Vorstellungsgespräch in der Gastronomie führen: Fragen, Ablauf und Recht

Ein gutes Vorstellungsgespräch in der Gastronomie dauert 30 bis 45 Minuten, findet zeitnah nach der Bewerbung statt und folgt einem festen Ablauf: kurzes Kennenlernen, Fragen zu konkreten Situationen aus dem Arbeitsalltag, offene Worte zu Dienstplan und Lohn, Fragen des Bewerbers und ein klarer nächster Schritt. Danach folgt ein bezahlter Probetag und innerhalb von 48 Stunden eine Entscheidung. Fragen zu Schwangerschaft, Religion oder Familienplanung sind tabu.

Es gibt unzählige Bewerbungstrainings für Bewerber, aber kaum etwas für Arbeitgeber. Dabei hat sich das Kräfteverhältnis längst gedreht. In vielen Regionen sitzt nicht mehr der Bewerber auf dem heißen Stuhl, sondern der Betrieb. Gute Köche und Servicekräfte haben mehrere Angebote, und sie entscheiden sich oft schon im Gespräch, ob sie kommen. In der Gastronomieberatung sehen wir regelmäßig Betriebe, die gute Leute verlieren, weil das Gespräch zwischen zwei Tischen stattfand, der Chef zwanzig Minuten über sich redete und die Zusage erst nach einer Woche kam. In diesem Beitrag zeigen wir, wie du ein Vorstellungsgespräch führst, das Bewerber überzeugt und dir gleichzeitig zeigt, wer wirklich passt.

Wie bereitest du dich als Arbeitgeber vor?

Bereite dich in drei Schritten vor: Kläre, was die Stelle wirklich verlangt, also Aufgaben, Arbeitszeiten, Lohn und welche Eigenschaften unverzichtbar sind. Lies die Bewerbung und notiere zwei, drei Fragen dazu. Und plane einen ruhigen Ort und eine feste Zeit ohne Störung. Wer zwischen Mittag- und Abendservice improvisiert, zeigt dem Bewerber, dass er keine Priorität hat.

Die wichtigste Vorbereitung passiert vor dem Gespräch: Was genau suchst du? „Jemanden für den Service" ist keine Stellenbeschreibung. Brauchst du eine erfahrene Kraft, die allein eine Station führt, oder jemanden, den du einarbeiten kannst? Wochenende oder unter der Woche? Mit Kassenverantwortung oder ohne? Je klarer das Profil, desto besser kannst du im Gespräch prüfen, ob es passt. Wie du die Stelle sauber beschreibst, steht im Beitrag zur Stellenbeschreibung für Koch und Kellner.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wer in der Küche arbeiten soll, sollte den Küchenchef kennenlernen, nicht nur den Inhaber. Zwei Personen sehen mehr, und der Bewerber erlebt gleich, mit wem er künftig zusammenarbeitet. Dazu kommt: Schnell sein. Wer auf eine Bewerbung erst nach einer Woche antwortet, spricht oft mit jemandem, der inzwischen woanders zugesagt hat. Ein Anruf am selben oder nächsten Tag mit einem Termin in den folgenden Tagen ist in der Gastronomie heute Standard. Wie du überhaupt an Bewerbungen kommst, steht im Beitrag zu Stellenanzeigen im Gastgewerbe.

Bei vielen Bewerbungen lohnt ein kurzes Telefonat vor dem eigentlichen Termin. Zehn Minuten reichen, um die Eckdaten zu klären: Ab wann kann die Person anfangen? Passen Arbeitszeiten und Wochenenden? Wie ist die Anfahrt, gerade spät nachts? Liegt die Lohnvorstellung in deinem Rahmen? Wer hier schon nicht passt, spart beiden Seiten den Weg. Und wer passt, merkt am schnellen Anruf, dass der Betrieb ihn ernst nimmt. Wer viele Stellen auf einmal besetzt, etwa vor der Saison, kann diese Telefonate auch einer erfahrenen Schichtleitung übergeben, mit einem festen Fragenzettel.

