Kassennachschau in der Gastronomie: Ablauf, Rechte, Datenexport und die 10 häufigsten Befunde

Eine Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung des Finanzamts direkt in deinem Betrieb, geregelt in § 146b Abgabenordnung. Der Prüfer darf vorher unerkannt als Gast beobachten, danach Kassensturz, Unterlagen, Auskünfte und den Datenexport deiner Kasse verlangen. Findet er Mängel, kann er ohne Vorwarnung zur Außenprüfung übergehen. Wer Export, TSE-Status, Verfahrensdokumentation und eine eingewiesene Vertretung im Griff hat, übersteht die Nachschau in der Regel ohne Folgen.

Der Mann an Tisch 7 hat ein Rumpsteak gegessen, zwei alkoholfreie Weizen getrunken und bar bezahlt. Den Bon hat er liegen lassen. Oder er hat keinen bekommen, und genau darauf hat er geachtet. Zehn Minuten später steht er am Tresen, zeigt seinen Dienstausweis und fragt freundlich, wer heute für die Kasse zuständig ist. Der Chef ist auf dem Großmarkt. Die Schichtleiterin ist seit drei Wochen im Betrieb.

Ab diesem Moment entscheidet sich nicht, ob dein Betrieb ehrlich ist. Es entscheidet sich, ob er organisiert ist. Ob jemand weiß, wo die Verfahrensdokumentation liegt. Ob jemand den Datenexport schon einmal ausgelöst hat. Ob die TSE seit Wochen einen Fehler meldet, den alle weggeklickt haben. In der Gastronomieberatung sehen wir fast nie Betriebe, die an Manipulation scheitern. Wir sehen Betriebe, die an fehlender Routine scheitern. Dieser Beitrag zeigt dir, was bei einer Kassennachschau in der Gastronomie passiert, was der Prüfer darf, was er findet und wie du deinen Betrieb in einer Stunde so aufstellst, dass der Besuch eine Formalität bleibt.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Vor-Ort-Prüfung des Finanzamts, die es seit dem 1. Januar 2018 gibt. Der Prüfer kontrolliert, ob deine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet sind und ob deine elektronische Kasse korrekt eingesetzt wird. Sie ist keine Betriebsprüfung, kann aber ohne neue Anordnung in eine übergehen.

Die Rechtsgrundlage ist § 146b der Abgabenordnung. Dort steht, dass Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten deine Geschäftsräume betreten dürfen. Ausdrücklich erfasst ist auch die Prüfung, ob dein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO ordnungsgemäß eingesetzt wird. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, hat das Bundesfinanzministerium im Anwendungserlass zur Kassen-Nachschau festgehalten.

Drei Unterschiede zur klassischen Betriebsprüfung musst du kennen. Erstens gibt es keine Prüfungsanordnung und keinen Termin. Zweitens zählt nicht, wie dein Betrieb in vier Wochen aussehen könnte, sondern wie er in diesem Moment aussieht. Drittens prüft die Nachschau in erster Linie die Kasse und ihre Organisation, nicht deine gesamte Buchhaltung. Wie eine echte Außenprüfung abläuft, steht im Beitrag zur Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Warum trifft es die Gastronomie so oft? Weil hier viel bar bezahlt wird, weil Trinkgeld durch dieselben Hände geht wie der Umsatz und weil sich aus dem Wareneinkauf ziemlich gut hochrechnen lässt, welcher Umsatz eigentlich da sein müsste. Für einen Prüfer ist ein Restaurant ein gut lesbarer Betrieb. Für dich heißt das: Je sauberer deine Kasse, desto langweiliger ist der Besuch.

Wie läuft eine Kassennachschau in der Gastronomie ab?

Eine Kassennachschau läuft fast immer in sechs Stufen ab: unerkannte Beobachtung, Ausweisen, Kassensturz, Einsicht in Unterlagen, Datenexport und am Ende die Entscheidung, ob alles in Ordnung ist oder eine Außenprüfung folgt. Beobachtung und eigentliche Nachschau müssen nicht am selben Tag stattfinden. Der Prüfer kann heute essen und nächste Woche wiederkommen.

