Marketing | 8 Minuten Lesezeit | Stand: August 2026

Mitte August, und in den Personalabteilungen der Firmen in deiner Stadt beginnt gerade eine stille E-Mail-Kette: Wer kümmert sich dieses Jahr um die Weihnachtsfeier? Klingt nach einem Thema für Oktober, oder? Ist es nicht mehr. Beliebte Locations sind laut mehreren aktuellen Branchenleitfäden bereits im September für den Dezember ausgebucht, und Firmen kalkulieren im Schnitt 80 bis 250 Euro pro Person für eine gute Feier. Wer als Betrieb jetzt, im August, noch nicht sichtbar und buchbar ist, verliert diese Anfragen an das Restaurant, das schneller war. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du dein Haus in den nächsten Wochen auf das umsatzstärkste Quartal des Jahres vorbereitest, bei Buchungen, Personal und Wareneinsatz.

Warum ist August der eigentliche Startpunkt für die Wintersaison?

August ist der eigentliche Startpunkt für die Wintersaison, weil genau jetzt die Entscheidungsphase für betriebliche Weihnachtsfeiern beginnt, nicht erst im November. Personalabteilungen und Assistenzen starten die Suche typischerweise im Spätsommer, weil gute Locations, DJs und Caterer für Dezember sonst schon vergeben sind. Wer als Gastronomiebetrieb erst im Oktober eine Weihnachtsfeier-Seite baut oder erst dann auf Anfragen reagiert, kommt für die besten und größten Buchungen bereits zu spät.

Auf einen Blick. Kleine Feiern bis 30 Personen brauchen 4 bis 6 Wochen Vorlauf, mittlere Gruppen 8 bis 12 Wochen, große Gruppen ab 100 Personen 3 bis 6 Monate. Firmen kalkulieren 80 bis 250 Euro pro Person, der steuerfreie Freibetrag für Betriebsfeiern liegt bei 110 Euro pro Kopf. Wer im August noch nicht buchbar ist, verpasst die großen Anfragen.

Wie viel geben Firmen für Weihnachtsfeiern wirklich aus?

Firmen geben für eine gute Weihnachtsfeier meist zwischen 80 und 250 Euro pro Person aus, abhängig von Location, Menü und Rahmenprogramm. Für ein klassisches Menü in einem guten Restaurant bewegt sich das Budget häufig bei 100 bis 150 Euro pro Kopf. Diese Zahl kennst du als Gastronom besser als jeder Eventplaner, weil du weißt, was dein Haus dafür realistisch liefern kann, ohne dass die Küche am Abend kollabiert.

Für die Personalabteilung, die das Budget freigibt, zählt zusätzlich eine steuerliche Grenze: Der Sachbezug für Betriebsveranstaltungen bleibt bis 110 Euro brutto pro Kopf für die Mitarbeitenden steuer- und sozialabgabenfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Wer sein Angebot knapp unter oder um diese Marke herum staffelt, macht es Firmenkunden leichter, intern grünes Licht zu bekommen.

Wie lange im Voraus buchen Firmenkunden wirklich?

Firmenkunden buchen deutlich früher, als die meisten Gastronomen erwarten, vor allem bei größeren Gruppen. Wer erst im November mit einem fertigen Angebot online geht, verpasst systematisch die Anfragen ab 60 Personen, weil deren Planung meist schon im Frühsommer beginnt.

Gruppengröße	Übliche Vorlaufzeit	Wann du bereit sein solltest
Bis 30 Personen	4 bis 6 Wochen	spätestens Ende Oktober
30 bis 100 Personen	8 bis 12 Wochen	spätestens Mitte September
Ab 100 Personen	3 bis 6 Monate	spätestens Anfang August, teils schon im Frühsommer

Die Konsequenz für dich: Wenn du größere Gruppen ab 60 bis 100 Personen bedienen willst oder kannst, muss dein Angebot jetzt online und anfragbar sein, nicht erst im Herbst. Für kleinere Gruppen bis 30 Personen hast du bis in den Oktober hinein noch Spielraum.

Wie machst du dein Restaurant jetzt buchbar für Weihnachtsfeiern?

Du machst dein Restaurant jetzt buchbar, indem du ein konkretes, mit Preis versehenes Weihnachtsfeier-Angebot online stellst, statt Interessenten erst am Telefon zu erklären, was möglich wäre. Ein PDF oder eine einfache Seite mit zwei bis drei Menüpaketen, Preis pro Person, maximaler Gruppengröße und einem Kontaktweg reicht, um aus einer vagen Anfrage eine konkrete Buchung zu machen.