Wie läuft ein gutes Vorstellungsgespräch ab?

Ein gutes Vorstellungsgespräch in der Gastronomie hat fünf Teile: eine kurze Begrüßung mit Getränk, damit der Bewerber ankommt, Fragen zu Erfahrung und konkreten Situationen, eine offene Vorstellung von Betrieb, Dienstplan und Lohn, Raum für die Fragen des Bewerbers und eine klare Ansage zum nächsten Schritt. Insgesamt reichen 30 bis 45 Minuten. Der Bewerber sollte mindestens die Hälfte der Zeit reden.

Der kurze Rundgang am Anfang ist ein einfacher Trick mit großer Wirkung. Der Bewerber sieht Küche, Gastraum und Personalbereich, und du siehst, wie er reagiert: Schaut er interessiert in die Töpfe, fragt er nach der Kasse, grüßt er die Kollegen? Das sagt oft mehr als die ersten zehn Minuten am Tisch. Und der Personalbereich zeigt dem Bewerber ehrlich, wie du mit deinen Leuten umgehst. Ein vollgestellter Raum ohne Spinde ist kein gutes Argument.

Beim eigenen Teil gilt: Erzähl nicht die Firmengeschichte, sondern das, was einen Bewerber interessiert. Wie sieht eine normale Woche aus? Wie früh steht der Dienstplan? Wie werden Trinkgeld und Zuschläge geregelt? Wer ist Ansprechpartner in der Einarbeitung? Je konkreter du bist, desto glaubwürdiger wirkst du. Und je ehrlicher du auch schwierige Seiten ansprichst, etwa harte Wochenenden in der Saison, desto weniger Enttäuschungen gibt es später in der Probezeit.

Welche Fragen zeigen, ob jemand passt?

Am meisten erfährst du mit Fragen nach konkreten Situationen aus der Vergangenheit, nicht mit Fragen nach Stärken und Schwächen. „Erzähl mir von einem Abend, an dem alles schiefging. Was hast du gemacht?" zeigt Belastbarkeit besser als „Sind Sie stressresistent?". Frag nach Beispielen, frag nach, wie es ausging, und hör genau hin, ob jemand von „wir" oder nur von „ich" spricht.

Standardfragen wie „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?" oder „Was sind Ihre Schwächen?" kennen Bewerber aus jedem Ratgeber. Die Antworten sind auswendig gelernt und sagen wenig. Situationsfragen dagegen lassen sich kaum vorbereiten. Wer eine echte Geschichte erzählt, mit Details, Namen und einem ehrlichen Ende, hat sie meistens auch erlebt. Wer ausweicht oder in allgemeinen Sätzen bleibt, hat entweder wenig Erfahrung oder will etwas nicht sagen.

Die letzte Frage ist die wichtigste und wird am seltensten gestellt. Die Antwort zeigt dir, ob du das bieten kannst, was der Bewerber sucht. Wenn jemand vor allem freie Wochenenden will und dein Betrieb vom Wochenende lebt, wird es nicht lange gut gehen, egal wie gut das Gespräch sonst läuft. Besser du merkst das jetzt als nach drei Monaten.

Für Quereinsteiger und Bewerber ohne Gastronomieerfahrung funktionieren Situationsfragen genauso, nur mit anderen Beispielen: aus dem Einzelhandel, der Pflege, dem Ehrenamt, der Familie. Wer einen Laden am Samstag allein geschmissen hat, kann oft auch einen vollen Biergarten. Wie du Quereinsteiger einarbeitest, steht im Beitrag zu Quereinsteigern in der Gastronomie.