Die Stufe, die fast alle unterschätzen, ist die erste. Was der Prüfer als Gast sieht, gleicht er später mit den Kassendaten ab. Hat er um 19:12 Uhr zwei Weizen und ein Rumpsteak bekommen, sucht er genau diese Positionen im Export. Findet er sie nicht oder findet er sie storniert, hast du ein Erklärungsproblem, das kein Ordner der Welt löst. Deshalb wird die Kasse jeden Abend so bedient, als würde jemand zusehen. Irgendwann tut es jemand.

Was darf der Prüfer, und was darf er nicht?

Der Prüfer darf deine Geschäftsräume während der Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten, beobachten, Testkäufe machen, einen Kassensturz verlangen, Unterlagen einsehen, Auskünfte verlangen und die Kassendaten über die digitale Schnittstelle anfordern. Er darf nicht durchsuchen, und deine Wohnräume darf er gegen deinen Willen nur zur Abwehr dringender Gefahren betreten.

Du und dein Team seid zur Mitwirkung verpflichtet. Das heißt: Unterlagen herausgeben, Fragen zur Bedienung beantworten, den Export ermöglichen. Mitwirken heißt aber nicht, spontan zu raten. Ein falsches „Das machen wir immer so“ kann später teurer werden als ein ehrliches „Das muss ich nachsehen“. Wer etwas nicht sicher weiß, sagt das.

Ruf deinen Steuerberater sofort an, das ist dein gutes Recht. Rechne aber nicht damit, dass der Prüfer eine Stunde wartet, bis er da ist. Die Mitwirkungspflicht läuft weiter. Und frag ruhig nach dem Dienstausweis, wenn sich jemand nur mündlich als Finanzamt vorstellt. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern Sorgfalt. Ein echter Prüfer zeigt ihn ohne Diskussion.

Welche Unterlagen musst du bei einer Kassennachschau vorlegen?

Vorlegen musst du alles, was für die Kassenführung erheblich ist: Tagesabschlüsse, Kassenberichte, Belege zu Entnahmen und Einlagen, die Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle der Kasse, Angaben zur TSE sowie den Datenexport. Diese Unterlagen müssen im Betrieb greifbar sein, nicht beim Steuerberater und nicht im Auto des Chefs.

Die Verfahrensdokumentation ist der Teil, bei dem die meisten Betriebe passen müssen. Dabei muss sie kein Roman sein. Zwei bis vier Seiten, die erklären, wie deine Kasse in deinem Alltag benutzt wird, reichen in vielen Betrieben völlig. Entscheidend ist, dass sie die Kasse beschreibt, die heute auf dem Tresen steht, und nicht die von vor drei Jahren. Wer die neue Kasse angeschafft und die alte Dokumentation behalten hat, hat formal gar keine. Wie Aufbewahrungspflichten bei digitalen Unterlagen funktionieren, zeigt der Beitrag zur GoBD und E-Mail-Archivierung in der Gastronomie.

Wie funktioniert der Datenexport für den Prüfer?

Der Datenexport läuft über die einheitliche digitale Schnittstelle für Kassensysteme, kurz DSFinV-K. Du wählst im Backoffice deiner Kasse den Zeitraum, startest den Export und speicherst die Dateien auf einem USB-Stick. Bei vielen Systemen gehört zusätzlich ein Export der TSE-Daten dazu. Wer das vorher einmal geübt hat, braucht dafür Minuten.

Das Problem ist selten die Technik. Das Problem ist, dass in den meisten Betrieben genau eine Person weiß, wie es geht, und das ist oft der Kassendienstleister, der die Kasse vor drei Jahren eingerichtet hat. Am Freitagabend ist er nicht erreichbar. Und die Schichtleiterin klickt sich durch Menüs, die sie noch nie gesehen hat, während der Prüfer neben ihr steht. Das dauert, macht nervös und wirkt nach außen deutlich schlechter, als es ist.

