027 noch handgeschriebene Rechnungen an Firmenkunden schickt, wird in der Beschaffungsabteilung genau so eingeordnet, wie es aussieht. Beim nächsten Event fragt man woanders an. Bei rechtlichen Fragen zu Vertragsgestaltung und Zahlungsverzug gehört ein Rechtsanwalt hinzugezogen, das ist kein Feld für Bauchgefühl.

Fallbeispiel: Hotel mit Restaurant im Allgäu

Ausgangssituation: Ein familiengeführtes Hotel mit 34 Zimmern und angeschlossenem Restaurant, rund 1,4 Millionen Euro Jahresumsatz. Etwa 18 Prozent davon entfallen auf Firmenkunden: Geschäftsreisende auf Rechnung, drei bis vier Tagungen im Monat, zwei größere Firmenfeiern im Jahr. Rechnungen wurden aus einer Hotelsoftware als PDF erzeugt und per Mail verschickt.

Problem: Der Betrieb liegt deutlich über 800.000 Euro und ist damit ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig. Die Hotelsoftware konnte ZUGFeRD grundsätzlich ausgeben, das Modul war aber nie aktiviert. Gravierender: Die Firmenstammdaten waren über Jahre lieblos gepflegt, in 40 Prozent der Datensätze fehlte die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Firmierung war unvollständig. Bei strukturierten Rechnungsdaten fliegt so etwas sofort auf.

Maßnahme: Wir haben zuerst mit dem Softwareanbieter geklärt, dass das ZUGFeRD-Modul im bestehenden Vertrag enthalten ist, Kostenpunkt null. Dann wurden die 180 aktiven Firmenkundendatensätze bereinigt, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nacherfasst, Firmierungen aus dem Handelsregister abgeglichen. Speisen mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent wurden in den Rechnungsvorlagen sauber getrennt. Anschließend liefen drei Testrechnungen an Stammfirmenkunden mit Rückmeldung.

Ergebnis: Der Betrieb war acht Monate vor der Frist versandfähig. Aufwand insgesamt 14 Stunden, davon 11 Stunden reine Stammdatenpflege. Zusätzliche Softwarekosten: null. Nebeneffekt: Die Buchhaltung meldet seither rund drei Stunden weniger Erfassungsarbeit pro Monat, weil die Ausgangsrechnungen automatisch übernommen werden. Zwei Firmenkunden haben sich ausdrücklich für die frühe Umstellung bedankt, weil sie ihrerseits ab 2027 unter Druck stehen.

Name und Ort wurden aus Datenschutzgründen anonymisiert. Der geschilderte Fall basiert auf einer echten Beratungssituation der Gastro Piraten.

Warum lohnt sich die frühe Umstellung, auch wenn du erst 2028 musst?

Weil deine Lieferanten ab 2027 umstellen und du ihre E-Rechnungen ohnehin verarbeiten musst. Wer Empfang und Versand in einem Rutsch angeht, macht die Arbeit einmal statt zweimal. Wer wartet, macht sie zweimal und beim zweiten Mal unter Zeitdruck.

Dazu kommt ein Argument, das mit Compliance nichts zu tun hat. Strukturierte Rechnungsdaten sind auswertbare Daten. Wenn deine Ausgangsrechnungen als Datensatz vorliegen, weißt du auf Knopfdruck, welcher Firmenkunde wie viel Umsatz bringt, welche Tagungspauschale wirklich trägt und wo deine Zahlungsziele reißen. Das ist Controlling, das dir bisher niemand liefert. Wie du diese Zahlen dann liest, zeigen wir dir in unserem Artikel zur BWA in der Gastronomie.

Und wer Catering oder Events macht, hat den härtesten Grund: Firmenkunden sind der lukrativste Teil des Geschäfts. Wie du diesen Bereich sauber kalkulierst, haben wir im Detail in unserem Artikel zum Catering außer Haus kalkulieren aufgeschrieben. Es wäre bitter, ausgerechnet diesen Bereich an einem Dateiformat scheitern zu lassen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze unabhängig vom Umsatz. Kein Betrieb kommt drumherum. Die einzige offene Frage ist, ob du es im Sommer ruhig machst oder im Januar hektisch. Die laufende Buchhaltung inklusive Belegverarbeitung übernehmen wir in unserer Buchhaltung für Gastronomie, wenn du den Kram nicht selbst machen willst.

Blick nach vorn. Die E-Rechnung ist nicht das Ende, sondern der Anfang. Auf EU-Ebene läuft die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), die perspektivisch ein elektronisches Meldesystem auf Basis strukturierter Rechnungsdaten vorsieht. Ein konkreter Termin steht politisch noch nicht fest, diskutiert wird ein Zeitraum ab etwa 2030. Wer jetzt sauber aufstellt, muss dann nicht noch einmal von vorn anfangen.

Über den Autor

René Kaplick hat Gastronomie nicht studiert. Er ist darin aufgewachsen. Mit zehn Jahren hat er das erste Bier gezapft, neben seinen Eltern, für echte Gäste. Was folgte: Kochausbildung, Stationen in der Sternegastronomie (u.a. First Floor Berlin, Michelin-Stern), Handelsfachwirt, über 5.600 beratene Betriebe im DACH-Raum seit 2010. Die Fragen, die er stellt, hat er selbst durchgelebt.