Zeugnisse und Lebenslauf helfen bei der Einordnung, aber in der Gastronomie weniger als in anderen Branchen. Viele gute Leute haben lückenhafte Lebensläufe, weil Saisonstellen, Aushilfsjobs und Betriebsschließungen dazugehören. Frag nach, statt zu urteilen. Eine Lücke von drei Monaten im Winter ist in einem Saisonberuf normal. Spannender ist, wie lange jemand an einer Stelle geblieben ist und warum er gegangen ist. Wie du Arbeitszeugnisse liest und selbst schreibst, steht im Beitrag Arbeitszeugnisse richtig schreiben. Für Auszubildende, bei denen es noch keine Berufserfahrung gibt, zählen vor allem Neugier und Verlässlichkeit. Mehr dazu im Beitrag zur Ausbildung in der Gastronomie.

Welche Fragen sind verboten?

Verboten sind Fragen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu einer Benachteiligung führen können: nach Schwangerschaft und Kinderwunsch, Religion, Herkunft, sexueller Orientierung, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit und in der Regel nach Krankheiten oder Behinderung, solange sie für die Tätigkeit keine Rolle spielen. Wer solche Fragen stellt, riskiert eine Entschädigungsklage, wenn der Bewerber abgelehnt wird.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schützt Bewerber vor Benachteiligung wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität. Ansprüche auf Entschädigung muss ein abgelehnter Bewerber nach § 15 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen. Das heißt für dich: Frag nur, was mit der Stelle zu tun hat, und dokumentiere, warum du dich für oder gegen jemanden entschieden hast.

Erlaubt sind dagegen Fragen, die für die Stelle wirklich wichtig sind. Ob jemand an Wochenenden und abends arbeiten kann, darfst du fragen, denn das ist Teil der Stelle. Ob jemand eine gültige Arbeitserlaubnis hat, musst du sogar prüfen. Ob jemand die nötigen Sprachkenntnisse für den Gästekontakt hat, kannst du im Gespräch selbst merken. Bei Unsicherheit, gerade bei der Formulierung von Absagen, fragst du einen Rechtsanwalt. Wir sind keine Rechtsanwälte. Wie die Beschäftigung von Menschen aus dem Ausland rechtlich läuft, steht im Beitrag zu Geflüchteten als Arbeitnehmer.

Wie überzeugst du gute Bewerber?

Gute Bewerber überzeugst du mit Klarheit, nicht mit Sprüchen: ein konkreter Dienstplan mit Vorlauf, ein Lohn, den du im Gespräch nennst, eine ehrliche Beschreibung des Teams und eine Einarbeitung mit festem Ansprechpartner. Fachkräfte mit mehreren Angeboten vergleichen genau. Wer im Gespräch sagt „Über Geld reden wir später", verliert gegen den Betrieb, der eine Zahl nennt.

Das Vorstellungsgespräch ist auch ein Verkaufsgespräch, nur verkaufst du diesmal deinen Betrieb als Arbeitgeber. Die Argumente, die zählen, sind selten Kickertisch und Obstkorb. Es sind Planbarkeit, Fairness und Perspektive: ein Dienstplan, der zwei Wochen im Voraus steht, Wochenenden, die rotieren, Zuschläge, die sauber abgerechnet werden, und die Aussicht, Verantwortung zu übernehmen. Was im Alltag wirklich motiviert, steht im Beitrag zur Mitarbeitermotivation in der Gastronomie.

Gerade beim Lohn lohnt sich Ehrlichkeit. Ab dem 1. Januar 2027 gilt ein Mindestlohn von 14,60 Euro. Erfahrene Fachkräfte erwarten deutlich mehr, und sie wissen, was der Markt zahlt. Wer im Gespräch eine klare Zahl nennt und erklärt, wie Zuschläge für Sonntag, Feiertag und Nacht dazukommen, wirkt seriös. Wie sich das in deinen Kosten niederschlägt, steht im Beitrag zu den Personalkosten in der Gastronomie. Ein Thema, das immer häufiger angesprochen wird, ist die Vier-Tage-Woche. Was sie im Gastgewerbe bringt und kostet, steht im Beitrag zur Vier-Tage-Woche im Gastgewerbe.

Was gilt beim Probearbeiten?