Zwei Fragen solltest du dem Anbieter gleich mitstellen. Erstens: Wie lange reichen die Daten im System zurück, und wo liegen ältere Zeiträume? Zweitens: Was passiert mit den Daten, wenn du den Anbieter wechselst? Kassendaten gehören zu den Aufzeichnungen, die du über Jahre aufbewahren musst. Eine alte Kasse, die beim Wechsel einfach entsorgt wird, nimmt diese Daten mit. Bei einer späteren Prüfung fehlen sie dann. Worauf du bei der Auswahl eines Systems achtest, steht ausführlich im Beitrag zum Kassensystem in der Gastronomie.

Was passiert, wenn die TSE ausgefallen ist?

Fällt die technische Sicherheitseinrichtung aus, darfst du die Kasse weiter benutzen. Du musst den Ausfall aber dokumentieren, mit Beginn, Ursache und Behebung, und ihn so schnell wie möglich beheben lassen. Die Belege dürfen in dieser Zeit ohne TSE-Signatur ausgegeben werden, müssen den Ausfall aber erkennen lassen. Gefährlich wird nicht der Ausfall, sondern der Ausfall, um den sich niemand kümmert.

Die Anforderungen an elektronische Kassen stehen in § 146a AO und in der Kassensicherungsverordnung. Die TSE signiert jeden Vorgang so, dass spätere Änderungen sichtbar werden. Läuft sie nicht, ist genau dieser Schutz weg. Ein Prüfer fragt deshalb immer: Seit wann? Wer hat es bemerkt? Was wurde getan?

Ein zweiter Klassiker ist das Ablaufdatum. Zertifikate von TSE-Modulen laufen ab, und bei manchen Systemen kommt der Hinweis dazu nur im Backoffice an, das kaum jemand öffnet. Frag deinen Kassendienstleister, wann dein Zertifikat endet, und trag dir das Datum in den Kalender ein. Dazu gehört die Meldepflicht: Elektronische Kassen und ihre TSE müssen seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt gemeldet sein, neu angeschaffte Systeme innerhalb eines Monats. Das erledigt meist dein Steuerberater, aber nur, wenn er von der neuen Kasse weiß.

Welche Befunde finden Prüfer in der Gastronomie am häufigsten?

In der Gastronomie finden Prüfer vor allem organisatorische Mängel, kaum Manipulation: niemand kann den Export, die TSE meldet seit Wochen Fehler, die Kasse ist nicht gemeldet, Tische bleiben tagelang offen, auffällig viele Stornos nach der Zahlung, Trainingsbuchungen im Echtbetrieb und eine Verfahrensdokumentation, die fehlt oder die alte Kasse beschreibt. Jeder dieser Punkte lässt sich abstellen.

Die folgende Liste ist nicht nach Häufigkeit sortiert, sondern danach, wie schnell du ihn selbst beheben kannst. Oben die Punkte für heute Nachmittag, unten die für den nächsten Monat.

Offene Tische verdienen einen zweiten Blick, weil sie typisch gastronomisch sind. Ein Tisch wird boniert, der Gast zahlt später oder gar nicht, der Vorgang bleibt offen, irgendwann wird er umgebucht oder gelöscht. Für einen Prüfer sieht das aus wie Ware, die rausgegangen ist, ohne dass Umsatz entstanden ist. Dasselbe gilt für Stornos nach dem Bezahlen. Ein Storno ist erlaubt. Zwanzig Stornos am Samstagabend, alle nach der Zahlung, alle von derselben Bedienung, sind ein Muster. Und Muster sind das, wonach Prüfer suchen.

Der Trainingsmodus ist der Punkt, den viele gar nicht kennen. Viele Kassen haben ihn, damit neue Kräfte üben können. Wird er im laufenden Betrieb benutzt, landen echte Verkäufe in einem Bereich, der nicht als Umsatz zählt. Selbst wenn es ein Versehen war, sieht es im Export genau so aus wie das, was es nicht sein soll.