Google Business Profil aktualisieren. Ergänze einen Beitrag oder ein Angebot speziell zu Weihnachtsfeiern, das ist oft die erste Anlaufstelle einer suchenden Assistenz.
Frühere Firmenkunden direkt ansprechen. Eine kurze, persönliche Nachricht an Firmen, die letztes Jahr bei dir gefeiert haben, sichert Wiederholungsbuchungen, bevor sie woanders anfragen.
Anzahlung und Stornoregel klar kommunizieren. Eine transparente Anzahlungsregel schützt dich vor Ausfällen und wirkt bei Firmenkunden professionell, nicht abschreckend.
Kapazitätsgrenze festlegen. Definiere vorab, wie viele große Feiern dein Haus im Dezember überhaupt verkraftet, damit du nicht am Ende mehr Gruppen zusagst, als Küche und Service stemmen können.

Praxis-Tipp. Staffel dein Menüangebot knapp unter der 110-Euro-Freibetragsgrenze, etwa bei 95 bis 105 Euro pro Person. Das erleichtert Personalabteilungen die interne Freigabe und macht dein Angebot ohne Preissenkung attraktiver.

Wie planst du dein Personal für die stärkste Saison des Jahres?

Du planst dein Personal für die Wintersaison am wirksamsten, indem du den Mehrbedarf für Dezember schon jetzt einschätzt und Aushilfen oder Springerkräfte im September anfragst, nicht erst, wenn die ersten Buchungen feststehen. Die Wintersaison ist gleichzeitig die Zeit mit dem höchsten Krankenstand im Jahr, Erkältungs- und Grippewellen treffen genau das Quartal, in dem du am wenigsten Ausfälle gebrauchen kannst.

Ein realistischer Personalplan für Dezember braucht deshalb einen Puffer: mehr Aushilfen als im Sommer, klare Absprachen zu Urlaubssperren in der Hochsaison, und im besten Fall eine kurze, feste Liste von Springerkräften, die kurzfristig einspringen können, wenn jemand krank wird.

Wie kalkulierst du Wareneinsatz und Liquidität für das Jahresendgeschäft?

Du kalkulierst Wareneinsatz und Liquidität fürs Jahresendgeschäft, indem du saisonale Zutaten wie Wild, Gans oder Feiertagsklassiker frühzeitig mit deinem Lieferanten abstimmst und Mengenrabatte für die Vorbestellung größerer Feiermenüs nutzt, statt im Dezember zu Spitzenpreisen kurzfristig nachzuordern. Für die Liquidität lohnt sich ein Blick zurück: Die Branche startete 2026 wirtschaftlich angespannt in das Jahr, mit real rückläufigen Umsätzen und seit 2022 um bis zu 40 Prozent gestiegenen Waren-, Personal- und Energiekosten. Genau deshalb zählt das Weihnachtsgeschäft dieses Jahr besonders.

Achtung. Ein volles Dezember-Buch ersetzt keine solide Kalkulation. Rechne jedes Feiermenü mit deinem tatsächlichen Wareneinsatz durch, bevor du einen Pauschalpreis zusagst, gerade bei größeren Gruppen mit Sonderwünschen verschiebt sich die Marge schnell.

Wie bereitest du dein Haus in fünf Schritten auf die Saison vor?

Schritt 1, Angebot fixieren. Leg zwei bis drei Weihnachtsfeier-Pakete mit Festpreis pro Person fest, bevor du sie irgendwo bewirbst.
Schritt 2, sichtbar werden. Aktualisiere Google Business Profil und Website mit dem Angebot, inklusive Kontaktweg für Anfragen.
Schritt 3, Personal aufstocken. Sprich Aushilfen und Springerkräfte für Dezember jetzt an, nicht erst bei der ersten Buchungsbestätigung.
Schritt 4, Einkauf vorplanen. Stimm Mengen für saisonale Zutaten mit dem Lieferanten ab und sichere dir Konditionen für Vorbestellungen.
Schritt 5, Kapazität deckeln. Leg eine Obergrenze für gleichzeitige Großfeiern fest, damit Qualität und Service auch am stärksten Abend im Dezember halten.

Ergebnis. Betriebe, die ihr Weihnachtsfeier-Angebot schon im August fertig und sichtbar haben, sichern sich systematisch die größeren, planungssicheren Buchungen, während der Wettbewerb erst im Oktober anfängt, ein Angebot zusammenzustellen.

Beispiel aus der Praxis (illustrativ)

Ein Landgasthof in Niedersachsen hat in den Vorjahren Weihnachtsfeiern nur auf Anfrage per Telefon organisiert, ohne festes Angebot. Im August entschließt sich die Inhaberin, das zu ändern.