Die Gastro Piraten sind KfW- und BAFA-akkreditiert und Partnerbetrieb des DEHOGA Berlin/Brandenburg. Mehr über René Kaplick und das Team der Gastro Piraten auf unserer Über-uns-Seite.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Gastronomie

Muss ich als Gastronom E-Rechnungen an meine Gäste stellen?

Nein. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Der normale Bewirtungsbeleg für den Gast am Tisch bleibt unverändert. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen zwei inländischen Unternehmen. Zusätzlich sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto generell ausgenommen, was einen großen Teil des Alltagsgeschäfts abdeckt.

Ab wann muss mein Restaurant E-Rechnungen verschicken?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Liegt er darunter, hast du bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht der B2B-Anteil.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein klassisches PDF gilt als sonstige Rechnung und erfüllt die Anforderungen nicht. Eine E-Rechnung muss ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 sein, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD sieht zwar aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich eingebettete XML-Daten. Genau dieser XML-Teil macht den rechtlichen Unterschied.

Was kostet die Umstellung auf die E-Rechnung in der Gastronomie?

Die reinen Softwarekosten liegen für einen typischen Gastronomiebetrieb zwischen 0 und 600 Euro im Jahr. Wer bereits eine moderne Buchhaltungs- oder Hotelsoftware nutzt, zahlt oft gar nichts, weil das Format per Update kommt. Der eigentliche Aufwand steckt in der Arbeitszeit: sechs bis zwölf Stunden, davon der größte Teil in der Bereinigung der Firmenkundenstammdaten. (Quelle: Gastro Piraten Beratungspraxis, 2025/2026)

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Versand befreit. Empfangen musst du E-Rechnungen aber trotzdem, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025. Freiwillig versenden darfst du sie natürlich. Viele Auftraggeber bevorzugen das inzwischen ohnehin. Ob deine Kleinunternehmerregelung im Einzelfall greift, klärst du mit einem zugelassenen Steuerberater.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht weiter PDF-Rechnungen verschicke?

Die Rechnung gilt umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Dein Firmenkunde kann daraus die Vorsteuer nicht ziehen und wird eine korrekte Rechnung verlangen. Im Einzelfall kann er nach § 273 BGB ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, wenn ihm ein nachweisbarer Nachteil entsteht. Praktisch heißt das: Dein Geld liegt nicht auf dem Konto, sondern in einer Klärungsschleife. Bei konkreten rechtlichen Streitfällen gehört ein Rechtsanwalt eingeschaltet.

Zählt bei der 800.000-Euro-Grenze nur mein B2B-Umsatz oder alles?

Alles. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also für die Pflicht ab 2027 dein kompletter Umsatz aus 2026. Ein Landgasthof mit 880.000 Euro Gesamtumsatz und nur 70.000 Euro B2B-Anteil ist trotzdem ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig. Die exakte Ermittlung des Gesamtumsatzes im umsatzsteuerlichen Sinne gehört auf den Tisch eines zugelassenen Steuerberaters.

Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen und lesen?

Bei ZUGFeRD reicht ein normaler PDF-Reader, weil die Datei zusätzlich eine lesbare Ansicht enthält. Bei einer reinen XRechnung im XML-Format brauchst du einen Viewer. Die Finanzverwaltung stellt über ELSTER ein kostenloses Visualisierungstool bereit. Als Dauerlösung taugt das nicht, für den einzelnen Fall reicht es. Sinnvoller ist eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen direkt einliest und verarbeitet.

Brauche ich für den Empfang von E-Rechnungen eine spezielle Software?

Rechtlich nicht. Für den reinen Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, mehr verlangt das Gesetz nicht. Praktisch wird es ohne Software mühsam, sobald mehr als eine Handvoll E-Rechnungen im Monat eingeht. Sinnvoll ist ein dediziertes Rechnungspostfach, zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de, plus eine Buchhaltungslösung, die ZUGFeRD und XRechnung automatisch verarbeitet.

Muss ich für eine Firmenweihnachtsfeier eine E-Rechnung stellen?

Ja, sobald deine Versandfrist greift und der Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto liegt. Eine Firmenweihnachtsfeier ist ein klassischer B2B-Umsatz: Ein deutsches Unternehmen bestellt bei deinem deutschen Unternehmen. Bei typischen Beträgen zwischen 1.800 und 9.000 Euro greift die Kleinbetragsregelung nicht. Für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz betrifft das bereits die Weihnachtssaison 2027.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD für einen Gastronomiebetrieb?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML, dein Kunde sieht also eine normale lesbare Rechnung. XRechnung ist reines XML ohne Sichtansicht und im Behördenverkehr Pflicht. Für die Gastronomie ist ZUGFeRD in der Regel die praktischere Wahl. Ein ZUGFeRD-Dokument auf dem EN-16931-Profil erfüllt automatisch auch die XRechnung-Anforderungen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für E-Rechnungen gelten die allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungsfristen, entscheidend ist dabei die revisionssichere Speicherung des strukturierten Datensatzes selbst, nicht eines Ausdrucks. Ein PDF-Ausdruck einer XRechnung erfüllt die Anforderung nicht. Da die Fristen zuletzt Gegenstand gesetzlicher Änderungen waren, klärst du die für dich geltende Dauer und die konkreten Anforderungen an dein Archiv mit einem zugelassenen Steuerberater.