Wie rechnet der Prüfer nach, ob dein Umsatz stimmt?

Der Prüfer gleicht deinen erklärten Umsatz mit deinem Wareneinkauf ab. Aus den Einkaufsrechnungen lässt sich hochrechnen, welcher Umsatz bei deinen Preisen hätte entstehen müssen. Das nennt man Verprobung. Passt das Ergebnis nicht zu deinem Umsatz, fragt er nach. Deine stärkste Antwort sind eigene, belegte Zahlen: Rezepturen, Kalkulation, Inventuren und Verkaufsdaten aus der Kasse.

Dabei gibt es zwei Wege. Beim inneren Betriebsvergleich nimmt der Prüfer die Daten deines eigenen Betriebs: Einkauf, Rezepturen, Preise, Verkaufsmengen. Beim äußeren Betriebsvergleich legt er Durchschnittswerte der Branche an, vor allem die Rohgewinnaufschlagsätze aus der amtlichen Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Für dich ist der Unterschied enorm. Beim inneren Vergleich zählt dein Betrieb. Beim äußeren zählt ein Durchschnitt, der mit deinem Konzept wenig zu tun haben muss.

Spannend ist, wie der Bundesfinanzhof das 2025 eingeordnet hat. In seinem Urteil vom 18. Juni 2025 (X R 19/21) hält er den inneren Betriebsvergleich grundsätzlich für die zuverlässigere Schätzungsmethode. Und er äußert erhebliche Zweifel, ob die Richtsatzsammlung in ihrer bisherigen Form überhaupt eine geeignete Grundlage für Schätzungen ist. Im Fall ging es um eine Diskothek, deren Getränkeumsätze mit den Richtsätzen für Gaststätten geschätzt worden waren. Das hat der BFH nicht gelten lassen.

Für deinen Betrieb heißt das zweierlei. Erstens: Wer seine Zahlen selbst belegen kann, hat bei einer Verprobung die besseren Karten. Zweitens: Diese Belege entstehen nicht am Tag der Prüfung. Sie entstehen im Alltag, durch eine gepflegte Warenwirtschaft, durch saubere Rezepturkarten für den Wareneinsatz und durch eine Inventur zum Jahresende, die diesen Namen verdient. Die Wareneinsatzquote ist dabei nur ein Kontrollwert. Ein Prüfer fragt nicht, ob deine Quote einer Faustregel entspricht. Er fragt, ob deine Quote zu deiner Karte, deinen Portionen und deinen Preisen passt. Genau diese Frage kannst du mit einer ordentlichen Kalkulation in der Gastronomie beantworten, und ohne sie nicht.

Was kostet eine Hinzuschätzung?

Eine Hinzuschätzung erhöht deinen Umsatz rückwirkend um einen Betrag, den das Finanzamt für wahrscheinlich hält, oft über mehrere Jahre. Darauf fallen Umsatzsteuer, Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Zinsen an. Schon wenige Prozent Zuschlag auf einen normalen Restaurantumsatz ergeben über drei Jahre einen fünfstelligen Mehrumsatz, der in deinem Betrieb nie angekommen ist.

Das folgende Rechenbeispiel zeigt nur die Größenordnung des zugeschätzten Umsatzes, nicht die Steuerlast. Wie hoch Steuern und Zinsen ausfallen, hängt von Rechtsform, Steuersätzen und deiner persönlichen Situation ab.

Rechne das auf deinen eigenen Umsatz um. Der Satz, den viele Steuerberater ihren Mandanten irgendwann sagen, lautet: Wenn deine Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, darf das Finanzamt schätzen. Und eine Schätzung landet erfahrungsgemäß nicht unter deinem tatsächlichen Umsatz. Der Prüfer hat keinen Grund, zu deinen Gunsten zu runden.

Was droht, wenn die Kassennachschau Mängel ergibt?