Ein Probetag ist in der Gastronomie üblich und sinnvoll, weil er zeigt, wie jemand unter echten Bedingungen arbeitet und ins Team passt. Arbeitet der Bewerber dabei produktiv mit, also bedient er Gäste oder kocht für den Verkauf, ist das Arbeit und muss mindestens mit dem Mindestlohn bezahlt werden. Im Gastgewerbe gilt außerdem die Sofortmeldepflicht bei Arbeitsbeginn.

Die Unterscheidung ist wichtig. Ein kurzes Kennenlernen, bei dem der Bewerber zuschaut, Fragen stellt und den Betrieb erlebt, ohne Arbeitspflicht, ist etwas anderes als ein Tag, an dem er voll mitarbeitet. Sobald jemand weisungsgebunden und produktiv arbeitet, entsteht ein Arbeitsverhältnis, mit Lohnanspruch und Sozialversicherung. Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen, für die nach § 28a SGB IV die Sofortmeldung gilt, und Beschäftigte müssen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Ausweispapiere mitführen. Bei einer Kontrolle durch den Zoll ist ein „Probetag" ohne Meldung keine Ausrede.

Unsere Empfehlung ist einfach: Bezahle den Probetag, melde ihn an und sag das im Gespräch. Das kostet dich eine Schicht Lohn und bringt dir Rechtssicherheit und einen guten Eindruck. Bewerber merken sehr genau, ob ein Betrieb sie als Arbeitskraft ernst nimmt oder als kostenlose Aushilfe nutzt. Plane den Tag so, dass der Bewerber verschiedene Aufgaben sieht, einen festen Ansprechpartner hat und am Ende ein kurzes Gespräch stattfindet: Wie war es für dich? Wie war es für uns?

Wie schnell musst du entscheiden?

So schnell wie möglich, am besten innerhalb von 48 Stunden nach dem Probetag. Gute Köche und Servicekräfte haben oft mehrere Gespräche in derselben Woche, und wer zuerst ein klares Angebot macht, gewinnt. Sag schon im Gespräch, bis wann du dich meldest, und halte die Zusage ein. Eine Woche Bedenkzeit ist in der Gastronomie heute oft eine Woche zu viel.

Damit du schnell entscheiden kannst, brauchst du klare Kriterien, und zwar bevor du die Bewerber triffst. Notiere nach jedem Gespräch und Probetag kurz: Erfüllt die Person die drei Muss-Eigenschaften? Wie hat das Team reagiert? Wie hat sie mit Gästen gewirkt? Wo sehe ich Risiken? Mit diesen Notizen fällt die Entscheidung leichter, und du kannst sie später begründen, falls jemand nach einer Absage nachfragt.

Nach der Zusage beginnt die Einarbeitung, und sie entscheidet darüber, ob die neue Kraft bleibt. Viele Abgänge passieren in den ersten Wochen, weil sich niemand zuständig fühlt. Ein fester Ansprechpartner, ein Plan für die ersten Tage und ein Gespräch nach vier bis acht Wochen verhindern das. Wie das aussieht, steht im Beitrag zum Onboarding von Servicekräften und im Beitrag zur Probezeit in der Gastronomie.

Wie sagst du richtig ab?

Sag zeitnah ab, freundlich und ohne ausführliche Begründung. Ein kurzer Anruf oder eine persönliche Nachricht nach dem Probetag ist besser als Schweigen. Begründungen, die auf Alter, Herkunft, Geschlecht oder ähnliche Merkmale anspielen, sind tabu. Bewerbungsunterlagen von Abgelehnten löschst du nach einer angemessenen Frist, wenn der Bewerber nicht ausdrücklich zugestimmt hat, dass du sie für spätere Stellen aufbewahrst.

Eine Absage ist auch Werbung. Die Gastronomie ist klein, und wer schlecht behandelt wird, erzählt es weiter, oft auch in Bewertungsportalen für Arbeitgeber. Wer freundlich und zügig absagt, vielleicht mit einem ehrlichen Satz wie „Wir haben uns für jemanden mit mehr Erfahrung an der Bar entschieden", hinterlässt einen guten Eindruck. Manchmal bewirbt sich dieselbe Person zwei Jahre später wieder, mit genau der Erfahrung, die damals gefehlt hat.