Sie stellt zwei Menüpakete mit Festpreis online, aktualisiert das Google-Profil mit einem Weihnachtsfeier-Beitrag und schreibt drei Firmen an, die im Vorjahr gefeiert hatten. Innerhalb von zwei Wochen gehen fünf konkrete Anfragen ein, davon zwei für Gruppen über 40 Personen, die sie in den Vorjahren mangels rechtzeitigem Angebot vermutlich verpasst hätte.

Dieses Beispiel ist eine typische, zusammengesetzte Situation zur Veranschaulichung, keine dokumentierte Beratung eines konkreten Gastro-Piraten-Mandats.

René Kaplick hat in über 5.600 Beratungen beobachtet, dass die Betriebe mit dem vollsten Dezember-Buch fast immer die sind, die ihr Weihnachtsfeier-Angebot schon im August fertig hatten, nicht die mit der besten Küche.

Über den Autor

René Kaplick hat Gastronomie nicht studiert. Er ist darin aufgewachsen. Mit zehn Jahren hat er das erste Bier gezapft, neben seinen Eltern, für echte Gäste. Was folgte: Kochausbildung, Stationen in der Sternegastronomie (u.a. First Floor Berlin, Michelin-Stern), Handelsfachwirt, über 5.600 beratene Betriebe im DACH-Raum seit 2010. Die Fragen, die er stellt, hat er selbst durchgelebt.

Mehr über René Kaplick und die Gastro Piraten auf unserer Über-uns-Seite

Mach dein Haus jetzt bereit für die stärkste Saison des Jahres

Die Gastro Piraten helfen dir, Weihnachtsfeier-Angebot, Personalplanung und Kalkulation für das Jahresendgeschäft in Einklang zu bringen.

Kostenloses Erstgespräch buchen

Wie du dein Team dabei aktiv einbindest, mehr zu verkaufen, ohne aufdringlich zu wirken, zeigt das Buch Aktiver Verkauf im Restaurant. Und wie du Personal für die Hochsaison überhaupt erst findest, liest du in unserem Beitrag Mitarbeiter finden und halten.

Häufige Fragen zur Herbst- und Wintersaisonplanung

Rund um Buchungen und Angebot

Wann sollte mein Weihnachtsfeier-Angebot online stehen?

Spätestens Anfang bis Mitte August, wenn du auch größere Gruppen ab 60 Personen ansprechen willst, deren Planung oft schon im Frühsommer beginnt. Für kleinere Gruppen bis 30 Personen reicht ein Angebot bis in den Oktober hinein.

Wie viel sollte eine Weihnachtsfeier bei mir kosten?

Ein Preis zwischen 95 und 150 Euro pro Person deckt sich mit dem, was Firmen für eine gute Weihnachtsfeier üblicherweise einplanen. Ein Preis knapp unter oder um die steuerliche 110-Euro-Freibetragsgrenze erleichtert Firmen die interne Budgetfreigabe.

Sollte ich eine Anzahlung verlangen?

Ja, gerade bei größeren Gruppen. Eine klar kommunizierte Anzahlungs- und Stornoregel schützt dich vor kurzfristigen Absagen in der umsatzstärksten Zeit des Jahres und wirkt bei Firmenkunden professionell.

Rund um Personal und Kalkulation

Wie viele zusätzliche Aushilfen brauche ich im Dezember?

Das hängt von deiner Betriebsgröße und der Zahl der gebuchten Feiern ab, plane aber grundsätzlich einen größeren Puffer ein als im Sommer, weil die Wintersaison gleichzeitig die Zeit mit dem höchsten Krankenstand im Jahr ist.

Wie gehe ich mit Sonderwünschen bei großen Gruppen um, ohne die Kalkulation zu sprengen?

Rechne jede Abweichung vom Standardmenü einzeln durch, bevor du zusagst. Ein pauschales Ja zu Sonderwünschen ist der häufigste Grund, warum eine eigentlich gut kalkulierte Weihnachtsfeier am Ende die Marge auffrisst.

Wie viele Großfeiern kann mein Haus an einem Abend verkraften?

Das musst du vorab für deinen Betrieb festlegen, abhängig von Küchenkapazität und Servicepersonal, nicht erst entscheiden, wenn die dritte Anfrage für denselben Abend hereinkommt. Eine feste Obergrenze schützt Qualität und Stammgäste gleichermaßen.

Stand: August 2026. Angaben zu Budgets und Vorlaufzeiten sind Branchendurchschnitte aus aktuellen Eventplanungsleitfäden, keine Zusicherung für einen konkreten Betrieb. Der steuerliche Freibetrag für Betriebsveranstaltungen liegt bei 110 Euro brutto pro Kopf für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, Stand 2026.