Ergibt die Nachschau Mängel, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen, darauf muss er schriftlich hinweisen. Dann drohen Schätzungen mit Nachzahlungen über mehrere Jahre. Verstöße gegen die Pflichten rund um elektronische Kassen und TSE können zusätzlich als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 25.000 Euro Geldbuße geahndet werden.

Den Bußgeldrahmen regelt § 379 AO. Erfasst sind unter anderem eine Kasse ohne oder mit nicht ordnungsgemäßer TSE und eine fehlende Meldung. Entscheidend ist in der Praxis, ob du ein kurzfristiges, dokumentiertes Problem hattest oder einen Zustand, der über Monate ignoriert wurde. Das Erste zeigt Sorgfalt. Das Zweite zeigt das Gegenteil, und so wird es auch bewertet.

Was nach dem Übergang passiert, wie lange eine Außenprüfung dauert und wie du dich darauf vorbereitest, steht im Beitrag zur Betriebsprüfung. Wenn eine Prüfung schon angekündigt ist oder läuft, gehört sie in die Hände deines Steuerberaters. Unsere Aufgabe als Berater für Gastronomie beginnt davor und danach: Abläufe so ordnen, dass die nächste Nachschau nichts mehr findet.

Wie gehst du mit Trinkgeld, offenen Tischen und Lieferumsätzen um?

Trinkgeld muss in der Kasse klar vom Umsatz getrennt sein, offene Tische werden jeden Abend abgeschlossen, und Lieferumsätze gehören vollständig in die Kasse. Diese drei Punkte sind typisch gastronomisch, und alle drei führen bei einer Nachschau zu Differenzen, die erst einmal verdächtig aussehen, obwohl dahinter meist nur ein ungeregelter Ablauf steckt.

Trinkgeld. Bargeld-Trinkgeld, das direkt in die Taschen deines Teams geht, gehört nicht in die Kasse. Karten-Trinkgeld läuft über deinen Betrieb und muss nachvollziehbar erfasst und ausgezahlt werden. Das Problem entsteht an der Schnittstelle: Der Gast zahlt 47 Euro mit Karte und gibt 5 Euro obendrauf, die Bedienung nimmt die 5 Euro abends bar aus der Lade. Ist das nicht gebucht, fehlt beim Kassensturz Geld oder es liegt zu viel drin. Für einen Prüfer sieht beides zunächst gleich schlecht aus. Wie du das sauber regelst, steht in den Beiträgen zum digitalen Trinkgeld am Kartenterminal und zu Trinkgeld, Steuer und Verteilung.

Offene Tische. Jeder Tisch wird am Ende des Tages abgeschlossen, auch der Stammtisch, der „morgen sowieso wiederkommt“. Wer anschreiben lässt, führt dafür einen sauberen Ablauf mit Forderung und Zahlungseingang, keinen offenen Tisch über zwei Wochen.

Lieferumsätze. Was über Plattformen verkauft wird, muss genauso vollständig in deinen Aufzeichnungen landen wie der Umsatz im Gastraum. Fehlt es, passt dein Wareneinsatz nicht zu deinem Umsatz, und genau diese Lücke findet eine Verprobung zuerst. Wie das konkret aussieht, zeigt der Beitrag zur Belegpflicht bei Lieferdiensten. Was dich Lieferplattformen über die Kasse hinaus kosten, steht unter Lieferdienst in der Gastronomie.

Dazu kommt die Umsatzsteuer. Speisen laufen seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 Prozent, auch außer Haus, Getränke mit 19 Prozent. Ist im Artikelstamm deiner Kasse ein falscher Satz hinterlegt, rechnet die Kasse jeden Tag falsch, und der Prüfer sieht es im Export auf einen Blick. Die Details stehen im Beitrag zur Umsatzsteuer in der Gastronomie 2026.

Was ändert das Zweite Kassengesetz an der Nachschau?

Das Zweite Kassengesetz bringt nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz und mindestens 12.000 Euro Barumsatz, dazu den digitalen Beleg statt Papierbon. Für die Nachschau heißt das: Mehr Betriebe haben eine TSE, der Prüfer kontrolliert zusätzlich die Belegbereitstellung, und die Regelung wandert in einen neuen Paragrafen.