Zur Frist: Da abgelehnte Bewerber Ansprüche nach dem AGG innerhalb von zwei Monaten geltend machen können, bewahren viele Betriebe die Unterlagen einige Monate auf und löschen sie dann. Wie lange genau, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt. Wer jemanden für später im Blick behalten will, fragt einfach, ob die Unterlagen dafür aufbewahrt werden dürfen, und lässt sich das bestätigen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis entscheidet oft nicht die Höhe des Lohns, sondern der Ablauf, ob gute Leute zusagen. Typisch ist ein Betrieb, der viele Bewerbungen bekommt, aber kaum jemanden hält, weil Gespräche zwischen Tür und Angel stattfinden und Zusagen lange dauern. Schon ein fester Ablauf mit schneller Rückmeldung, bezahltem Probetag und klaren Aussagen zu Lohn und Dienstplan verändert die Zusagequote spürbar.

Ein Gastronomieberater, der solche Abläufe in vielen Betrieben gesehen hat, erkennt meist schon im ersten Gespräch, wo es hakt. Oft ist es nicht das Gespräch selbst, sondern die Woche danach, in der niemand anruft.

Die Lehre: Wer sich als Arbeitgeber genauso viel Mühe gibt wie ein Bewerber, gewinnt. Das ist kein großer Aufwand, sondern eine Frage der Reihenfolge und des Tempos. Genau dort setzt eine Restaurantberatung an, die das Thema Personal nicht nur bespricht, sondern mit dem Betrieb einen festen Ablauf baut.

Welche Fehler kosten dich gute Leute?

Am meisten kosten eine langsame Rückmeldung, Gespräche zwischen Tür und Angel, ein Chef, der mehr redet als zuhört, Schweigen beim Lohn, unbezahlte und nicht angemeldete Probetage, verbotene Fragen und eine Einarbeitung, für die sich niemand zuständig fühlt. Jeder dieser Fehler führt dazu, dass gute Bewerber woanders zusagen oder nach wenigen Wochen wieder gehen.

Wenn du bei mehr als drei Punkten zögerst, lohnt sich ein Blick von außen. In unserer Gastronomieberatung bauen wir mit dir einen festen Ablauf von der Stellenanzeige über das Gespräch bis zur Einarbeitung. Ein Gastronomieberater sieht dabei oft, an welcher Stelle Bewerber abspringen. Wie du überhaupt genug Bewerbungen bekommst, steht im Beitrag Mitarbeiter in der Gastronomie finden und halten. Die Lohnabrechnung mit sauber angemeldeten Probetagen und steuerfreien Zuschlägen übernehmen wir unter Lohnbuchhaltung.

Ein Berater für Gastronomie ersetzt dabei keinen Rechtsanwalt, wenn es um Arbeitsverträge oder Fragen zum Gleichbehandlungsgesetz geht. Er kümmert sich um Abläufe, Führung und Zahlen. Das gehört zur Unternehmensberatung Gastronomie genauso wie die Kalkulation in der Gastronomie, mehr unter Kalkulation. In der Hotelberatung kommt die Saisonplanung dazu, bei der ganze Teams auf einmal gefunden werden müssen. Mehr unter Beratung für Gastronomie und Hotellerie.

Wer gerade gründet, stellt oft das erste Team auf einmal ein. In der Gründungsberatung planen wir mit dir Stellenprofile, Gespräche und Einarbeitung, damit die Eröffnung nicht an fehlendem Personal scheitert. In der Existenzgründung ist das eine der größten Unbekannten. Mehr unter Existenzgründung. Und ein gutes Bewerbererlebnis ist auch Gastronomie Marketing, weil es sich herumspricht. Mehr dazu im Beitrag zum Mitarbeiterbranding und unter Gastronomie Marketing. Ob Restaurantberatung, Hotelberatung oder Gründungsberatung: Ein Berater für Gastronomie, der den Personalprozess von vorn bis hinten kennt, spart dir Monate Suche. Die Unternehmensberatung Gastronomie rechnet dabei mit, und die Kalkulation in der Gastronomie zeigt, was eine unbesetzte Stelle kostet.