Der letzte Punkt klingt nach Juristerei, ist aber praktisch. Weil die Kassenpflicht nach dem Entwurf in einen neuen § 146b AO kommen soll, wird die Kassennachschau in einen anderen Paragrafen verschoben. Je nach Entwurfsfassung ist von § 146c oder einer späteren Nummer die Rede. Wenn du ab 2028 in einem Schreiben vom Finanzamt eine andere Paragrafennummer liest, ist das dieselbe Nachschau. Bis das Gesetz verabschiedet ist, gilt weiter § 146b AO in der heutigen Fassung.

Den aktuellen Stand veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen. Wer heute noch mit offener Ladenkasse arbeitet, findet alles zu Umsatzgrenzen, Fristen und dem Umstieg im Beitrag zur Registrierkassenpflicht 2028, dort auch, wie eine Kassennachschau bei offener Ladenkasse abläuft. Was der digitale Beleg für dich ändert, steht im Beitrag zur Belegpflicht in der Gastronomie, alle anderen Neuerungen unter Gastronomie 2027: Was sich ändert.

Wie sieht das in einem echten Betrieb aus?

In einem echten Betrieb fängt das Thema selten mit einem Prüfer an, sondern mit einem Satz des Steuerberaters. Und es endet oft nicht mit mehr Pflicht, sondern mit mehr Geld. Der folgende Fall stammt aus dem Buch „Der digitale Wirt“ und ist aus mehreren Beratungssituationen zusammengesetzt und anonymisiert.

Das ist der Teil, den wir in der Gastronomieberatung am liebsten erzählen, weil er die Perspektive dreht. Eine saubere Kasse schützt dich bei einer Prüfung. Sie zeigt dir aber vor allem, wo in deinem Betrieb Geld verloren geht, jeden Tag, ohne dass es jemand merkt. Wer die Kassendaten neben den Dienstplan, die Karte und die BWA legt, findet in vielen Betrieben mehr als ein vergessenes Donnerstagsbier. Genau das machen wir in der BWA-Analyse und in der laufenden Restaurant- und Hotelberatung.

Wie bereitest du deinen Betrieb in einer Stunde vor?

In einer Stunde bereitest du deinen Betrieb vor, wenn du sechs Punkte abarbeitest: Meldung prüfen, TSE-Status prüfen, Datenexport üben, Verfahrensdokumentation aktualisieren, Kassenordner an einen festen Ort legen und eine Vertretung einweisen. Danach ist die Nachschau kein Schreckmoment mehr, sondern ein Termin, den du nicht im Kalender hattest.

Die Notfallkarte ist der unterschätzteste Teil. Der Prüfer kommt selten dann, wenn du da bist. Er kommt am Freitagabend, wenn die Schichtleitung allein ist, oder am Sonntagmittag, wenn eine Aushilfe an der Kasse steht. Für diese Momente braucht dein Team keine Schulung über Abgabenordnung, sondern fünf klare Sätze. Druck die Karte aus und klebe sie innen an die Kassenlade.

Welche Fehler machen Gastronomen während der Nachschau?

Die teuersten Fehler während der Nachschau sind Nervosität, Raten, Diskutieren und Verzögern. Wer dem Prüfer erklärt, warum die Kasse „eigentlich“ stimmt, obwohl die Zahlen etwas anderes sagen, schadet sich mehr als jede Differenz. Ruhig bleiben, mitwirken, nichts behaupten, was du nicht belegen kannst, und alles Weitere dem Steuerberater überlassen.

Ein Gedanke zum Schluss, den wir in der Unternehmensberatung Gastronomie immer wieder hören: „Bei uns war noch nie einer.“ Das stimmt oft. Es sagt aber nichts über morgen. Und es sagt nichts darüber, ob schon einmal jemand an Tisch 7 saß, gegessen, bezahlt und wieder gegangen ist, ohne sich vorzustellen.

Du willst solche Themen regelmäßig live besprechen? Jeden Montag von 10 bis 11 Uhr gehen wir in der Hospitality Business School mit Gastronomen und Hoteliers durch, was gerade drängt, von der Kasse bis zur Kalkulation. Hier kostenlos anmelden.

Häufige Fragen zur Kassennachschau

Darf das Finanzamt ohne Ankündigung zur Kassennachschau kommen?

Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO findet ohne vorherige Ankündigung statt, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, also auch nach Ladenschluss, solange im Betrieb gearbeitet wird. Vorher darf der Prüfer als Gast beobachten und Testkäufe machen. Sobald er Unterlagen sehen oder Fragen stellen will, muss er sich ausweisen.

Was passiert bei einer Kassennachschau?

Der Prüfer beobachtet zuerst oft unerkannt, weist sich dann aus, verlangt einen Kassensturz, sieht Tagesabschlüsse, Verfahrensdokumentation und Belege ein und fordert den Datenexport der Kasse an. Ist alles in Ordnung, endet die Nachschau. Findet er Mängel, kann er ohne Prüfungsanordnung schriftlich zur Außenprüfung übergehen.

Was muss ich bei einer Kassennachschau vorlegen?

Vorzulegen sind alle für die Kassenführung erheblichen Unterlagen: Tagesabschlüsse, Kassenberichte, Belege zu Entnahmen und Einlagen, Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, Angaben zur TSE und die Kassendaten über die einheitliche digitale Schnittstelle. Die Unterlagen müssen im Betrieb verfügbar sein, auch wenn der Inhaber nicht da ist.

Muss ich bei der Kassennachschau auf meinen Steuerberater warten?

Du darfst deinen Steuerberater sofort anrufen und hinzuziehen. Rechne aber nicht damit, dass der Prüfer mit der Nachschau wartet, bis er eintrifft. Deine Mitwirkungspflicht läuft weiter. Deshalb muss im Betrieb immer jemand wissen, wo die Unterlagen liegen und wie der Datenexport funktioniert.

Was passiert, wenn meine TSE ausgefallen ist?

Du darfst die Kasse weiter benutzen, musst den Ausfall aber mit Beginn, Ursache und Behebung dokumentieren und ihn schnellstmöglich beheben lassen. Ein kurzer, dokumentierter Ausfall ist bei einer Nachschau kein Problem. Teuer wird eine TSE, die seit Wochen Fehler meldet, um die sich niemand gekümmert hat.

Wie hoch ist das Bußgeld bei einer Kassennachschau?

Die Nachschau selbst kostet nichts. Verstöße gegen die Pflichten rund um elektronische Kassen und TSE können nach § 379 AO aber mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Meist teurer ist die Schätzung, wenn der Prüfer zur Außenprüfung übergeht und Umsätze für mehrere Jahre hinzuschätzt.

Wie oft kommt eine Kassennachschau?

Eine feste Quote gibt es nicht, und eine regelmäßig veröffentlichte Statistik, wie oft ein einzelner Betrieb mit einer Nachschau rechnen muss, ebenfalls nicht. Die Gastronomie gilt wegen des hohen Bargeldanteils als bevorzugtes Prüffeld. Ob bei dir schon einmal jemand beobachtet hat, erfährst du nicht unbedingt.

Ändert sich die Kassennachschau mit der Kassenpflicht ab 2028?

Nach dem Regierungsentwurf zum Zweiten Kassengesetz bleibt die Nachschau bestehen, wandert aber in einen neuen Paragrafen der Abgabenordnung, weil § 146b künftig die Kassenpflicht regeln soll. Neu prüft der Prüfer dann auch die digitale Belegbereitstellung. Bis zur Verabschiedung gilt § 146b AO in der heutigen Fassung.

Nimm dir diese Woche eine Stunde, übe den Datenexport, leg den Kassenordner an seinen Platz und kleb die Notfallkarte an die Kasse, dann ist der nächste Gast an Tisch 7 einfach nur ein Gast.