Häufige Fragen zum Vorstellungsgespräch in der Gastronomie

Wie lange sollte ein Vorstellungsgespräch in der Gastronomie dauern?

30 bis 45 Minuten reichen in den meisten Fällen. Fünf Minuten zum Ankommen mit kurzem Rundgang, etwa 15 Minuten, in denen der Bewerber erzählt, zehn Minuten Vorstellung des Betriebs, Zeit für Fragen des Bewerbers und fünf Minuten für den nächsten Schritt. Danach folgt idealerweise ein bezahlter Probetag.

Welche Fragen sollte ich im Vorstellungsgespräch stellen?

Fragen nach konkreten Situationen aus der Vergangenheit, zum Beispiel: Erzähl von deinem stressigsten Abend. Wann hast du zuletzt eine Beschwerde gelöst? Warum hast du deine letzte Stelle verlassen? Was muss ein Betrieb bieten, damit du lange bleibst? Solche Fragen zeigen mehr als Standardfragen nach Stärken und Schwächen.

Welche Fragen sind im Vorstellungsgespräch verboten?

Fragen nach Schwangerschaft und Kinderwunsch, Religion, Herkunft, sexueller Orientierung, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit und in der Regel nach Krankheiten oder Behinderung, solange sie für die Tätigkeit keine Rolle spielen. Solche Fragen können nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu Entschädigungsansprüchen führen.

Muss ich einen Probetag bezahlen?

Wenn der Bewerber produktiv mitarbeitet, also Gäste bedient oder für den Verkauf kocht, ist das Arbeit und muss mindestens mit dem Mindestlohn bezahlt werden. Im Gastgewerbe gilt außerdem die Sofortmeldepflicht vor Arbeitsbeginn. Ein reines Kennenlernen ohne Arbeitspflicht ist etwas anderes. Unsere Empfehlung: bezahlen und anmelden.

Wie schnell sollte ich nach dem Gespräch zusagen?

Möglichst innerhalb von 48 Stunden nach dem Probetag. Gute Fachkräfte führen oft mehrere Gespräche in derselben Woche, und wer zuerst ein klares Angebot macht, gewinnt. Sag schon im Gespräch, bis wann du dich meldest, und halte die Zusage ein.

Soll ich den Lohn im Vorstellungsgespräch nennen?

Ja. Bewerber vergleichen Angebote, und wer eine konkrete Zahl nennt und erklärt, wie Zuschläge und Trinkgeld geregelt sind, wirkt seriös. Wer das Thema auf den Vertrag verschiebt, verliert oft gegen Betriebe, die offen sind. Ab 2027 gilt ein Mindestlohn von 14,60 Euro, Fachkräfte erwarten mehr.

Wer sollte beim Vorstellungsgespräch dabei sein?

Neben dem Inhaber am besten die Person, mit der der Bewerber künftig am engsten arbeitet, also Küchenchef oder Restaurantleitung. Zwei Personen sehen mehr, und der Bewerber lernt gleich sein künftiges Umfeld kennen. Nach dem Probetag lohnt es sich, auch die Kollegen nach ihrem Eindruck zu fragen.

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

Abgelehnte Bewerber können Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz innerhalb von zwei Monaten geltend machen, deshalb bewahren viele Betriebe die Unterlagen einige Monate auf und löschen sie dann. Für eine längere Aufbewahrung brauchst du die Einwilligung des Bewerbers. Die genaue Frist klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten.

Im Vorstellungsgespräch bewirbst du dich genauso wie der Bewerber: Ruf morgen zurück, nenn eine Zahl, bezahl den Probetag und sag innerhalb von zwei Tagen zu, dann bekommst du die Leute, die andere verlieren.